初心者でも安心！Excelで簡単にドロップダウンリストを作成する方法

Excelを使っていると、データ入力の際に「同じ項目を何度も入力するのが面倒」「入力ミスが心配」と感じることはありませんか？そんな時に便利なのが、Excelの「ドロップダウンリスト（プルダウン）」機能です。これを使えば、あらかじめ決められた項目から選ぶだけで、入力がスムーズになり、ミスも減らせます。今回は、パソコンやスマホの操作に不安がある方でも安心してできるよう、わかりやすく解説します。

ドロップダウンリストって何？

Excelのイメージ

ドロップダウンリストとは、セルをクリックすると「▼」の矢印が表示され、その矢印をクリックすると、あらかじめ設定した項目がリストとして表示される機能です。例えば、社員名簿で「部署」を選択する際、「営業」「総務」「人事」などの項目から選べるようになります。これにより、手入力の手間が省け、入力ミスも防げます。

ドロップダウンリストの作り方

ドロップダウンリストを作成する方法は2通りあります。状況に応じて使い分けてください。

方法1: セル範囲を参照する方法（おすすめ）

この方法では、あらかじめシート上にリストを入力しておき、その範囲を参照してドロップダウンリストを作成します。項目が多い場合や、後から追加・変更する可能性がある場合に便利です。

方法2: 直接入力する方法

この方法では、リストをセルに入力せず、直接「データの入力規則」で項目をカンマ区切りで入力します。項目が少ない場合や、今後変更の予定がない場合に適しています。

ドロップダウンリストの便利な活用方法

ドロップダウンリストを活用することで、作業効率が向上し、ミスも減らせます。以下のような場面で特に効果的です。

• 社員名簿の作成: 部署や役職など、決まった項目を選択することで、入力ミスを防げます。
• アンケートフォーム: 回答項目をドロップダウンリストにすることで、集計がしやすくなります。
• 在庫管理: 商品名やカテゴリーをリスト化することで、データの一貫性が保たれます。

よくある質問や疑問

Q1: ドロップダウンリストに項目を追加したい場合、どうすればいいですか？

リストをセル範囲で参照している場合、新しい項目をリストに追加するだけで、ドロップダウンリストにも自動的に反映されます。直接入力で設定している場合は、「データの入力規則」の「元の値」に新しい項目をカンマ区切りで追加してください。

Q2: ドロップダウンリストを設定したセルに、手入力もできるようにしたいのですが？

「データの入力規則」の設定画面で、「エラーメッセージ」タブを選択し、「無効なデータが入力されたらエラーメッセージを表示する」のチェックを外すことで、手入力も可能になります。

Q3: ドロップダウンリストを解除したい場合、どうすればいいですか？

ドロップダウンリストを設定したセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。表示されたダイアログボックスで、「設定」タブの「すべてクリア」をクリックし、「OK」を押すと、解除されます。

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まとめ

ドロップダウンリストを活用することで、Excelでのデータ入力が効率的になり、ミスも減らせます。操作は簡単で、誰でもすぐに試すことができます。ぜひ、日々の作業に取り入れてみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。