Excelのセルに選択肢を追加する方法：初心者でもできるプルダウンリストの作り方

Excelで「セルに選択肢を追加したい」と思ったことはありませんか？例えば、住所録で「都道府県」を選択する際に、毎回手入力するのは面倒ですよね。そんなときに便利なのが、Excelの「プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）」機能です。これを使えば、予め設定した選択肢から簡単に選ぶことができ、入力ミスも防げます。

今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Excelでプルダウンリストを作成する方法をステップバイステップで解説します。パソコンに不安がある方も安心して進められる内容ですので、ぜひ最後までご覧ください。

プルダウンリストとは？

Excelのイメージ

プルダウンリストとは、セルをクリックすると「▼」のマークが表示され、そこから選択肢を選ぶことができる機能です。これを使うことで、入力ミスを減らし、作業効率もアップします。

例えば、住所録で「都道府県」を手入力する代わりに、プルダウンリストから選ぶことで、入力ミスを防げます。

プルダウンリストの作り方2つの方法

プルダウンリストを作成する方法は主に2つあります。状況に応じて使い分けてください。

項目を直接入力する方法

この方法では、プルダウンリストに表示させたい項目を直接入力します。項目数が少ない場合に適しています。

手順は以下の通りです

これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。

セル範囲を参照する方法

項目数が多かったり、後から項目を追加・変更したい場合は、セル範囲を参照する方法がおすすめです。

手順は以下の通りです

これで、指定したセル範囲の項目がプルダウンリストに表示されるようになります。

プルダウンリストの便利な活用法

プルダウンリストは、単に選択肢を表示するだけでなく、さまざまな場面で活用できます。

入力ミスの防止

手入力では誤字や入力ミスが発生しやすいですが、プルダウンリストを使うことで、予め設定した項目から選ぶだけなので、ミスを防げます。

作業効率の向上

大量のデータを入力する際、プルダウンリストを使うことで、選択肢を素早く選べるため、作業効率がアップします。

データの一貫性の確保

同じ項目名を統一して入力できるため、データの整合性が保たれます。

よくある質問や疑問

Q1: プルダウンリストに項目を追加したい場合はどうすればよいですか？

項目を追加したいセル範囲に新しい項目を入力した後、プルダウンリストを作成したセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。「元の値」の欄で、追加したセル範囲を再度指定し、「OK」をクリックします。

Q2: プルダウンリストを解除したい場合はどうすればよいですか？

プルダウンリストを解除したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。「設定」タブで「すべてクリア」をクリックし、「OK」をクリックします。

Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えたい場合はどうすればよいですか？

項目を並べ替えたいセル範囲を選択し、「ホーム」タブから「並べ替えとフィルター」を選択します。表示されるメニューから「昇順」または「降順」を選択して並べ替えます。

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まとめ

Excelのプルダウンリストを活用することで、データ入力がスムーズになり、ミスを減らすことができます。初心者の方でも、手順に沿って進めれば簡単に作成できますので、ぜひ試してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。