Excelを使っていると、「特定の条件に合ったデータを一度に取り出したい！」と思うこと、ありますよね。例えば、「部署名が総務部で、役職が課長の社員の名前を知りたい」といった場合です。そんな時に便利なのが、VLOOKUPとXLOOKUPという関数です。これらを使うことで、複数の条件に合ったデータを簡単に抽出することができます。
VLOOKUP関数で複数条件を指定する方法
Excelのイメージ
VLOOKUP関数は、指定した範囲の中から検索値を探し、対応するデータを返す関数です。しかし、VLOOKUP関数は基本的に一つの条件しか指定できません。そこで、複数の条件を指定するためには、検索値を「&」で結合して一つの文字列にする方法があります。
例えば、以下のようなデータがあるとします。
| 部署名 | 役職 | 名前 |
|---|---|---|
| 総務部 | 課長 | 田中 |
| 総務部 | 部長 | 鈴木 |
| 経理部 | 課長 | 佐藤 |
この場合、部署名と役職を結合して検索値を作成し、VLOOKUP関数を使って名前を取得することができます。
- まず、検索値を作成します。例えば、セルF1に「総務部」と入力し、セルF2に「課長」と入力します。
- 次に、VLOOKUP関数を使って名前を取得します。セルF3に以下の数式を入力します。
=VLOOKUP(F1&F2, C4, 3, FALSE)
この数式では、F1とF2の値（「総務部」と「課長」）を結合し、それを\:C4の範囲で検索しています。結果として、「田中」が返されます。
XLOOKUP関数で複数条件を指定する方法
XLOOKUP関数は、VLOOKUP関数の進化版で、より柔軟にデータを検索することができます。XLOOKUP関数では、複数の条件を指定するために、検索値と検索範囲をそれぞれ「&」で結合する方法があります。
例えば、先ほどのデータを使って、部署名と役職の両方が一致する名前を取得する場合、以下のようにします。
- まず、検索値を作成します。セルF1に「総務部」と入力し、セルF2に「課長」と入力します。
- 次に、XLOOKUP関数を使って名前を取得します。セルF3に以下の数式を入力します。
=XLOOKUP(F1&F2, &B2:B4, C2:C4, "該当なし")
この数式では、\:とB2\:B4の範囲をそれぞれ「&」で結合し、それを検索値と照合しています。結果として、「田中」が返されます。
VLOOKUPとXLOOKUPの違いと使い分け
VLOOKUP関数とXLOOKUP関数にはいくつかの違いがあります。主な違いは以下の通りです。
- 検索範囲の指定方法: VLOOKUP関数は検索範囲の最初の列に検索値がある必要がありますが、XLOOKUP関数は検索範囲の任意の位置に検索値を指定できます。
- 戻り値の範囲の指定方法: VLOOKUP関数は戻り値の範囲を列番号で指定しますが、XLOOKUP関数は戻り値の範囲を直接指定します。
- エラー時の処理: VLOOKUP関数ではエラー処理を別途行う必要がありますが、XLOOKUP関数ではエラー時の処理を引数で指定できます。
これらの違いを踏まえて、使用するExcelのバージョンや目的に応じて、適切な関数を選択することが重要です。
よくある質問や疑問
Q1: VLOOKUP関数で複数条件を指定する方法はありますか？
はい、VLOOKUP関数でも検索値を「&」で結合することで、複数条件を指定することができます。ただし、検索範囲の最初の列に検索値がある必要があります。
Q2: XLOOKUP関数はどのバージョンのExcelで使用できますか？
XLOOKUP関数は、Excel 2021以降のバージョンまたはMicrosoft 365で使用できます。Excel 2019以前のバージョンでは使用できません。
Q3: 複数条件で検索する場合、検索範囲と戻り範囲の行数は一致させる必要がありますか？
はい、検索範囲と戻り範囲の行数は一致させる必要があります。行数が一致しないと、正しい結果が得られない可能性があります。
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まとめ
ExcelのVLOOKUP関数とXLOOKUP関数を使うことで、複数の条件に合ったデータを簡単に検索することができます。VLOOKUP関数は検索値を「&」で結合することで複数条件に対応できますが、検索範囲の最初の列に検索値がある必要があります。XLOOKUP関数はより柔軟にデータを検索でき、複数条件にも対応しています。使用するExcelのバージョンや目的に応じて、適切な関数を選択しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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