Excelで作成した表を印刷する際、ページが均等に分かれていないと、見栄えが悪くなったり、必要な情報が途中で切れてしまったりすることがあります。特に、パソコン操作に不安がある方にとって、これらの設定は難しく感じるかもしれません。しかし、心配はいりません。今回は、Excelで印刷ページを均等に設定する方法を、初心者の方でもわかりやすく解説します。
改ページプレビューを使って印刷範囲を調整する
Excelのイメージ
改ページプレビューとは？
改ページプレビューは、Excelで印刷した際のページ区切りを視覚的に確認できる機能です。これを使うことで、どこでページが切り替わるのかを簡単に把握できます。
改ページプレビューを表示する方法
1. Excelを開き、上部の「表示」タブをクリックします。
2. 「改ページプレビュー」を選択します。
すると、シート上に青い実線で囲まれた範囲が表示され、ページごとの区切りが青い点線で示されます。
ページ区切りを調整する方法
1. 青い点線（ページ区切り）にカーソルを合わせると、矢印の形に変わります。
2. その状態でドラッグして、ページ区切りを移動させます。
これで、印刷ページを均等に分けることができます。
ページ設定を使って印刷範囲を1ページに収める
1ページに収める設定をする理由
大量のデータを印刷する際、複数ページにわたってしまうことがあります。これを1ページに収めることで、資料が見やすくなり、持ち運びや配布も簡単になります。
設定方法
- 上部の「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「ページ設定」の右下にある小さな矢印をクリックします。
- 「ページ」タブを選択し、「拡大縮小印刷」の項目で「次のページ数に合わせて印刷」を選びます。
- 横と縦のページ数を「1」に設定します。
これで、印刷範囲が1ページに収まるように調整されます。
印刷範囲を中央に配置する方法
中央に配置する理由
印刷物を中央に配置することで、見た目が整い、読みやすさが向上します。特に、表やグラフが中央に配置されていると、視覚的にバランスが良くなります。
設定方法
- 上部の「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「余白」を選択し、「ユーザー設定の余白」をクリックします。
- 「水平」と「垂直」の両方にチェックを入れます。
- 「OK」をクリックします。
これで、印刷範囲が用紙の中央に配置されます。
よくある質問や疑問
Q1: 改ページプレビューで青い点線が動かせない場合はどうすればいいですか？
この問題は、Excelの設定で「フィル ハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使用する」が無効になっていることが原因です。設定を有効にすることで、青い点線をドラッグできるようになります。
Q2: 印刷プレビューで印刷範囲が正しく表示されない場合はどうすればいいですか？
印刷範囲が正しく表示されない場合は、ページ設定で「拡大縮小印刷」の設定を確認し、適切な倍率に調整してください。また、印刷範囲が正しく設定されているかも確認してください。
Q3: 印刷範囲を複数のシートで統一する方法はありますか？
複数のシートで印刷範囲を統一するには、各シートで同じページ設定を適用する必要があります。手動で設定するか、VBAを使用して自動化することができます。
まとめ
Excelで印刷ページを均等に設定することで、資料の見栄えが良くなり、情報が伝わりやすくなります。改ページプレビューを活用してページ区切りを調整し、ページ設定で印刷範囲を1ページに収め、中央に配置することで、より効果的な印刷が可能になります。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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