Gmailテンプレート作成術！業務効率化の最前線

メール作成にかかる時間、あなたはどれくらい意識していますか？ビジネスパーソンの平均的なメール作成時間は約5分49秒、1日に15通以上のメールを送ると、1日あたり1時間28分以上をメール作成に費やしている計算になります。これを効率化できれば、他の重要な業務に時間を充てることができます。

そこで注目したいのが、Gmailの「テンプレート機能」です。これを活用することで、定型文の入力ミスを減らし、作業スピードを向上させることが可能です。今回は、Gmailテンプレートの作成方法から活用術まで、初心者でもわかりやすく解説します。

テンプレート機能の基本設定

Gmailのイメージ

まず、テンプレート機能を利用するためには、Gmailの設定でこの機能を有効にする必要があります。以下の手順で設定を行いましょう。

これで、テンプレート機能が使用可能になります。

テンプレートを作成するには、以下の手順を実行します。

Gmailの画面左上にある「作成」ボタンをクリックして、新規メール作成画面を開きます。
テンプレートとして保存したい内容（件名、本文）を入力します。
メール作成画面右下の「︙（その他のオプション）」をクリックし、「テンプレート」→「下書きをテンプレートとして保存」→「新しいテンプレートとして保存」を選択します。
テンプレート名を入力し、「保存」をクリックします。

これで、定型文として保存され、次回から簡単に呼び出して使用することができます。

作成したテンプレートを使用するには、以下の手順を行います。

テンプレートを編集する場合は、以下の手順で行います。

テンプレートを削除する場合は、以下の手順で行います。

テンプレート機能を効果的に活用するためのポイントと注意点を以下にまとめました。

A1: 現在、Gmailのテンプレート機能はパソコン版Gmailでのみ利用可能です。スマートフォンやタブレットのGmailアプリでは直接操作できませんが、ブラウザでPC表示に切り替えることで一部操作が可能です。ただし、操作性や安定性はPC版に劣ります。

はい、テンプレートには件名も保存できます。ただし、件名は自動で設定されますので、保存時に内容を確認し、必要に応じて編集してください。

はい、テンプレートは最大50個まで保存できます。これを超えると、新たに保存できなくなりますので、不要なテンプレートは削除するなどして管理しましょう。

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Gmailのテンプレート機能を活用することで、定型文の作成・挿入・編集・削除が簡単に行え、メール作成の効率化が図れます。業務の生産性向上や時間の有効活用に繋がるため、ぜひ積極的に活用してみてください。