皆さん、Excelを使っていて、「特定の条件に合うデータだけを目立たせたい」と思ったことはありませんか？例えば、あるリストの中で特定の値に一致する項目だけを強調表示したい場合などです。そんな時に便利なのが、条件付き書式とVLOOKUP関数を組み合わせる方法です。今回は、この2つの機能を使って、データを見やすくする方法をご紹介します。
条件付き書式とVLOOKUP関数とは？
Excelのイメージ
まずは、基本的な機能についておさらいしましょう。
条件付き書式とは？
条件付き書式とは、セルの値や特定の条件に基づいて、セルの書式（色やフォントなど）を自動的に変更する機能です。これにより、データの中で特定のパターンや傾向を視覚的に強調することができます。例えば、売上が目標を上回った場合にセルを緑色にする、といった使い方が可能です。
VLOOKUP関数とは？
VLOOKUP関数は、指定した値を縦方向に検索し、対応する列の値を取得する関数です。例えば、商品コードから商品名や価格を取得する際に使用します。具体的には、以下のように使用します。
=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, 検索方法)
検索値には、探したい値を入力してください。
範囲には、検索する範囲を入力してください。
列番号には、取得したい値がある列の番号を入力してください。
検索方法には、完全一致の場合はFALSE、近似一致の場合はTRUEを入力してください。
条件付き書式とVLOOKUP関数を組み合わせるメリット
これら2つの機能を組み合わせることで、例えば、以下のようなことが可能になります。
- 別のリストに存在する値を強調表示する
メインのデータリスト内で、別のリストに存在する値だけを強調表示することができます。これにより、データの比較や分析が容易になります。 - 特定の条件に基づいてセルの色を変更する
VLOOKUP関数で取得した値に基づいて、セルの色やフォントを変更することができます。例えば、在庫数が特定の値以下の場合にセルを赤くする、といった使い方が可能です。
実際の設定方法
それでは、具体的な設定方法を見ていきましょう。
1. データの準備
まず、以下のような2つのリストを用意します。
メインリスト：条件付き書式を適用したいデータが含まれているリスト
参照リスト：VLOOKUP関数で参照するデータが含まれているリスト
例えば、メインリストに商品コードがあり、参照リストに特定の商品コードの一覧があるとします。
2. 条件付き書式の設定
次に、メインリストに条件付き書式を設定します。
メインリストの範囲を選択します。条件付き書式を適用したいセル範囲を選択します。
条件付き書式のメニューを開きますExcelの「ホーム」タブから「条件付き書式」をクリックし、「新しいルール」を選択します。
数式を使用して書式設定するセルを決定します表示されたダイアログボックスで、「数式を使用して、書式設定するセルを決定」を選択します。
数式を入力してください以下のような数式を入力します。
=NOT(ISN(VLOOKUP(セル, 参照範囲, 列番号, FALSE)))
ここで、
- セル：メインリスト内の最初のセルを指します。例えば、2セルから始まる場合は「2」となります。
- 参照範囲：参照リストの範囲を絶対参照で指定します。例えば、$E$2:$E$10のように指定します。
- 列番号：参照範囲内で検索値が存在する列の番号を指定します。通常、1を指定します。
この数式は、VLOOKUP関数で値を検索し、見つからなかった場合にISN関数がTRUEを返し、NOT関数でFALSEに変換されます。つまり、値が見つかった場合にTRUEとなり、条件付き書式が適用されます。
書式を設定します。書式ボタンをクリックし、セルの塗りつぶしの色やフォントの色などを設定します。
設定が完了したら、「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
これで、メインリスト内で参照リストに存在する値が含まれるセルに、指定した書式が適用されます。
２つの注意点
注意点は２つあります。
それは、「絶対参照と相対参照」と「データの整合性」です。
- 絶対参照と相対参照
数式内でセル範囲を指定する際、絶対参照（$記号を使用）と相対参照を適切に使い分ける必要があります。特に、参照範囲は絶対参照で指定することで、数式をコピーしても範囲が変わらないようにします。 - データの整合性
メインリストと参照リストのデータ形式が一致していることを確認してください。例えば、片方が数値で片方が文字列の場合、正しく一致しないことがあります。
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まとめ
条件付き書式とVLOOKUP関数を組み合わせることで、データの中から特定の条件に合致する項目を視覚的に強調することができます。これにより、データの分析や管理がより効率的になります。ぜひ、日常の業務や作業で活用してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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