「Excelのファイルをみんなで同時に編集したいけど、どうやって設定すればいいの？」とお悩みの方へ。この記事では、45歳以上のパソコンやスマホに不安がある方向けに、Excelファイルの共有設定方法をわかりやすく解説します。
Excelファイルをみんなで編集する方法は2種類
Excelのイメージ
Excelでファイルを共有する方法は、大きく分けて2つあります。
- 共同編集（クラウドでの共有）インターネットを使って、複数人が同時にファイルを編集できます。
- 共有ブック（ローカルネットワークでの共有）社内のネットワーク内で、複数人が同時にファイルを編集できます。
初心者の方には、インターネットを使った「共同編集」がおすすめです。
共同編集の設定方法
Microsoft 365やExcel 2019以降をお使いの方は、以下の手順で共同編集を設定できます。
- ファイルをクラウドに保存OneDriveやSharePointにファイルを保存します。
- 「共有」ボタンをクリックExcelの右上にある「共有」ボタンをクリックします。
- 相手を招待共有したい相手のメールアドレスを入力し、編集権限を設定して「送信」をクリックします。
- 共同編集開始相手がファイルを開くと、同時に編集が可能になります。
これで、インターネットを通じて複数人が同時にファイルを編集できるようになります。
共有ブックの設定方法（Excel 2016以前）
Excel 2016以前をお使いの方は、以下の手順で共有ブックを設定できます。
- 「ブックの共有」ボタンを表示「ファイル」→「オプション」→「クイック アクセス ツール バー」で、「ブックの共有（レガシ）」を追加します。
- 共有設定「ブックの共有」ボタンをクリックし、「新しい共同編集機能ではなく、以前の共有ブック機能を使用します」にチェックを入れます。
- ファイル保存共有するファイルを、みんながアクセスできる場所に保存します。
- 共有開始設定が完了したら、相手にファイルを送信し、同時に編集を開始します。
これで、社内ネットワーク内で複数人が同時にファイルを編集できるようになります。
共同編集と共有ブックの違い
| 項目 | 共同編集 | 共有ブック（レガシ） |
|---|---|---|
| 使用環境 | インターネット（OneDrive/SharePoint） | ローカルネットワーク |
| 同時編集人数 | 複数人 | 複数人 |
| 編集権限 | 編集者と閲覧者を設定可能 | 編集者と閲覧者を設定可能 |
| 制限機能 | 一部の機能に制限あり | 一部の機能に制限あり |
| 推奨バージョン | Excel 2019以降、Microsoft 365 | Excel 2016以前 |
初心者の方には、インターネットを使った「共同編集」がおすすめです。
よくある質問や疑問
Q1: 共有設定をしたファイルが「読み取り専用」になってしまいました。どうすれば編集できますか？
共有設定を行った後、ファイルを保存する際に「読み取り専用」と表示されることがあります。この場合、ファイルを閉じて再度開くと、編集可能な状態になることがあります。それでも解決しない場合は、共有設定を確認し、必要に応じて再設定してください。
Q2: 共有設定を解除したい場合、どうすればいいですか？
共有設定を解除するには、以下の手順を行ってください。
- 「共有」ボタンをクリックExcelの右上にある「共有」ボタンをクリックします。
- 「共有の停止」を選択表示されるメニューから「共有の停止」を選択します。
これで、ファイルの共有設定が解除されます。
Q3: 共有設定中にファイルがロックされて編集できない場合、どうすればいいですか？
他のユーザーがファイルを編集中の場合、ファイルがロックされることがあります。この場合、他のユーザーが編集を終了するまで待つか、ファイルをコピーして別名で保存し、編集を行ってください。
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まとめ
Excelファイルの共有設定は、インターネットを使った「共同編集」または社内ネットワークを使った「共有ブック」の2種類があります。初心者の方には、インターネットを使った「共同編集」がおすすめです。設定方法は簡単で、数ステップで完了します。共有設定を行うことで、複数人で同時にファイルを編集でき、作業効率が向上します。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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