Excelで重複データをVLOOKUP関数で正確に扱う方法

皆さん、こんにちは。今日は、ExcelのVLOOKUP関数を使って、重複するデータをどのように正確に取り扱うかについてお話しします。特に、同じ名前やIDが複数回登場する場合に、正確に情報を引き出す方法を解説します。

VLOOKUP関数の基本的な動作と重複データの問題点

Excelのイメージ

まず、VLOOKUP関数の基本的な動作をおさらいしましょう。VLOOKUP関数は、指定した値を表の左端の列から検索し、その行の指定した列の値を返す関数です。しかし、検索値が複数存在する場合、VLOOKUP関数は最初に見つかった値のみを返します。これが、重複データを扱う際の大きな問題点となります。

例えば、以下のような「従業員マスタ」があるとします。

この場合、「山田」さんが2人おり、それぞれ異なる部署に所属しています。VLOOKUP関数で「山田」さんの担当部署を検索すると、最初に見つかった「営業第1部」しか返されません。これでは、正確な情報を得ることができません。

重複データを正確に扱うための手順

では、どのようにして重複データを正確に扱うか、その手順を見ていきましょう。

手順1COUNTIF関数でデータの出現回数をカウントする

まず、各名前がデータ内で何回目に出現するかをカウントします。これには、COUNTIF関数を使用します。具体的には、以下のように設定します。

これにより、各名前が何回目に出現したかが表示されます。

手順2名前と出現回数を組み合わせて一意のキーを作成する

次に、名前と出現回数を組み合わせて、一意のキーを作成します。これにより、重複する名前を区別できます。具体的には、以下のように行います。

これで、「山田1」「山田2」のように、一意のキーが作成されます。

手順3VLOOKUP関数で一意のキーを使用してデータを検索する

最後に、VLOOKUP関数を使用して、一意のキーを基にデータを検索します。具体的には、以下のように行います。

これにより、重複する名前でも、正確に対応する情報を取得することができます。

具体的な例山田さんの担当部署を取得する

では、具体的な例を見てみましょう。先ほどの「従業員マスタ」を使用して、2人目の「山田」さんの担当部署を取得してみます。

1. 「出現回数」列を作成し、=COUNTIF($A$2:A2,A2)を入力します。
2. 「一意キー」列を作成し、=A2 & B2を入力します。
3. 検索値として、「山田2」を指定し、VLOOKUP関数で「一意キー」列を基に担当部署を取得します。

この方法で、2人目の「山田」さんの担当部署である「営業第3部」を正確に取得することができます。

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まとめ

今回は、ExcelのVLOOKUP関数を使って、重複するデータを正確に扱う方法をご紹介しました。ポイントは、COUNTIF関数でデータの出現回数をカウントし、それを基に一意のキーを作成することです。これにより、重複データでも正確に情報を取得することが可能となります。ぜひ、実務で活用してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。