Excelで作成した文書をPDF化する際に「2ページを1枚にまとめたい」「印刷を節約したい」と悩むことはありませんか？この記事では、あなたがExcelで2in1印刷をPDF化する際に直面しがちな問題を解決し、簡単で効果的な方法を紹介します。まさに知っておきたいテクニック満載。これを知れば、Excelでの作業が劇的に効率化できること間違いなしです！
Excelから2in1印刷をPDF化するメリットとは？
Excelのイメージ
ExcelファイルをPDF化する目的は様々ですが、2in1印刷にすることで大きなメリットがあります。例えば、印刷用紙の節約や、資料の持ち運びを簡単にすることができます。しかし、Excel単体では直接2in1のPDFファイルを作成する機能がありません。そこで、他のツールを駆使する方法が登場します。
2in1印刷が必要な理由とは？
Excelで作成したデータを1ページに2ページ分縮小して印刷する「2in1印刷」。これには、以下のような目的があります
- 印刷コストの削減ページ数を減らし、必要な印刷用紙の枚数を削減。
- スペースの節約複数ページを1枚にまとめることで、収納スペースや持ち運びが楽に。
- データの簡潔な提示関連する情報を一つのページにまとめ、見やすくする。
Excelから2in1PDF化するための具体的な方法3選
Excel単体では実現できない「2in1」のPDF化ですが、Adobe Acrobat、Google Chrome、CubePDFなど、異なるツールを使うことで簡単に実現できます。以下に、それぞれの方法を紹介します。
方法1Adobe Acrobatを使って2in1PDFを作成
まず、Excelから通常のPDFを出力します。その後、Adobe AcrobatでこのPDFを開き、2in1印刷を行います。手順は以下の通りです
- Excelで「名前を付けて保存」を選び、PDFとして保存します。
- Adobe AcrobatでPDFを開き、Ctrl + Pで印刷画面を開きます。
- プリンター名を「Microsoft Print to PDF」に設定し、「1枚当たりのページ数」を2×1に設定します。
- 「保存」ボタンを押して、2ページを1枚にまとめたPDFを保存します。
この方法は、Adobe Acrobatを使って簡単に実現できるため、多くのPCにインストールされているソフトで完結しますが、操作の直感性に欠ける部分もあります。
方法2Google Chromeを使ってPDFを2in1化
Google Chromeでも同様に2in1のPDFを作成できます。手順は非常にシンプルです
- ExcelでPDFを作成後、Google Chromeにドラッグ＆ドロップします。
- 「Ctrl + P」で印刷画面を開き、送信先を「PDFに保存」に変更。
- 「1枚あたりのページ数」を2に設定して、保存します。
Google Chromeを使うメリットは、多くの職場で既に使い慣れているブラウザであるため、学習コストが少ないことです。しかし、PDFの表示位置にズレが生じることがある点には注意が必要です。
方法3CubePDFを使って簡単に2in1化
CubePDFは無料で使えるPDF作成ソフトで、直接Excelから2in1PDFを出力することができます。この方法は、最も効率的で手間が少ないため、非常に人気があります。手順は以下の通りです
- Excelで印刷画面を開き、「CubePDF」をプリンターとして選択します。
- 「プリンターのプロパティ」で、レイアウトタブから「シートごとのページ数」を2に変更。
- 印刷ボタンを押すと、CubePDFが起動し、2in1のPDFが作成されます。
CubePDFの最大の魅力は、2in1化が一度で完了する点です。さらに、PDF内のレイアウトズレも発生しにくいので、非常に便利です。
ExcelからPDFを2in1化する際のよくある質問
Excelの標準機能だけで2in1PDFを作成できないのはなぜですか？
Excelは基本的に1ページに1つのデータを表示するため、2ページを1枚にまとめる機能は標準では搭載されていません。そのため、外部ツールを使ってこの機能を実現する必要があります。
Adobe Acrobatを使うとPDF内の配置が崩れることがある理由は？
Adobe Acrobatは、印刷設定が非常に細かいため、設定ミスや指定方法によっては、PDF内の図形やテキストの配置がずれてしまうことがあります。これを避けるためには、設定時にプレビューを確認することが大切です。
CubePDFのデメリットはありますか？
CubePDFは非常に便利なツールですが、インストールが必要であり、会社で使う場合には上長の許可を得る必要があります。また、新しいアプリケーションに対して抵抗がある人には向かないかもしれません。
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まとめ
Excelで作成した文書をPDF化し、2ページを1枚にまとめる方法は、Adobe Acrobat、Google Chrome、CubePDFの3つのツールを駆使すれば簡単に実現できます。それぞれの方法にはメリット・デメリットがありますので、自分のニーズに合った方法を選びましょう。
どれも無料で使えるツールばかりなので、試してみる価値大です。これで、今後ExcelファイルをPDFに変換する際の作業が圧倒的に楽になりますよ！
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