Excelで作成した表を印刷しようとしたとき、「右側が切れてしまった」「2ページ目の上部に余白ができてしまった」といった経験はありませんか?特にパソコン操作に不安がある方にとって、印刷設定は難しく感じるかもしれません。そこで今回は、初心者の方でも安心してできる、印刷範囲の設定方法と見切れを防ぐコツをご紹介します。
印刷範囲が見切れる原因とは?
まず、なぜ印刷範囲が見切れてしまうのか、その原因を簡単に説明します。
- セルの幅や高さが足りないセル内の文字や数字が多すぎて、セルのサイズに収まりきらない場合。
- 用紙サイズに対して内容が大きすぎる作成した表が用紙に収まらない場合。
- 改ページの位置が適切でないページの区切りが不適切で、内容が途中で切れてしまう場合。
これらの原因を一つずつ解決していきましょう。
初心者でもできる!印刷範囲の設定方法
1. 印刷したい範囲を選択する
まず、印刷したいセルの範囲をマウスでドラッグして選択します。例えば、からD20までの範囲を印刷したい場合、その範囲を選択します。
2. 印刷範囲を設定する
選択した範囲を印刷対象にするために、以下の手順で設定します。
- Excelの上部にある「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「印刷範囲」ボタンをクリックし、表示されるメニューから「印刷範囲の設定」を選択します。
これで、選択した範囲が印刷対象として設定されました。
3. 印刷プレビューで確認する
設定が正しく行われたか確認するために、印刷プレビューを表示します。
- 「ファイル」タブをクリックし、「印刷」を選択します。
- 右側に印刷プレビューが表示されます。ここで、設定した範囲が用紙に収まっているか確認します。
もし、範囲が見切れている場合は、次の方法で調整します。
印刷範囲が見切れたときの対処法
1. セルのサイズを調整する
セルの幅や高さを調整して、内容が収まるようにします。
- 列の幅を調整するには、列番号の境界線をダブルクリックします。
- 行の高さを調整するには、行番号の境界線をダブルクリックします。
2. 改ページプレビューで調整する
改ページプレビューを使って、ページの区切りを調整します。
- 「表示」タブをクリックし、「改ページプレビュー」を選択します。
- 青い線が表示されます。これが印刷範囲の区切りです。
- 青い線をドラッグして、ページの区切りを調整します。
3. 拡大縮小印刷を設定する
内容が用紙に収まらない場合、拡大縮小印刷を設定します。
- 「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「拡大縮小印刷」グループで、「拡大縮小印刷」をクリックします。
- 表示されるダイアログボックスで、倍率を調整します。
4. 用紙サイズを確認する
用紙サイズが正しく設定されているか確認します。
- 「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「サイズ」ボタンをクリックし、使用する用紙サイズ(例)を選択します。
よくある質問や疑問
Q1: 印刷プレビューで範囲が見切れている場合、どうすればいいですか?
印刷プレビューで範囲が見切れている場合、セルのサイズを調整するか、改ページプレビューでページの区切りを調整してください。また、拡大縮小印刷を設定することも有効です。
Q2: 印刷範囲を変更したい場合、どうすればいいですか?
印刷範囲を変更するには、「ページレイアウト」タブの「印刷範囲」ボタンから「印刷範囲のクリア」を選択し、その後新しい範囲を選択して「印刷範囲の設定」を行ってください。
Q3: 印刷時に文字が小さくなりすぎて読みにくい場合、どうすればいいですか?
文字が小さくなりすぎる場合、拡大縮小印刷の倍率を調整するか、セルのサイズを調整して文字が収まるようにしてください。
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まとめ
Excelで印刷範囲が見切れる問題は、設定を少し工夫することで解決できます。セルのサイズ調整や改ページプレビューの活用、拡大縮小印刷の設定などを試してみてください。もし、これらの方法でも解決しない場合は、お気軽にLINEからお声掛けください。
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