皆さん、Excelでデータ管理をしていると、別のシートから情報を引っ張ってきたいと思ったことはありませんか？例えば、社員の一覧表と給与明細が別々のシートにある場合、社員IDを基に給与情報を取得したいときなどです。そんなときに便利なのがVLOOKUP関数です。今回は、このVLOOKUP関数を使って、別のシートからデータを取得する方法を、初心者の方にもわかりやすくお伝えします。
VLOOKUP関数とは？
Excelのイメージ
まず、VLOOKUP関数について簡単に説明します。VLOOKUPは、指定した値を縦方向に検索し、対応する列の値を返す関数です。例えば、商品コードを入力すると、その商品の価格を返すといった使い方ができます。
別シートからデータを取得するVLOOKUP関数の使い方
それでは、実際に別のシートからデータを取得する方法を見ていきましょう。
基本的な構文
VLOOKUP関数の基本的な構文は以下のとおりです
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [検索の型])
– 検索値探したい値（例社員ID）
– 範囲検索する範囲（例別シートのデータ範囲）
– 列番号取得したいデータがある列の番号
– 検索の型完全一致を指定する場合はFALSEを使用
別シートを参照する方法
別のシートを参照する際には、範囲の指定にシート名を含める必要があります。具体的には、以下のように記述します
=VLOOKUP(検索値, シート名!範囲, 列番号, [検索の型])
例えば、「社員データ」シートから社員IDを基に給与を取得する場合、以下のようになります
=VLOOKUP(A2, ‘社員データ’!D100, 3, FALSE)
ここで、
– A2現在のシートで検索する社員IDが入っているセル
– ‘社員データ’!D100‘社員データ’シートの範囲A2からD100
– 3範囲内の3列目、つまり給与情報がある列
– FALSE完全一致を指定
実際の手順
具体的な手順は以下のとおりです
- データを取得したいセルを選択します。
- =VLOOKUP(と入力します。
- 検索値を指定します。例えば、A2セルの社員IDを使う場合、A2と入力します。
- ,（カンマ）を入力し、次にデータが存在するシート名と範囲を指定します。例えば、’社員データ’!A2:D100と入力します。
- ,（カンマ）を入力し、取得したいデータがある列番号を入力します。例えば、3と入力します。
- ,（カンマ）を入力し、完全一致を指定するためにFALSEと入力します。
- )（閉じ括弧）を入力し、Enterキーを押して完了です。
VLOOKUP関数を使う際の注意点
VLOOKUP関数を使用する際には、いくつか注意点があります。
検索値のデータ型を一致させる
検索値と検索範囲内の値のデータ型が一致していることを確認しましょう。例えば、検索値が数値型で、検索範囲内の値が文字列型の場合、正しく一致しないことがあります。
検索範囲の左端に検索値を配置する
VLOOKUP関数は、検索範囲の最初の列で検索を行います。そのため、検索値が検索範囲の左端の列に配置されている必要があります。
完全一致を指定する
検索の型をFALSEに設定することで、完全一致の検索を行います。これにより、正確な結果を得ることができます。
よくある質問や疑問
Q1: VLOOKUP関数で#N/Aエラーが出るのはなぜですか？
#N/Aエラーは、検索値が検索範囲内に見つからない場合に表示されます。主な原因として、検索値と検索範囲内の値のデータ型が一致していない、または余分なスペースが含まれていることが考えられます。データ型を確認し、必要に応じてTRIM関数を使用してスペースを削除してください。
Q2: 別のブックからデータを取得することはできますか？
はい、可能です。ただし、参照するブックの名前を含める必要があります。例えば、’C:\データ\[社員データ.xlsx]シート1′!D100のように記述します。ただし、参照するブックが閉じられていると、正しく動作しない場合がありますので注意が必要です。
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まとめ
VLOOKUP関数を使えば、Excelで別のシートから簡単にデータを取得することができます。最初は少し戸惑うかもしれませんが、慣れてしまえば非常に便利な機能です。ぜひ活用して、作業効率をアップさせてください。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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