Excelで「差異分析」をしようとすると、なんだか難しそうに感じますよね。特に、パソコンやExcelをあまり使い慣れていない方にとっては、どうやって始めたらいいのか、どこから手をつければ良いのか分からないことが多いです。でも大丈夫！今回は初心者でもわかりやすく、Excelを使った差異分析の方法をステップ・バイ・ステップで解説します。
これを読めば、差異分析がどんなものなのか、そしてExcelで簡単に実施できる方法がわかるようになりますよ。もし「差異分析って何？」というところから不安がある方も、安心してください。基本からしっかりお伝えしていきますね。
Excelで差異分析って何？
Excelのイメージ
まず初めに、「差異分析」って一体何なのでしょうか？簡単に言うと、差異分析は実際のデータと予想や計画したデータとの違いを見つけて、それがどんな理由で起こったのかを調べる方法です。
例えば、あなたが月末にお店の売上を予想していたのに、実際の売上が予想よりもかなり少なかった場合、その原因を突き止めるために差異分析を使います。この分析をすることで、どの部分に問題があったのか、改善策を見つける手助けになります。
Excelで差異分析を始める前に準備するもの
差異分析を始めるには、まずは「実績データ」と「計画データ」の2つを用意する必要があります。
実績データ
実際に起こった出来事を表すデータです。例えば、先月の売上や支出などです。
計画データ
事前に予測していた結果です。例えば、事業計画書に書かれた売上予測や予算です。
これらのデータがあれば、差異分析を行う準備は整いました！
Excelで差異分析を行うステップ
では、実際にExcelを使って差異分析をやってみましょう。難しい操作は一切ありませんので、初心者でも安心して進められますよ。
ステップ1データをExcelに入力する
まずは、実績データと計画データをExcelに入力します。例えば、以下のように2つの列に分けて入力します。
| 項目 | 計画データ | 実績データ |
|---|---|---|
| 売上 | 500,000円 | 450,000円 |
| 支出 | 300,000円 | 350,000円 |
ステップ2差異を計算する
次に、計画データと実績データの差を計算します。計算式はとてもシンプルで、実績データから計画データを引くだけです。
例えば、売上の差異を求めるには、次のような計算をExcelで行います。
差異 = 実績データ – 計画データ
これをExcelで計算していくと、売上の差異は「-50,000円」となり、支出の差異は「50,000円」となります。
ステップ3差異の原因を分析する
差異を計算したら、次はその原因を考えます。たとえば、売上の差異が「-50,000円」だった場合、原因として考えられるのは以下のようなことです。
- 販売促進活動が足りなかった
- 天候不良や市場の変動があった
- 商品の品切れなどの問題があった
一方で、支出の差異が「+50,000円」だった場合、原因としては次のようなことが考えられます。
- 予算以上の経費がかかってしまった
- 急な設備修理が必要になった
よくある質問や疑問
Q1: 差異分析をしても、どうしても原因がわからない場合はどうすればよいですか？
もし差異の原因がすぐには分からない場合、もう少し詳細なデータを収集してみましょう。例えば、日ごとの売上データや経費の内訳を見直すと、より具体的な原因が見えてくることがあります。
Q2: 差異分析はどのくらいの頻度で行うべきですか？
差異分析の頻度は、あなたのビジネスの性質にもよりますが、一般的には月ごとに行うと良いでしょう。毎月分析することで、早い段階で問題に気付き、改善することができます。
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まとめ
Excelでの差異分析は、実はとてもシンプルで、誰でも始められる作業です。大事なのは、実績データと計画データを正確に入力し、その差異をしっかりと計算すること。そして、その差異をどう分析するかが成功のカギです。
もし、差異分析をしていて分からないことや困ったことがあれば、ぜひお気軽にLINEでお声掛けくださいね！
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