ExcelからPDFへの簡単な変換方法！初心者向けのステップバイステップガイド

パソコンやスマホの操作に不安を感じている方でも、ExcelファイルをPDFに変換する方法は意外と簡単にできるんです。今回は、初心者の方でも分かりやすいように、ExcelからPDFへの変換手順を解説します。「ExcelファイルをPDFに変換したいけれど、どうすればいいのかわからない」というお悩みをお持ちの方に向けて、安心してできる方法をお教えしますよ。

ExcelからPDFに変換する理由とは？

Excelのイメージ

ExcelからPDFに変換する理由はいくつかありますが、特に大切なのは「ファイルのレイアウトをそのまま保持できること」です。PDFに変換することで、他の人と共有する際にレイアウトが崩れることなく、正確に情報を伝えることができます。

例えば、仕事で提出する報告書や、資料を他の人に送る際に、Excelファイルだとレイアウトが崩れてしまうことがあります。PDFなら、その心配もありませんし、相手がどんな端末で開いても同じように見えるのです。

ExcelをPDFに変換するメリット

ExcelからPDFに変換する方法初心者でもできる簡単ステップ

ExcelをPDFに変換する方法は意外とシンプルです。今回は、PCを使った方法を中心に解説しますが、スマホでもできる方法も後ほど紹介しますね。

PCを使ったExcelからPDFへの変換方法

Excelで作成したデータをPDFに変換するための手順は、以下の通りです。

この方法なら、難しい操作は一切ありません。どなたでも簡単にPDFファイルを作成することができますよ。

PDF変換後の注意点

PDFに変換した後は、実際に変換されたファイルを開いて内容が正しいか確認しましょう。例えば、表の幅がずれていたり、文字が小さすぎて読みにくくなっていないかを確認します。

もし、レイアウトが崩れてしまった場合は、もう一度Excelの設定を見直してみましょう。特に印刷設定やページ設定を調整すると、きれいにPDFに変換できることが多いです。

スマホでのExcelからPDFへの変換方法

スマホでも簡単にExcelからPDFに変換することができます。アプリを使う方法が一般的ですが、Microsoft OfficeアプリやGoogleドライブを活用すると便利です。

Microsoft Officeアプリを使う方法

• まず、Microsoft Officeアプリを開きます。
• 変換したいExcelファイルを開きます。
• 画面右上の「・・・」アイコンをタップして、メニューを開きます。
• 「PDFとして保存」を選択すると、PDF形式で保存されます。

スマホでも手軽にPDFに変換できるので、外出先でも安心ですね。

よくある質問や疑問

ExcelからPDFに変換したファイルのサイズが大きくなってしまうのはなぜですか？

ExcelからPDFに変換するとき、特に画像やグラフが多いファイルは、ファイルサイズが大きくなることがあります。解決方法としては、画像の解像度を下げる、不要な画像を削除するなどの手順を試してみましょう。また、PDFファイルを圧縮するツールを使うのも一つの方法です。

変換したPDFがうまく印刷できない場合はどうすればいいですか？

PDFが印刷できない場合、まずは印刷設定を確認しましょう。用紙サイズが正しく設定されていないと、印刷時に問題が発生することがあります。プリンターの設定を確認し、もう一度試してみてください。それでもうまくいかない場合は、PDFのファイル自体を再度作成してみると良いです。

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まとめ

ExcelからPDFに変換するのは、初心者の方でも簡単にできる操作です。PCを使っても、スマホを使っても、必要なのは数ステップだけ。これで、レイアウトが崩れず、誰でも同じ見た目で閲覧できるPDFを作成できます。もし途中で分からないことがあれば、気軽に試してみてくださいね。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。