Excelで作成したデータを印刷する際、意図しないページ分割やレイアウトの乱れに悩まされた経験はありませんか？特に、表が途中で切れてしまうと、見た目が悪くなり、受け取る側にも不便をかけてしまいます。そんなときに役立つのが、「印刷範囲の点線」を使った調整方法です。今回は、初心者の方にもわかりやすく、実際の操作手順を交えて解説します。
印刷範囲の点線とは？
Excelのイメージ
Excelのシート上で、印刷範囲を示す青い点線を見たことがあるでしょうか？これは「改ページプレビュー」と呼ばれる表示モードで、実際に印刷される範囲を視覚的に確認できる機能です。点線の位置を調整することで、印刷される内容を自由にコントロールできます。
点線を表示する方法
改ページプレビューを表示するには、以下の手順を踏んでください
- Excelの上部メニューから「表示」タブをクリックします。
- 「ブックの表示」グループ内の「改ページプレビュー」を選択します。
これで、シート上に青い点線が表示され、印刷範囲を確認できるようになります。
印刷範囲の点線を追加・調整する方法
改ページプレビューで点線を調整する
改ページプレビュー表示中に、青い点線の上にカーソルを合わせると、カーソルが「↔」の形に変わります。この状態でクリックしたままドラッグすることで、点線を左右に移動させ、印刷範囲を調整できます。例えば、表が途中で切れてしまう場合、点線を適切な位置に移動させることで、1ページに収めることができます。
印刷範囲を追加する
既に設定されている印刷範囲に、新たに印刷したい部分を追加することも可能です。以下の手順で行ってください
- 追加したい範囲をマウスでドラッグして選択します。
- 「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷範囲」グループ内の「印刷範囲」を選択します。
- 表示されるメニューから「印刷範囲に追加」を選択します。
これで、選択した範囲が印刷範囲に追加されます。
印刷範囲を解除する
不要になった印刷範囲を解除するには、以下の手順を実行します
- 「ページレイアウト」タブをクリックし、「印刷範囲」グループ内の「印刷範囲」を選択します。
- 表示されるメニューから「印刷範囲のクリア」を選択します。
これで、設定されていた印刷範囲が解除され、全体が印刷対象となります。
印刷範囲の点線を消す方法
印刷範囲の点線が表示されていると、画面上での作業が見づらくなることがあります。点線を非表示にするには、以下の方法があります
改ページプレビューを解除する
改ページプレビューを解除するには、以下の手順を踏んでください
- 「表示」タブをクリックします。
- 「ブックの表示」グループ内の「標準」を選択します。
これで、改ページプレビューが解除され、点線が非表示になります。
Excelのオプションで設定する
Excelの設定で、改ページを表示しないようにすることも可能です
- 「ファイル」タブをクリックし、「オプション」を選択します。
- 「詳細設定」をクリックします。
- 「次のシートで作業するときの表示設定」内の「改ページを表示する」のチェックを外します。
- 「OK」をクリックして設定を保存します。
これで、改ページが表示されなくなり、点線も非表示になります。
よくある質問
Q1: 印刷範囲の点線が動かせません。どうすればいいですか？
点線が動かせない場合、以下の点を確認してください
- 複数のシートが選択されていないか確認してください。複数シートが選択されていると、改ページの操作ができません。
- Excelのオプションで「フィル ハンドルおよびセルのドラッグ アンド ドロップを使う」の設定が有効になっているか確認してください。
これらを確認し、設定を変更することで、点線を動かせるようになる場合があります。
Q2: 印刷範囲をサイズに合わせたいのですが、どうすればいいですか？
サイズに合わせるには、以下の手順を実行してください
- 「ページレイアウト」タブをクリックします。
- 「サイズ」グループ内の「」を選択します。
- 必要に応じて、「ページ設定」グループ内の「拡大縮小印刷」を使用して、印刷範囲を調整します。
これで、印刷範囲がサイズに合わせて調整されます。
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まとめ
Excelの印刷範囲の点線を上手に活用することで、印刷物の見栄えを良くし、無駄なページを減らすことができます。特に、表が途中で切れてしまう問題や、意図しないページ分割を防ぐために、改ページプレビューを活用して点線を調整することが重要です。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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