「Excelでの部署ごとのデータ整理、手動で何度もコピー＆ペーストしていて時間がかかっていませんか？」
そんな悩みを解決するために、今回はVBA（Excelマクロ）を使って「部署ごとにシートを自動で分割する方法」をご紹介します。
これを覚えれば、面倒な作業が一瞬で終わり、データ整理が圧倒的に楽になります。実際、私もこの方法で作業効率が大幅にアップしたので、ぜひ皆さんにも試していただきたいです！
さらに、VBAを使うことで、毎回の作業を自動化できるので、時間も大幅に節約できますよ。
Excelマクロとは？部署別シート分割のメリット
Excelのイメージ
まず、Excelマクロ（VBA）を使うことによる最大のメリットを簡単におさらいしておきましょう。
手動でデータをコピーして部署ごとに分ける作業は、時間がかかり、ミスが発生する原因にもなります。
しかし、Excelマクロを使えば、これを自動化できるため、以下のような利点があります。
- 作業時間の短縮 – 手動で行うよりもはるかに速くデータを整理できます。
- ミスの防止 – 自動化することで、コピー＆ペーストの手順で発生するヒューマンエラーを回避できます。
- 効率化 – 一度作成したマクロは何度でも使えるので、他の作業でも繰り返し活用できます。
VBAを使ったデータ整理を習得すると、定型作業にかかる時間を圧倒的に削減できるため、どんな業務にも応用が利きます。
さて、それでは具体的にどのようにExcelマクロを使って部署ごとにシートを分割するのか、その手順を見ていきましょう！
Excelマクロで部署別シート分割を実行する手順
以下では、Excelマクロを使って部署ごとにシートを自動分割する方法を、初心者でも簡単にできるようにわかりやすく解説します。
手順はたったの3ステップ。これを覚えれば、もう面倒な手動作業とはおさらばです！
ステップ1: VBAエディタを開く
まず、Excelを開いた状態で、VBAエディタを表示します。
これを行うには、Excelの画面上で以下の操作を行います。
- Alt + F11 を押して、VBAエディタ画面を開きます。
- VBAエディタのメニューから、「挿入」→「標準モジュール」を選択します。
これで、マクロのコードを入力するためのモジュールが作成されます。
ステップ2: コードを入力する
次に、以下のコードをコピーして、先ほど開いたモジュールに貼り付けます。このコードが、部署ごとにシートを分割するための「自動化スクリプト」になります。
Sub 部署ごとにシート分割()
Dim ws As Worksheet
Dim deptDict As Object
Dim deptName As String
Dim lastRow As Long
Set deptDict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
'元のデータがあるシートを設定
Set ws = ThisWorkbook.Sheets("社員一覧")
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, "A").End(xlUp).Row
'部署ごとにデータを分けて新しいシートを作成
For i = 2 To lastRow
deptName = ws.Cells(i, 2).Value ' 2列目に部署名がある
If Not deptDict.Exists(deptName) Then
'部署名のシートを新しく作成
ws.Copy After:=ThisWorkbook.Sheets(ThisWorkbook.Sheets.Count)
ActiveSheet.Name = deptName
deptDict.Add deptName, Nothing
End If
'データを部署ごとに振り分け
ws.Rows(i).Copy Destination:=ThisWorkbook.Sheets(deptName).Cells(ThisWorkbook.Sheets(deptName).Cells(Rows.Count, 1).End(xlUp).Row + 1, 1)
Next i
End Sub
このコードを貼り付けることで、部署ごとに自動でシートが分割されるようになります。
ステップ3: マクロを実行する
最後に、以下の手順でマクロを実行します。
- VBAエディタを閉じ、Excelに戻ります。
- Alt + F8 を押して、マクロの実行画面を開きます。
- 「部署ごとにシート分割」を選び、「実行」をクリックします。
これで、指定した部署ごとに新しいシートが自動で作成され、該当する社員のデータが振り分けられます。あっという間に整理が完了します！
Excelマクロ分割に関するよくある質問
Q1: VBAの知識が全くありませんが、この方法で本当にできるのでしょうか？
A1: ご安心ください！この方法はVBA初心者でも簡単に実行できるように設計されています。最初は少し不安かもしれませんが、コードをそのままコピーして貼り付けるだけで、すぐに実行可能です。
Q2: このマクロを使うと、どのようなエラーが起こりやすいですか？
A2: よくあるエラーとしては、シート名が既に存在している場合や、データ範囲に空白行がある場合です。これらを避けるためには、データを整理してからマクロを実行することをおすすめします。
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まとめ
Excelマクロを使って部署ごとにシートを自動分割する方法をご紹介しました。
たった3ステップで、面倒なデータ整理が圧倒的に効率化できるので、ぜひ試してみてください。
VBAを使うことで、時間を大幅に節約でき、作業のミスを防ぐこともできます。
今後も、ExcelやVBAを使った便利なテクニックをどんどん紹介していきますので、興味のある方はぜひフォローしてチェックしてくださいね！
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