Excel365の入力規則を使って、データ入力ミスを防ぐ方法

こんにちは！今日は、Excel365の「入力規則」機能を使って、データ入力ミスを防ぐ方法をご紹介します。特に、パソコンやスマホにあまり詳しくない方でも、すぐに実践できる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

入力規則とは？

Excelのイメージ

Excelの「入力規則」は、セルに入力できる内容を制限する機能です。例えば、数字だけを入力させたい場合や、特定のリストから選ばせたい場合などに使います。これにより、データのばらつきや入力ミスを防ぐことができます。

入力規則の設定方法

セルを選択する

まず、入力規則を設定したいセルをクリックして選びます。

「データ」タブを開く

Excelの上部にある「データ」タブをクリックします。

「データの入力規則」を選択

「データ」タブの中にある「データの入力規則」をクリックします。

入力規則の種類を選ぶ

「データの入力規則」ダイアログボックスが開きます。ここで、入力させたい内容に応じて、以下のような種類を選びます。

必要な設定を入力

例えば、「リスト」を選んだ場合は、「元の値」欄に選択肢となる項目をカンマで区切って入力します。例えば、「はい,いいえ」と入力すれば、セルに「はい」または「いいえ」のみが入力できるようになります。

「OK」をクリック

設定が完了したら、「OK」ボタンをクリックしてダイアログボックスを閉じます。

入力規則の活用例

よくある質問や疑問

Q1: 入力規則を設定したセルに、以前入力したデータがエラーになることがあります。なぜですか？

以前に入力したデータが、設定した入力規則に合わない場合、エラーが表示されることがあります。例えば、数値のみを許可する設定にしているのに、文字列が入力されていた場合などです。これを解決するには、該当するセルを選択し、「データの入力規則」から「すべてクリア」を選んで、入力規則を解除してください。

Q2: ドロップダウンリストが表示されない場合、どうすればよいですか？

ドロップダウンリストが表示されない場合、以下の点を確認してください。

これらを確認し、必要に応じて設定を調整してください。

Q3: 入力規則を解除したい場合、どうすればよいですか？

入力規則を解除するには、該当するセルを選択し、「データの入力規則」から「すべてクリア」を選択します。これで、設定した入力規則が解除されます。

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まとめ

Excel365の「入力規則」機能を活用することで、データの入力ミスや表記ゆれを防ぎ、業務の効率化やデータの整合性を保つことができます。特に、複数人で同じファイルを共有して作業する際には、入力規則を設定しておくと非常に便利です。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。