「Excelでリスク管理表を作りたいけど、難しそう…」と感じていませんか？特にパソコンが得意でない方にとって、難しい専門用語や操作は不安の種ですよね。でも安心してください。今回は、初心者の方でも安心して取り組めるように、わかりやすくリスク管理表の作り方をお伝えします。
リスク管理表って何？
Excelのイメージ
まず、「リスク管理表」とは、仕事やプロジェクトで起こりうる問題やトラブルを事前に予測し、それにどう対処するかをまとめた表のことです。例えば、パソコンが壊れて仕事が進まないといったリスクや、会議で資料がうまく共有できないといった問題も含まれます。これらをあらかじめ把握し、対応策を考えておくことで、いざというときに慌てずに済みます。
リスク管理表の作り方3つのステップ
ステップ1リスクを洗い出す
まずは、どんなリスクが考えられるかを思い浮かべてみましょう。例えば
- パソコンがフリーズして作業が進まない
- 重要な資料を忘れてしまう
- 会議の時間に遅れてしまう
これらをリストアップしてみてください。
ステップ2リスクの影響度と発生確率を評価する
次に、それぞれのリスクがどれくらい影響を及ぼすか、そしてどれくらいの確率で起こりうるかを考えます。例えば
- パソコンがフリーズして作業が進まない影響度「高」、発生確率「中」
- 重要な資料を忘れてしまう影響度「中」、発生確率「高」
- 会議の時間に遅れてしまう影響度「低」、発生確率「低」
ステップ3対応策を考える
最後に、それぞれのリスクに対して、どんな対策を取るかを考えます。例えば
- パソコンがフリーズして作業が進まない定期的に保存する、バックアップを取る
- 重要な資料を忘れてしまう前日に確認リストを作成する
- 会議の時間に遅れてしまう余裕を持って出発する
Excelでリスク管理表を作成する方法
1. Excelを開く
まず、パソコンでExcelを開いてください。
2. 表を作成する
以下のような項目を含む表を作成します
- リスクの内容
- 影響度（高・中・低）
- 発生確率（高・中・低）
- 対応策
3. 条件付き書式を使って色分けする
リスクの重要度に応じて、セルの色を変えると視覚的にわかりやすくなります。例えば、影響度と発生確率が「高」の場合は赤色にするなどです。
4. 定期的に見直す
リスク管理表は一度作ったら終わりではありません。定期的に見直し、新たなリスクの追加や対応策の更新を行いましょう。
よくある質問や疑問
Q1: Excelを使うのが初めてですが、大丈夫でしょうか？
はい、大丈夫です。Excelは直感的に操作できるソフトです。最初は基本的な操作から始め、少しずつ慣れていきましょう。
Q2: リスク管理表を作成する際、どのような項目を追加すれば良いですか？
基本的な項目として、「リスクの内容」「影響度」「発生確率」「対応策」がありますが、必要に応じて「担当者」「期限」「進捗状況」などを追加すると、より詳細な管理が可能です。
Q3: リスク管理表をチームで共有する際の注意点はありますか？
はい、共有する際は、アクセス権限を適切に設定し、誰でも最新の情報を確認できるようにしましょう。また、定期的に更新し、情報の正確性を保つことが重要です。
まとめ
リスク管理表は、日々の業務やプロジェクトをスムーズに進めるための大切なツールです。最初は難しく感じるかもしれませんが、少しずつ取り組んでいけば、必ず役立つものになります。もし、作成に関して不安や疑問があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたのサポートを全力でいたします！
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