Excelで作成したデータをPDFに変換したいけれど、全体ではなく特定の範囲だけをPDFにしたいと思ったことはありませんか？例えば、会議資料や報告書の一部だけをPDFとして保存したい場合などです。今回は、初心者の方でも安心してできる、Excelで特定の範囲をPDF化する方法をわかりやすくご紹介します。
Excelで特定の範囲をPDFにする方法
Excelのイメージ
PDF化したい範囲を選択する
まず、ExcelでPDFにしたい範囲をマウスでドラッグして選択します。例えば、セルB2からG14までの範囲をPDFにしたい場合、その範囲を選択します。
「ページレイアウト」タブをクリックする
次に、Excelの上部にある「ページレイアウト」タブをクリックします。このタブには、印刷に関する設定が集まっています。
「印刷範囲の設定」をクリックする
「ページレイアウト」タブ内にある「印刷範囲」をクリックし、その中から「印刷範囲の設定」を選択します。これで、選択した範囲が印刷対象として設定されます。
「ファイル」タブをクリックする
次に、「ファイル」タブをクリックして、ファイルメニューを開きます。
「名前を付けて保存」をクリックする
ファイルメニュー内から「名前を付けて保存」を選択します。保存先を指定する画面が表示されます。
「ファイルの種類」をクリックする
保存先を指定したら、「ファイルの種類」のドロップダウンメニューをクリックします。
「PDF」を選択する
「ファイルの種類」から「PDF」を選択します。
「保存」をクリックする
保存先とファイル名を確認し、「保存」をクリックすると、選択した範囲のみがPDFファイルとして保存されます。
PDF化する際の注意点とコツ
- 印刷範囲を設定しないと、シート全体がPDF化されてしまいます。必要な範囲だけをPDFにするためには、必ず印刷範囲を設定しましょう。
- PDF化した際に文字が小さくなることがあります。その場合は、「ページレイアウト」タブ内の「拡大縮小印刷」で「次のページ数に合わせて印刷」を選び、「横1、縦1」と設定すると、文字が大きくなり、見やすくなります。
- PDF化した際に余白が気になる場合、「ページレイアウト」タブ内の「余白」で「狭い」などを選択すると、余白を調整できます。
よくある質問や疑問
Q: 印刷範囲を設定しても、PDF化した際に余計な部分が含まれてしまいます。どうすれば良いですか？
印刷範囲を設定した後、「表示」タブの「改ページプレビュー」をクリックし、青い点線をドラッグして調整することで、余計な部分を除外できます。
Q: PDF化した際に文字が小さくなってしまいました。どうすれば良いですか？
「ページレイアウト」タブ内の「拡大縮小印刷」で「次のページ数に合わせて印刷」を選び、「横1、縦1」と設定すると、文字が大きくなり、見やすくなります。
Q: PDF化した際に余白が気になります。調整できますか？
「ページレイアウト」タブ内の「余白」で「狭い」などを選択すると、余白を調整できます。
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まとめ
Excelで特定の範囲をPDF化する方法は、初心者の方でも簡単に行えます。必要な範囲だけをPDFにすることで、無駄な部分を省き、効率的に資料を作成できます。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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