「大事なExcelファイルをうっかり消してしまった」「保存し忘れて、せっかくの作業がパーに…」そんな経験、ありませんか？でも安心してください。Excelには、そんなピンチを救ってくれる便利な機能がたくさん備わっているんです。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Excelのバックアップと復元の方法を、実際の例を交えてご紹介します。
バックアップファイルの作成方法うっかりミスを防ぐために
Excelのイメージ
まずは、Excelで作業中のファイルを守るための「バックアップファイル」を作成する方法をご紹介します。
手順1ファイルを保存する画面を開く
Excelで作業しているファイルを開き、画面左上の「ファイル」タブをクリックします。
手順2名前を付けて保存を選択
表示されたメニューから「名前を付けて保存」を選びます。
手順3ツールから全般オプションを選択
保存先を選ぶ画面が表示されたら、右下にある「ツール」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「全般オプション」を選びます。
手順4バックアップファイルを作成するにチェックを入れる
「全般オプション」画面が開いたら、「バックアップファイルを作成する」のチェックボックスにチェックを入れ、「OK」をクリックします。
これで、今後このファイルを上書き保存するたびに、1世代前の状態が「～のバックアップ」という名前で同じフォルダに保存されるようになります。万が一、誤ってデータを消してしまっても、直前の状態に戻すことができます。
バックアップファイルの復元方法消えてしまったデータを取り戻すには
次に、作業中のデータが消えてしまった場合の復元方法をご紹介します。
手順1バックアップファイルを探す
まず、作業していたファイルと同じフォルダ内に「～のバックアップ」という名前のファイルがあるか確認します。
手順2バックアップファイルを開く
見つかったバックアップファイルをダブルクリックして開きます。Excelが警告を表示する場合がありますが、「はい」をクリックして進んでください。
手順3新しい名前で保存する
バックアップファイルが開いたら、画面上部の「ファイル」タブをクリックし、「名前を付けて保存」を選びます。新しいファイル名を入力し、保存します。
これで、消えてしまったデータを取り戻すことができます。
自動保存機能の活用作業の途中でも安心
Excelには、自動保存機能も備わっています。これを活用することで、作業中のデータを定期的に保存し、万が一のトラブルに備えることができます。
手順1オプションを開く
Excelを開き、画面左上の「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選びます。
手順2保存設定を変更する
「Excelのオプション」画面が開いたら、「保存」を選択します。「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックボックスにチェックを入れ、保存する間隔を設定します。
これで、設定した間隔ごとに作業中のデータが自動的に保存されるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: バックアップファイルはどこに保存されますか？
バックアップファイルは、元のファイルと同じフォルダ内に「～のバックアップ」という名前で保存されます。ファイル名の末尾に「.xlk」という拡張子が付いています。
Q2: 自動保存機能はどのように設定しますか？
Excelの「オプション」から「保存」を選択し、「次の間隔で自動回復用データを保存する」のチェックボックスにチェックを入れ、保存する間隔を設定します。
Q3: バックアップファイルを開くとエラーメッセージが表示されますが、どうすればよいですか？
エラーメッセージが表示された場合、「はい」をクリックして進んでください。その後、バックアップファイルが開きますので、新しい名前で保存してください。
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まとめ
Excelには、作業中のデータを守るための便利な機能がたくさん備わっています。バックアップファイルの作成や復元、自動保存機能を活用することで、大切なデータを守ることができます。操作はとても簡単ですので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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