「Excelで作業しているとき、ついメールを送らなきゃいけなくなること、ありませんか？」
「でも、Excelから直接メールを送る方法って、ちょっと難しそう…」
そんな風に感じているあなたへ、今回はExcelのショートカットキーを使って、メール作成をもっと簡単にする方法をご紹介します。
パソコンが得意じゃない方でも安心して使える内容になっていますので、ぜひ最後まで読んでみてくださいね。
Excelからメールを送るには？
Excelのイメージ
まず、Excelから直接メールを送る方法についてお話しします。
実は、Excelには「メール送信」機能が組み込まれているんです。
これを使うと、Excelのデータをそのままメールに添付して送ることができます。
手順はとっても簡単！
- Excelのファイルを開いた状態で、キーボードの「Alt」キーを押します。
- 次に「F」キーを押して、「ファイル」メニューを開きます。
- その後、「M」キーを押すと、「メール送信」オプションが選択されます。
- これで、メール作成画面が開きますので、宛先や件名を入力して送信するだけ。
これで、Excelの作業を中断することなく、すぐにメールを送ることができます。
忙しいときにとても便利ですよね。
Excelのショートカットキーで作業効率アップ！
次に、Excelでよく使うショートカットキーをご紹介します。
これらを覚えておくと、マウスを使わずに素早く操作できるので、作業がぐんと早くなりますよ。
- Ctrl + C選択したセルをコピーします。
- Ctrl + Vコピーした内容を貼り付けます。
- Ctrl + X選択したセルを切り取ります。
- Ctrl + Z直前の操作を元に戻します。
- Ctrl + S作業中のファイルを保存します。
- Ctrl + P印刷画面を表示します。
- Ctrl + F検索画面を表示します。
これらのショートカットキーは、日常的に使う操作ばかりです。
ぜひ覚えて、作業のスピードアップを図りましょう。
メール作成時に役立つExcelの活用法
メールを送る際、Excelのデータをそのまま添付することがよくあります。
そんなとき、Excelの「名前を付けて保存」機能を使うと、データをPDF形式で保存できるので、相手に見やすい形で送ることができます。
PDF形式で保存する手順
- 「Alt」キーを押して、「F」キーで「ファイル」メニューを開きます。
- 「A」キーを押して、「名前を付けて保存」画面を表示します。
- 保存先を選び、ファイル名を入力します。
- 「ファイルの種類」から「PDF」を選択し、「保存」ボタンをクリックします。
これで、ExcelのデータをPDF形式で保存できました。
あとは、メールに添付して送るだけです。
よくある質問や疑問
Q1: Excelからメールを送るには、Outlookが必要ですか？
はい、Excelから直接メールを送るには、Outlookなどのメールソフトがインストールされている必要があります。
もしOutlookをお使いでない場合は、メールソフトをインストールするか、Excelのデータを手動でコピーしてメールに貼り付けて送信してください。
Q2: ショートカットキーを覚えるのが難しいです。どうすればいいですか？
最初は覚えるのが大変かもしれませんが、毎日少しずつ使ってみると自然と覚えられます。
例えば、毎日1つのショートカットキーを意識して使ってみると良いでしょう。
また、キーボードの横にショートカットキーの一覧を貼っておくと、目にするたびに覚えやすくなりますよ。
Q3: Excelのデータをメールで送るとき、どの形式で送るのがベストですか？
相手がExcelを持っていない場合は、PDF形式で送ると良いでしょう。
PDF形式は、どのパソコンでも同じように表示されるので、相手にとっても見やすいです。
ExcelのデータをPDF形式で保存する方法については、先ほどご紹介した手順を参考にしてください。
まとめ
今回は、Excelのショートカットキーを使って、メール作成をもっと簡単にする方法をご紹介しました。 Excelから直接メールを送る方法や、よく使うショートカットキー、メール作成時に役立つExcelの活用法など、初心者の方でもわかりやすく解説しました。
これらの方法を活用して、日々の作業をもっと効率的に進めていきましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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