Excelで簡単に条件を設定してデータを抽出する方法｜初心者でもできるステップアップガイド

「Excelで特定の条件に合ったデータだけを抽出したいけど、どうすればいいの？」と悩んでいませんか？特に、パソコンやスマホに不安がある方にとって、Excelの操作はハードルが高く感じるかもしれません。でも大丈夫！今回は、初心者の方でも安心してできる方法を、わかりやすくお伝えします。

Excelでデータを抽出する基本の方法

Excelのイメージ

まずは、Excelでデータを抽出する基本的な方法を見ていきましょう。

Excelには「フィルター」という機能があります。これを使うと、特定の条件に合ったデータだけを簡単に表示できます。

ここがポイント！

フィルター機能の使い方データが入力されているセル範囲を選択し、「データ」タブから「フィルター」をクリックします。各列の見出しに▼マークが表示されるので、そこから条件を設定できます。
例「売上金額が1000円以上のデータだけを表示したい」ときは、該当する列の▼マークをクリックし、「数値フィルター」から「以上」を選択し、1000と入力します。

さらに詳しい条件でデータを抽出したいときは、「高度なフィルター」を使うと便利です。

ここがポイント！

高度なフィルターの使い方まず、抽出条件を別の場所に入力します。次に、「データ」タブから「詳細設定」をクリックし、条件範囲を指定します。
例「売上金額が1000円以上かつ地域が「東京」のデータだけを表示したい」ときは、条件範囲に「売上金額が1000円以上」と「地域が東京」の条件を入力し、それを指定します。

「サジェスト機能って何？」と思うかもしれませんが、これは入力した文字に合わせて候補を自動的に表示してくれる便利な機能です。例えば、商品名を入力する際に「りんご」と入力すると、「りんごジュース」や「りんごパイ」などの候補が表示されるようになります。

Excelには「入力規則」という機能があります。これを使うと、セルに入力できる内容を制限したり、リストから選択させたりすることができます。

ここがポイント！

入力規則の設定方法対象となるセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。そこで「リスト」を選択し、候補となるデータを入力します。
例「果物名」のセルに「りんご」「みかん」「バナナ」の3つの候補を表示させたいときは、リストにそれらを入力します。

さらに進んだ方法として、Excelの関数を使って、入力した文字に応じて候補を動的に表示させることができます。

ここがポイント！

関数の使い方「UNIQUE」や「FILTER」などの関数を組み合わせて、入力された文字を含むデータだけを抽出することができます。
例「=UNIQUE(FILTER(リスト範囲, ISNUMBER(SEARCH(入力セル, リスト範囲))))」のような式を使うと、入力セルに入力された文字を含むリストの項目だけを表示できます。