Excel365を使っていると、ファイル間でリンクを貼りたい場面が多くありますよね。でも、リンク先が絶対パスになってしまって、ファイルを移動したときにリンクが切れてしまうこと、ありませんか？今回は、そんな悩みを解消する「相対パスでのハイパーリンク設定方法」を、初心者の方にもわかりやすく解説します。
相対パスと絶対パスの違いとは？
Excelのイメージ
まず、相対パスと絶対パスの違いを簡単に説明します。
- 絶対パスは、ファイルの場所を最初から最後まで完全に指定する方法です。例えば、「C:\Users\ユーザー名\Documents\ファイル.xlsx」のように指定します。
- 相対パスは、現在のファイルの位置を基準にして、リンク先のファイルの場所を指定する方法です。例えば、同じフォルダ内の「ファイル.xlsx」をリンクする場合は、「ファイル.xlsx」とだけ指定します。
相対パスの良いところは、ファイルを一緒に移動してもリンクが切れにくい点です。例えば、同じフォルダにあるExcelファイルとPDFファイルをリンクしている場合、そのフォルダごと移動すれば、リンクはそのまま有効です。
Excelで相対パスのハイパーリンクを設定する方法
Excelでは、リンクを相対パスで設定する方法がいくつかあります。
HYPERLINK関数を使う方法
HYPERLINK関数を使うと、セルに直接リンクを設定できます。例えば、同じフォルダ内の「資料.pdf」をリンクする場合、次のように入力します。
=HYPERLINK(".\資料.pdf", "資料を開く")
このように入力すると、セルに「資料を開く」という文字が表示され、クリックすると「資料.pdf」が開きます。
ハイパーリンクの挿入機能を使う方法
Excelの「ハイパーリンクの挿入」機能を使っても、相対パスでリンクを設定できます。
- リンクを設定したいセルを右クリックし、「ハイパーリンクの挿入」を選択します。
- 「リンク先」に、相対パスを入力します。例えば、同じフォルダ内の「資料.pdf」をリンクする場合は、「.\資料.pdf」と入力します。
- 「OK」をクリックすると、セルにリンクが設定されます。
相対パスでリンクを設定する際の注意点
相対パスでリンクを設定する際には、以下の点に注意してください。
- リンク先のファイルとExcelファイルが同じフォルダ内にあることリンク先がExcelファイルと同じフォルダ内にある場合、相対パスでリンクを設定できます。
- リンク先のファイルが移動されないことリンク先のファイルが移動されると、リンクが切れてしまう可能性があります。
- リンク先のファイル名にスペースや日本語が含まれている場合ファイル名にスペースや日本語が含まれていると、リンクが正しく動作しないことがあります。ファイル名に英数字のみを使用することをおすすめします。
よくある質問や疑問
Q1: 相対パスでリンクを設定したのに、リンクが切れてしまうのはなぜですか？
相対パスでリンクを設定しても、リンク先のファイルが移動されたり、ファイル名が変更されたりすると、リンクが切れてしまうことがあります。リンク先のファイルが移動されないように注意しましょう。
Q2: HYPERLINK関数を使うと、リンク先のファイルが開かないことがあります。どうすればよいですか？
HYPERLINK関数を使うと、リンク先のファイルが開かないことがあります。これは、リンク先のファイルがExcelファイルと同じフォルダ内にない場合や、ファイル名にスペースや日本語が含まれている場合に発生することがあります。リンク先のファイルがExcelファイルと同じフォルダ内にあり、ファイル名に英数字のみを使用していることを確認してください。
Q3: Excelで相対パスのリンクを設定する際に、注意すべき点はありますか？
Excelで相対パスのリンクを設定する際には、リンク先のファイルとExcelファイルが同じフォルダ内にあること、リンク先のファイルが移動されないこと、リンク先のファイル名にスペースや日本語が含まれていないことに注意してください。
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まとめ
Excel365でハイパーリンクを相対パスで設定することで、ファイルを移動してもリンクが切れにくくなり、作業効率が向上します。HYPERLINK関数や「ハイパーリンクの挿入」機能を使って、簡単に相対パスのリンクを設定できます。リンクを設定する際には、リンク先のファイルとExcelファイルが同じフォルダ内にあり、リンク先のファイルが移動されないように注意しましょう。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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