初心者でもできる！Excelでデータ検証を活用する方法

「Excelでデータ検証って何だろう？」「入力ミスを防ぎたいけど、どうすればいいの？」とお悩みの方へ。今回は、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にもわかりやすく、Excelの「データ検証」機能を活用する方法をご紹介します。これを使えば、入力ミスを減らし、作業効率がぐんとアップしますよ！

データ検証って何？

Excelのイメージ

まずは「データ検証」とは何かを簡単に説明します。Excelの「データ検証」機能は、セルに入力できる内容を制限することで、間違ったデータの入力を防ぐためのツールです。例えば、「数値のみ」「日付のみ」「リストから選択」など、入力できる内容を決めることができます。

では、実際にデータ検証を設定してみましょう。以下の手順で進めてください。

これで、選択したセルには設定した条件に合ったデータのみが入力できるようになります。

次に、よく使う選択肢をリストから選べるようにする方法をご紹介します。これを使うと、入力ミスが減り、作業がスムーズになります。

これで、セルをクリックすると「低」「中」「高」のいずれかを選べるようになります。

データ検証を解除したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックし、「すべてクリア」を選択します。これで、元の状態に戻すことができます。

ドロップダウンリストの元となるリストを変更したい場合は、「データの入力規則」ダイアログボックスで「元の値」の範囲を変更するか、リストを直接編集することで対応できます。

はい、複数のセルを選択してから「データの入力規則」を設定することで、一度に適用できます。

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Excelの「データ検証」機能を活用することで、入力ミスを防ぎ、作業効率を大幅に向上させることができます。最初は少し難しく感じるかもしれませんが、手順を追って設定していけば、誰でも簡単に使いこなせるようになります。ぜひ、日々の業務に取り入れて、より快適なExcelライフを送ってくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。