皆さん、こんにちは。今日は、ExcelのVLOOKUP関数を使って、重複するデータをどのように正確に取り扱うかについてお話しします。特に、同じ名前やIDが複数回登場する場合に、正確に情報を引き出す方法を解説します。
VLOOKUP関数の基本的な動作と重複データの問題点
Excelのイメージ
まず、VLOOKUP関数の基本的な動作をおさらいしましょう。VLOOKUP関数は、指定した値を表の左端の列から検索し、その行の指定した列の値を返す関数です。しかし、検索値が複数存在する場合、VLOOKUP関数は最初に見つかった値のみを返します。これが、重複データを扱う際の大きな問題点となります。
例えば、以下のような「従業員マスタ」があるとします。
| 名前 | 担当部署 |
|---|---|
| 山田 | 営業第1部 |
| 佐藤 | 営業第2部 |
| 山田 | 営業第3部 |
この場合、「山田」さんが2人おり、それぞれ異なる部署に所属しています。VLOOKUP関数で「山田」さんの担当部署を検索すると、最初に見つかった「営業第1部」しか返されません。これでは、正確な情報を得ることができません。
重複データを正確に扱うための手順
では、どのようにして重複データを正確に扱うか、その手順を見ていきましょう。
手順1COUNTIF関数でデータの出現回数をカウントする
まず、各名前がデータ内で何回目に出現するかをカウントします。これには、COUNTIF関数を使用します。具体的には、以下のように設定します。
- 新しい列を作成し、「出現回数」と名付けます。
- 「出現回数」の最初のセルに、=COUNTIF($A$2:A2,A2)という式を入力します。
- この式をデータ全体にコピーします。
これにより、各名前が何回目に出現したかが表示されます。
手順2名前と出現回数を組み合わせて一意のキーを作成する
次に、名前と出現回数を組み合わせて、一意のキーを作成します。これにより、重複する名前を区別できます。具体的には、以下のように行います。
- 新しい列を作成し、「一意キー」と名付けます。
- 「一意キー」の最初のセルに、=A2 & B2という式を入力します。
- この式をデータ全体にコピーします。
これで、「山田1」「山田2」のように、一意のキーが作成されます。
手順3VLOOKUP関数で一意のキーを使用してデータを検索する
最後に、VLOOKUP関数を使用して、一意のキーを基にデータを検索します。具体的には、以下のように行います。
- 検索値として、名前と出現回数を組み合わせた値を指定します。例えば、「山田2」のように。
- VLOOKUP関数の検索範囲に、一意キーの列を含めます。
- 一意キーの列を基に、必要な情報を取得します。
これにより、重複する名前でも、正確に対応する情報を取得することができます。
具体的な例山田さんの担当部署を取得する
では、具体的な例を見てみましょう。先ほどの「従業員マスタ」を使用して、2人目の「山田」さんの担当部署を取得してみます。
1. 「出現回数」列を作成し、=COUNTIF($A$2:A2,A2)を入力します。
2. 「一意キー」列を作成し、=A2 & B2を入力します。
3. 検索値として、「山田2」を指定し、VLOOKUP関数で「一意キー」列を基に担当部署を取得します。
この方法で、2人目の「山田」さんの担当部署である「営業第3部」を正確に取得することができます。
まとめ
今回は、ExcelのVLOOKUP関数を使って、重複するデータを正確に扱う方法をご紹介しました。ポイントは、COUNTIF関数でデータの出現回数をカウントし、それを基に一意のキーを作成することです。これにより、重複データでも正確に情報を取得することが可能となります。ぜひ、実務で活用してみてください。
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