Excelを使っていると、「このデータ、たくさんあって見づらいなぁ」「必要な情報だけをサッと表示したい！」と思うこと、ありませんか？そんなときに便利なのが、Excelの「グループ化」「展開」「折りたたみ」機能です。これらを使いこなせば、大量のデータもスッキリ整理でき、作業効率がグンとアップしますよ。
グループ化って何？
Excelのイメージ
「グループ化」とは、複数の行や列をまとめて、必要なときだけ表示したり、隠したりできる機能です。例えば、年度ごとの売上データが並んでいる場合、年ごとにグループ化しておけば、見たい年だけをサッと表示できます。
グループ化の手順
では、実際にグループ化をやってみましょう。
- グループ化したい行や列を選択します。例えば、2018年のデータがからまでなら、その範囲をドラッグして選びます。
- 「データ」タブをクリックし、「グループ化」ボタンを押します。
- 左端に「−」のアイコンが表示されれば、グループ化完了です。これで、その年のデータを折りたたんだり展開したりできます。
複数のグループを作るには？
複数の年や項目をグループ化したい場合も簡単です。
- それぞれの範囲を選択し、「データ」タブの「グループ化」をクリックします。
- すると、左端に「−」のアイコンが複数表示されます。これで、複数のグループを一度に折りたたんだり展開したりできます。
グループ化を解除するには？
不要になったグループを解除するのも簡単です。
- 解除したいグループの範囲を選択します。
- 「データ」タブの「グループ解除」ボタンをクリックします。
- これで、そのグループが解除され、元の状態に戻ります。
よくある質問や疑問
Q1: グループ化したデータを他のシートにコピーできますか？
はい、できます。ただし、コピー先のシートでも同じようにグループ化を設定する必要があります。コピー後に「データ」タブの「グループ化」を使って設定してください。
Q2: グループ化したデータを印刷する際、折りたたんだ状態で印刷できますか？
はい、できます。印刷プレビューで「グループ化されたデータを印刷する」のチェックを外すと、折りたたんだ状態で印刷できます。
Q3: グループ化したデータを並べ替えることはできますか？
はい、できます。ただし、並べ替えを行うと、グループ化の設定が解除される場合があります。並べ替え後に再度グループ化を設定してください。
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まとめ
Excelの「グループ化」「展開」「折りたたみ」機能を使いこなすことで、大量のデータもスッキリ整理でき、作業効率が大幅にアップします。ぜひ、日々の業務や家計簿管理などで活用してみてくださいね。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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