Excelで簡単にプルダウンリストを作成する方法

Excelを使っていると、同じようなデータを何度も入力することがありますよね。そんなときに便利なのが「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」です。これを使うと、決まった項目を簡単に選べて、入力ミスも減らせます。

今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Excelでプルダウンリストを作成する方法を、実際の操作手順を交えてご紹介します。

プルダウンリストって何？

Excelのイメージ

プルダウンリストとは、セルをクリックすると「▼」のマークが表示され、そのマークをクリックすると選択肢が表示される機能です。例えば、「性別」や「都道府県」など、決まった項目を選ぶときに便利です。

プルダウンリストの作り方

Excelでプルダウンリストを作成する方法は大きく分けて3つあります。それぞれの方法を順番に見ていきましょう。

項目を直接入力する方法

この方法は、項目数が少ない場合に便利です。手順は以下の通りです。

これで、選択したセルにプルダウンリストが作成されます。

セル範囲を参照する方法

項目数が多い場合や、後から項目を追加・変更する可能性がある場合に便利な方法です。手順は以下の通りです。

これで、指定したセル範囲の項目がプルダウンリストとして表示されます。

名前を付けて範囲を指定する方法

項目のセル範囲に名前を付けておくと、後から範囲を変更してもプルダウンリストが自動で更新されるため、管理が楽になります。手順は以下の通りです。

これで、名前を付けたセル範囲がプルダウンリストとして表示されます。

プルダウンリストの便利な活用方法

プルダウンリストを活用すると、さらに便利な使い方ができます。

• 連動型プルダウンリスト
  1つ目のプルダウンで選んだ項目に応じて、2つ目のプルダウンの選択肢が変わるように設定できます。例えば、「都道府県」を選ぶと「市区町村」の選択肢が変わるようにすることができます。
• エラーメッセージの表示
  プルダウンリスト以外の値が入力された場合に、エラーメッセージを表示させることができます。これにより、入力ミスを防ぐことができます。
• 条件付き書式の設定
  プルダウンリストで選択した項目に応じて、セルの色や文字の色を変えることができます。これにより、データの視認性が向上します。

よくある質問や疑問

Q1: プルダウンリストを設定したセルに直接入力はできますか？

はい、プルダウンリストを設定したセルでも、リストにない項目を直接入力することができます。ただし、入力ミスを防ぐためには、リストにない項目の入力を制限することをおすすめします。

Q2: プルダウンリストの項目を後から追加・削除するにはどうすればいいですか？

プルダウンリストの項目を後から追加・削除するには、設定したセル範囲を変更するか、「データの入力規則」の「元の値」を編集することで対応できます。

Q3: プルダウンリストを複数のセルに一括で設定するにはどうすればいいですか？

プルダウンリストを設定したいセルを複数選択し、「データの入力規則」を設定することで、一括で設定できます。

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まとめ

プルダウンリストを活用することで、Excelでのデータ入力が効率的になり、入力ミスも減らすことができます。ぜひ、今回ご紹介した方法を試して、業務の効率化に役立ててください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。