Excelで「データがある範囲だけ」を上手に印刷する方法

2025.07.18

Excelで資料を作成して印刷しようとしたとき、データのない行や列まで印刷されてしまい、無駄なページが増えてしまうことがありますよね。特に、パソコンやスマホに不安がある方にとっては、こうした操作が難しく感じられるかもしれません。

でも大丈夫！今回は、Excelで「データがある範囲だけ」を上手に印刷する方法を、初心者の方にもわかりやすく解説します。これを覚えれば、無駄なページを減らし、見やすい資料を作成できますよ。

印刷範囲の設定方法

Excelのイメージ

まず、印刷したいデータが含まれているセルをマウスでドラッグして選択します。例えば、からE10までの範囲を印刷したい場合、その範囲を選びます。

次に、上部の「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷範囲」ボタンをクリックします。表示されるメニューから「印刷範囲の設定」を選択します。これで、選択した範囲だけが印刷対象として設定されます。

設定が完了したら、「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。右側に表示される印刷プレビューで、設定した範囲が正しく表示されているか確認しましょう。

毎回印刷範囲を手動で設定するのは手間ですよね。そこで、データが増減しても自動で対応する方法をご紹介します。

まず、「数式」タブをクリックし、「名前の管理」を選択します。表示されるダイアログボックスで「新規作成」をクリックし、名前に「Print\_Area」と入力します。

次に、「参照範囲」の欄に以下の式を入力します。



=OFFSET(Sheet1!$A$1,0,0,COUNTA(Sheet1!$B:$B),5)

この式では、B列のデータが入力されている行数をカウントし、その範囲を印刷対象として設定します。

最後に、「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷範囲」ボタンをクリックします。表示されるメニューから「印刷範囲の設定」を選択します。これで、データが増減しても自動で対応する印刷範囲が設定されます。

印刷範囲を設定した後でも、シート内に空白のセルがあると、Excelが自動でその範囲まで印刷しようとします。不要な空白のセルを削除するか、印刷範囲を再確認してください。

印刷プレビューで設定した範囲が正しく表示されない場合、プリンターの設定や用紙サイズが影響している可能性があります。プリンターの設定を確認し、適切な用紙サイズを選択してください。

データが増減するたびに手動で印刷範囲を更新するのは手間ですよね。前述の「名前付き範囲」を使用する方法を活用すれば、データの増減に自動で対応できます。

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Excelで「データがある範囲だけ」を上手に印刷する方法をご紹介しました。これらの方法を活用すれば、無駄なページを減らし、見やすい資料を作成できます。

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