Excelで「選択肢＋自由入力」を設定したいけれど、難しそうで手が出せない…そんな方のために、わかりやすく解説します。特に、パソコンやスマホに不安がある45歳以上の方々にも親しみやすい内容でお届けします。
はじめに選択肢と自由入力を組み合わせるメリット
Excelのイメージ
Excelで「選択肢＋自由入力」を設定することで、以下のようなメリットがあります。
ここがポイント！
- 入力ミスを減らし、データの整合性を保つことができる。
- 選択肢にない情報も自由に入力できるため、柔軟なデータ入力が可能。
- 業務の効率化が図れる。
これから、具体的な設定方法を見ていきましょう。
基本の設定方法プルダウンリストに自由入力を許可する
まずは、プルダウンリストを設定し、その上で自由入力も可能にする方法を紹介します。
- セルを選択します。
- 「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
- 「設定」タブで「入力値の種類」を「リスト」に設定します。
- 「元の値」に、カンマ区切りで選択肢を入力します（例
はい,いいえ,未定）。
- 「エラーメッセージ」タブをクリックし、「無効なデータの入力時にエラーメッセージを表示する」のチェックを外します。
- 「注意」を選択し、自由入力時に表示するメッセージを入力します。
- 「OK」をクリックして設定を完了します。
これで、プルダウンリストから選択するだけでなく、リストにない項目も自由に入力できるようになります。
応用編リストの項目を後から追加・変更する方法
業務が進む中で、リストの項目を追加・変更したくなることがあります。そんなときのために、リストの管理方法を紹介します。
- リストを別のシートに作成し、その範囲を「名前の定義」で名前を付けておきます。
- プルダウンリストの「元の値」にその名前を参照する式（例
=商品リスト）を入力します。
- これで、リストの項目を追加・変更するだけで、プルダウンリストにも自動で反映されます。
この方法を使うと、リストの管理が楽になり、業務の効率化が図れます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに空白を含めることはできますか？
はい、できます。リストの項目に全角の空白を追加することで、空白を選択肢として表示できます。例えば、
部長,次長,課長,係長,平社員,
と入力します。
Q2: プルダウンリストの項目を後から追加・変更する方法はありますか？
はい、あります。リストを別のシートに作成し、その範囲を「名前の定義」で名前を付けておきます。プルダウンリストの「元の値」にその名前を参照する式（例
=商品リスト
）を入力します。これで、リストの項目を追加・変更するだけで、プルダウンリストにも自動で反映されます。
Q3: プルダウンリストの設定を他のセルにも適用する方法はありますか？
はい、あります。プルダウンリストを設定したセルをコピーし、他のセルに「形式を選択して貼り付け」で「入力規則」を選択して貼り付けることで、設定を他のセルにも適用できます。
まとめ
Excelで「選択肢＋自由入力」を設定することで、業務の効率化やデータの整合性を保つことができます。今回紹介した方法を参考に、ぜひ実践してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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