日々のメール作成に費やす時間、あなたはどれくらいかかっていますか？
月初の報告、毎日の定型業務の連絡、顧客への回答、すべてを手作業でやっていると、気づけば午前中が終わってしまう…そんな経験はありませんか？
その時間、もしかしたら大きく短縮できるかもしれません。
そこで今回は、Gmailの「テンプレート機能」を使って、メール作成を圧倒的に効率化する方法をご紹介します。
知らなかった人も、この記事を読めば、あなたも明日からすぐに作業時間を短縮できること間違いなしです！
テンプレート機能で劇的に変わるメール作成の世界
Gmailのイメージ
Gmailのテンプレート機能を使えば、よく使うメール文章をあらかじめ登録しておくことができます。これにより、メール作成の手間が大幅に削減され、時間の節約につながります。
なぜこれが重要かというと、企業やフリーランスにとって、毎日送るメールにかかる時間は無視できないからです。
例えば、月初のレポートを送る際、毎回同じような内容を入力するのは面倒で時間もかかります。
しかし、テンプレートを使えばその内容を一瞬で呼び出し、即座に送信準備を整えることができます。
テンプレート作成のための準備と設定方法
Gmailのテンプレート機能は、設定をすればすぐに利用可能になります。まず、あなたのGmailでテンプレート機能を有効化しましょう。
手順は非常にシンプルで、誰でも数分で設定できるので、早速実行してみましょう。
テンプレート機能を有効化する方法
- Gmailを開き、画面右上の歯車アイコンをクリックして「設定」を選択。
- 「すべての設定を表示」を選び、「詳細」タブを開く。
- 「テンプレート」の項目を「有効にする」に変更し、「変更を保存」をクリック。
これで、テンプレート機能の準備が整いました！
次は実際にテンプレートを作成していきます。
Gmailテンプレートの作成手順
- 新規メール作成画面を開き、あらかじめ登録したい文章を入力。
- 画面右下の「その他のオプション」（3点リーダー）をクリック。
- 「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択。
- テンプレート名を入力し、「保存」をクリック。
これで、あなたが作成したメール内容はテンプレートとして保存され、次回からは呼び出すだけで簡単に使用できるようになります。
テンプレートを上手に使って、作業効率を飛躍的に向上させるコツ
テンプレートを使いこなすためのポイントがあります。ちょっとした工夫で、さらに作業効率をアップさせることができます。
ここではそのコツを紹介します。
署名部分はテンプレートに含めない
テンプレートに署名を入れてしまうと、新たに作成したメールに署名が二重に入ってしまいます。
署名は自動的に追加されるので、テンプレートには含めず、署名の前に改行を入れておくことをおすすめします。これで、署名部分がうまく整い、見栄えも良くなります。
テンプレート名と件名は慎重に設定する
テンプレート名を件名として使う場合、注意が必要です。テンプレート名に日付を入れている場合、そのままメール送信時に反映されてしまうことがあります。
例えば「●月●日の月初報告」といった具合に、テンプレート名に日付を入れると、送信するたびにテンプレート名が件名に現れます。これを防ぐために、送信前に件名を修正する習慣をつけましょう。
よく使うテンプレートはカテゴリごとに整理
メールテンプレートを増やしていくと、どれがどれだか分からなくなってしまうことがあります。
この問題を解決するために、テンプレートの名前を工夫したり、カテゴリー別に整理することをおすすめします。
例えば「月初レポート」「クライアントの質問対応」など、分かりやすい名前をつけると、テンプレートをすぐに探し出せます。
gmail テンプレート 作成に関する疑問解決
テンプレートを使っても送信後に変更が必要な場合は？
テンプレートを使ってメールを作成した後、少しだけ内容を変更したい場合もあります。その場合、テンプレートを編集せずに、メールを送る前に直接編集するだけでOKです。テンプレートを使う利点は、ベースとなる内容を迅速に準備できるところなので、柔軟に編集を加えて送信しましょう。
Gmailの送信予約機能と組み合わせる方法
さらに効率化を図るために、Gmailの送信予約機能とテンプレート機能を併用することも可能です。
毎月決まった日付に定期的に送信する必要がある場合、テンプレートで内容を準備した後、送信予約機能を使って自動的にメールを送信できます。これで、決まった時間に自動的にメールが送信されるので、忙しい時期の手間を減らすことができます。
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まとめ
Gmailのテンプレート機能を活用することで、毎日のメール作成を大幅に効率化することができます。
「月初のレポート」や「顧客への返信」など、定型的なメールをテンプレート化することで、毎回の手間を省き、時間を短縮することが可能です。
また、署名やテンプレート名の工夫、送信予約機能との組み合わせによって、さらに作業効率をアップさせることができます。
このように、Gmailのテンプレート機能を使いこなすことで、日々の仕事が驚くほどスムーズに進み、時間の節約にも繋がります。
ぜひ、この記事で紹介した手順やコツを実践して、今すぐに作業効率を改善してみてください！
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