Excelで選択肢を絞る方法｜初心者でもできるプルダウンリストの作成と活用法

Excelを使っていると、同じようなデータを何度も入力する場面がありますよね。そんなとき、プルダウンリストを活用すると、入力ミスを減らし、作業効率がぐんとアップします。今回は、初心者の方でも簡単にできるプルダウンリストの作成方法と、選択肢を絞るテクニックをご紹介します。

プルダウンリストとは？

Excelのイメージ

プルダウンリストとは、セルをクリックすると、あらかじめ設定した選択肢が表示される機能です。例えば、「出席」「欠席」「遅刻」などの選択肢をリスト化しておくことで、入力ミスを防ぎ、データの統一性を保つことができます。

初心者の方でも簡単にできる方法をご紹介します。

これで、セルをクリックすると、設定した選択肢が表示されるようになります。

選択肢が多くなると、目的の項目を探すのが大変ですよね。そんなときは、選択肢を絞ることで、より効率的に入力できます。

例えば、「部署」を選択した後に、その部署に所属する「社員名」を選択する場合、以下の手順で設定できます。

これで、「部署」セルで選択した内容に応じて、「社員名」セルの選択肢が自動で変わるようになります。

リストの項目が増えるたびに、プルダウンリストの設定を変更するのは手間ですよね。そんなときは、以下の手順で自動で追加されるように設定できます。

これで、リストに項目を追加するだけで、プルダウンリストにも自動で反映されるようになります。

追加したい項目をリストの末尾に入力し、「データの入力規則」の「元の値」の範囲を再設定することで、選択肢に追加できます。

プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」で「すべてクリア」をクリックすると、解除できます。

プルダウンリスト自体には検索機能はありませんが、リストが長くなる前に、リストをアルファベット順やカテゴリ別に整理することで、目的の項目を見つけやすくできます。

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プルダウンリストを活用することで、入力ミスを減らし、作業効率をアップさせることができます。初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひ試してみてください。

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