【圧倒的効率化】Gmailテンプレート作成術！知られざる活用法と実例5選

日々のメール作成にかかる時間がもったいないと感じたことはありませんか？特に、同じような内容のメールを何度も送る機会が多いビジネスパーソンにとって、Gmailのテンプレート機能は業務を劇的に効率化するツールです。しかし、正しく使いこなせていない方も多いのでは？今回は、「Gmail テンプレート 作成」をテーマに、効率的なテンプレートの設定方法から活用術、さらにあなたの仕事を加速させるコツを徹底解説します。

テンプレート機能で業務を劇的に効率化する理由

メール作成にかかる時間、あなたはどれくらいだと感じていますか？実は、一般社団法人日本ビジネスメール協会の調査によると、ビジネスメールの作成時間は1通あたり平均5分49秒。その上、1日に15通以上のメールを送っているとなると、メール作成に費やす時間はなんと1時間28分にも及ぶのです。

この「無駄な時間」を減らすために有効なのが、Gmailのテンプレート機能です。定型的な内容をあらかじめテンプレートとして登録しておくことで、毎回一から入力する必要がなくなり、メール作成がスピードアップします。

Gmailテンプレート作成の基本手順

Gmailのテンプレート機能は、あらかじめ設定を有効にすることで簡単に利用できます。設定手順は以下の通りです。

次に、実際にテンプレートを作成する手順を見ていきましょう。

この簡単なステップで、あなたが頻繁に使う定型文を登録することができます。

テンプレート活用法使えるシチュエーション別例

Gmailのテンプレートは、業務のさまざまなシーンで活用できます。以下では、実際に使えるテンプレート例を5つ紹介します。

資料送付後のフォローアップメール

「資料をご請求いただき、ありがとうございます」といった内容のテンプレートは、商談後やお問い合わせ後にすぐに送ることができます。以下のように活用できます。

• 資料送付後に「確認のためもう一度送付する」
• キャンペーン情報や追加の提案を簡単に伝える
• お礼や今後の連絡予定を明確に伝える

アポイントメント確認メール

営業活動や社内調整などでよく使う、アポイントメント確認メール。事前にテンプレートを登録しておけば、日時や場所を変更するだけで済み、効率的です。

提案書送付後の再確認

商談後に提案書を送付した際のフォローメール。詳細な内容をテンプレートにしておけば、送信後にすぐ確認依頼を行えます。

クレーム対応メール

顧客からの不具合報告を受けて送る謝罪と対応のメール。感謝の気持ちを込めた内容と今後の対応策を予めテンプレート化しておくことで、迅速に対応できます。

キャンペーン案内メール

季節ごとや定期的なキャンペーンのお知らせをテンプレート化すれば、簡単にお客様への案内ができます。テンプレートを更新して、最新のキャンペーン情報を反映させておくと便利です。

よくある質問Gmailテンプレートの使い方に関する疑問解決

Q1: Gmailのテンプレート機能はスマホでも使えるのか？

A1: 残念ながら、Gmailのテンプレート機能はPC版でのみ利用可能です。スマートフォンでは利用できないため、外出先で頻繁にメールを送る場合は少し不便かもしれません。ただし、PCでテンプレートを事前に作成しておけば、スマホでの作業が少し楽になります。

Q2: 複数のユーザーで同じテンプレートを共有することはできるか？

Gmailでは、テンプレートは個人アカウントごとに管理されます。そのため、複数のユーザー間で共有することはできません。共通のテンプレートを使いたい場合は、他のメンバーにコピーしてもらう必要があります。

Q3: テンプレートの内容を後から編集する方法は？

テンプレートの編集は簡単に行えます。新規メール作成ウィンドウで既存のテンプレートを選び、内容を変更した後、再度「テンプレート」と「下書きをテンプレートとして保存」を選択します。これで上書き保存され、次回から更新された内容が使用されます。

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まとめ

Gmailのテンプレート機能を活用することで、ビジネスメール作成の時間を大幅に短縮することができます。よく使う文章やメールの内容をテンプレート化することで、毎回同じ内容を入力する手間が省け、効率的に業務を進めることが可能です。また、テンプレートの活用範囲は営業メールだけでなく、クレーム対応やアポイントメント確認、キャンペーン案内など、多岐にわたります。

テンプレートをうまく活用することで、あなたの仕事の生産性を圧倒的に向上させることができるはずです。今すぐに、Gmailのテンプレート機能を活用し、業務の効率化に取り組んでみましょう。