Excelを使っていると、フィルタをかけて表示したデータだけで合計を計算したい場面が多々ありますよね。特に「オートフィルタ」を使うと、表示されているデータのみを集計するのが重要になりますが、どうやって簡単に計算するのか分からないという方も少なくないはず。
この記事では、オートフィルタで表示されたデータの合計を簡単に求める方法について、初心者でもわかりやすく解説します。さらに、よく使う関数や集計方法も一緒に学べるので、仕事や業務で役立つスキルを身につけることができますよ！
オートフィルタとは？なぜ合計を求める必要があるのか
Excelのイメージ
オートフィルタは、Excelの中でもデータを絞り込んで表示するための非常に便利な機能です。たとえば、売上データが1000行以上あるシートがあるとき、特定の条件に合うデータのみを表示することで、必要な情報を素早く抽出できます。しかし、オートフィルタを使った際に気になるのが「フィルタリングしたデータだけの合計をどうやって求めるか？」という点です。
通常の合計計算では、すべてのデータが集計されてしまいます。しかし、フィルタリングされたデータだけを集計するためには特別な方法が必要です。
オートフィルタで表示されたデータのみの合計を求める方法
オートフィルタを使った後に表示されているデータのみを集計するためには、「SUBTOTAL関数」を使うのが最も簡単で効果的です。SUBTOTAL関数は、非表示にしたデータやフィルタリングされたデータを無視して集計を行うため、非常に便利です。
SUBTOTAL関数とは？
SUBTOTAL関数は、合計や平均、最大値、最小値などの集計を行うための関数で、特にフィルタリングされたデータのみに対して集計が行われるのが特徴です。たとえば、フィルタで表示されたデータだけを合計する場合は、SUBTOTAL関数を以下のように使います。
=SUBTOTAL(9, 範囲)
ここで、`9`は「合計」を意味しています。この関数を使うことで、オートフィルタを使ってデータを絞り込んだ後でも、表示されているデータのみの合計を正確に算出することができます。
SUBTOTAL関数の使い方
具体的な使い方は次の通りです。
- まず、フィルタをかけて表示したいデータを選択します。
- 次に、集計したいセルにSUBTOTAL関数を入力します。たとえば、合計を求めたいセル範囲がA1:A20だとすると、`=SUBTOTAL(9, A1:A20)`と入力します。
- これで、表示されたデータのみが集計され、非表示のデータは無視されます。
オートフィルタとSUBTOTAL関数の組み合わせを活用する
実際にオートフィルタを使ってフィルタリングした後に、SUBTOTAL関数を活用すると、さらに効率的にデータを集計できます。たとえば、売上データを地域ごとにフィルタリングしたり、日付で絞り込んだりする際に、表示されたデータのみを合計できます。
Microsoft Excelでオートフィルタを使う際のよくある疑問と解決策
Excel初心者の方からよく寄せられる疑問にお答えします。
オートフィルタを使っているとき、合計が正しく表示されない場合はどうすれば良いか？
オートフィルタで合計が正しく表示されない場合、関数がフィルタリングされたデータを認識していない可能性があります。この場合、SUBTOTAL関数を使用することで、フィルタリングされたデータのみを正確に集計できます。
SUBTOTAL関数の数値指定はどうなっているのか？
SUBTOTAL関数には、1～11の数値が設定されており、例えば「9」は合計を、「1」は平均を、「2」は個数を、というように用途に応じて使い分けが可能です。
オートフィルタとSUBTOTAL関数の使い方に慣れていない場合はどうすれば良いか？
初めて使う場合は、まず簡単なシートで練習してみましょう。フィルタリングと集計を繰り返すことで、徐々に慣れていくことができます。
Microsoft Excelに関する疑問解決
Excelを使っていると、合計や平均を求める際に「すべてのデータが集計されてしまう」「表示されたデータだけを集計したい」など、よくある悩みが出てきます。SUBTOTAL関数をうまく活用することで、これらの悩みを一気に解決できます。
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まとめ
オートフィルタを使った後に、表示されているデータのみの合計を求める方法として最も簡単で便利なのが「SUBTOTAL関数」の活用です。SUBTOTAL関数を使えば、フィルタで絞り込んだデータだけを集計でき、より効率的に作業を進めることができます。Excel初心者の方でも、この記事を参考にすればすぐに使えるようになるので、ぜひ試してみてくださいね！
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