Excelを使っていると、同じ項目を何度も入力する場面がありますよね。例えば、部署名や性別、商品カテゴリなど。そんなときに便利なのが、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）です。これを使えば、入力ミスを防ぎ、作業効率もアップします。
今回は、Excel初心者の方でも簡単にできるプルダウンリストの作り方を、わかりやすく解説します。
プルダウンリストって何？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると、あらかじめ設定した項目が一覧として表示される機能です。例えば、「部署名」のセルをクリックすると、「営業部」「総務部」「人事部」などの選択肢が表示され、そこから選ぶことができます。これにより、入力ミスを防ぎ、データの統一性を保つことができます。
プルダウンリストの作り方
プルダウンリストを作成する方法は大きく分けて3つあります。今回は、初心者の方でもわかりやすい「リストに直接入力する方法」を紹介します。
手順1プルダウンリストを設定したいセルを選択する
まず、プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選択します。
手順2データタブから「データの入力規則」を選択する
次に、Excelの上部にある「データ」タブをクリックし、その中の「データの入力規則」を選択します。
手順3リストを選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されますので、「設定」タブの「許可」から「リスト」を選択します。
手順4リストの項目を入力する
「元の値」欄に、プルダウンリストに表示させたい項目を半角カンマで区切って入力します。例えば、「営業部,総務部,人事部」と入力します。
手順5設定を完了する
「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。これで、選択したセルにプルダウンリストが設定されました。
プルダウンリストの便利な使い方
プルダウンリストを活用すると、さらに便利に作業ができます。
項目を追加・削除する
項目を追加したい場合は、「データの入力規則」を再度開き、「元の値」に新しい項目を追加します。削除したい場合は、不要な項目を削除して「OK」をクリックします。
複数のセルに同じプルダウンリストを設定する
複数のセルに同じプルダウンリストを設定したい場合は、設定したいセルを選択し、右下の小さな四角（フィルハンドル）をドラッグして他のセルにコピーします。
別のシートに項目リストを作成する
項目が多くなると、同じシートに入力するのが大変になります。そんなときは、別のシートに項目リストを作成し、それを参照する方法がおすすめです。
- 別のシートに項目リストを入力します。
- プルダウンリストを設定したいセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。
- 「元の値」欄に「=Sheet2!\:」のように、項目リストの範囲を指定します。
これで、別シートにある項目リストを参照したプルダウンリストが作成できます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストの項目を並べ替えることはできますか？
はい、できます。項目リストを入力したセル範囲を選択し、並べ替えを行います。その後、「データの入力規則」を再設定することで、並べ替えた順番が反映されます。
Q2: プルダウンリストに入力した項目を変更するにはどうすればいいですか？
「データの入力規則」を開き、「元の値」欄の項目を編集します。変更後、「OK」をクリックすると、プルダウンリストの内容が更新されます。
Q3: プルダウンリストを削除するにはどうすればいいですか？
プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。「すべてクリア」をクリックして「OK」を押すと、プルダウンリストが削除されます。
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まとめ
プルダウンリストを活用することで、Excelの入力作業がスムーズになり、ミスも減らすことができます。初心者の方でも簡単に設定できるので、ぜひ試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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