Excelで簡単にできる！プルダウンリストの作り方と活用法

Excelを使っていると、「あれ、あの項目を入力するのって面倒だな」と感じること、ありませんか？そんなときに便利なのが、プルダウンリスト機能です。今回は、初心者の方でも安心してできるように、わかりやすく解説していきますね。

プルダウンリストって何？

Excelのイメージ

プルダウンリストとは、あらかじめ決められた項目から選択できるリストのことです。例えば、性別や部署名、商品カテゴリーなど、選択肢が限られている場合に便利です。これを使うことで、入力ミスを減らしたり、入力作業をスピードアップできます。

プルダウンリストの作り方

プルダウンリストの作成方法は大きく分けて2つあります。どちらも簡単なので、順番に見ていきましょう。

リストを直接入力する方法

この方法は、項目数が少ない場合に便利です。

別のセル範囲を参照する方法

項目数が多い場合や、後から項目を追加・削除する可能性がある場合におすすめです。

プルダウンリストの便利な活用法

プルダウンリストは、ただの入力補助だけでなく、さまざまな場面で活用できます。

• 部署ごとの担当者を絞り込む
  部署名を選択すると、その部署に所属する担当者だけが表示されるように設定できます。
• 商品名から価格を自動反映
  商品名を選択すると、関連する価格が自動で表示されるように設定できます。
• 入力ミスの防止
  あらかじめ選択肢を決めておくことで、入力ミスを減らすことができます。

よくある質問や疑問

Q1: プルダウンリストの項目を後から追加したい場合はどうすればいいですか？

リストを参照している場合、リストに新しい項目を追加するだけで、プルダウンリストにも自動で反映されます。リストを直接入力している場合は、「データの入力規則」から「元の値」を編集して、新しい項目を追加してください。

Q2: プルダウンリストを解除したい場合はどうすればいいですか？

プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。「設定」タブで「すべてクリア」をクリックすると、プルダウンリストが解除されます。

まとめ

プルダウンリストは、Excelの中でも非常に便利な機能の一つです。入力作業の効率化やミスの防止に役立ちます。ぜひ、今回ご紹介した方法を試して、日々の作業に活用してみてくださいね。

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