Excelで「選択肢」を設定する方法を知りたいけれど、難しそうで躊躇していませんか？実は、プルダウンリストを作成するのはとても簡単で、ちょっとしたコツを覚えれば、誰でもすぐに使いこなせるようになります。
今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Excelでプルダウンリストを作成する方法をステップバイステップでご紹介します。これを覚えれば、データ入力がぐっと楽になり、ミスも減らせますよ。
プルダウンリストとは？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、あらかじめ設定した選択肢から項目を選ぶことができる機能です。例えば、性別や部署名、商品カテゴリーなど、決まった項目を入力する際に便利です。手入力の手間を省き、入力ミスを防ぐことができます。
プルダウンリストの作り方
リストを作成する
まずは、プルダウンリストに表示させたい項目をExcelのシートに入力します。例えば、性別のリストを作成する場合、「男」と「女」を入力します。
リストを設定したいセルを選択する
次に、プルダウンリストを表示させたいセルをクリックして選択します。
データの入力規則を設定する
上部のメニューから「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。
リストを選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されたら、「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
リストの元の値を入力する
「元の値」欄に、先ほど作成したリストの項目をカンマで区切って入力します。例えば、「男,女」と入力します。
設定を完了する
「OK」ボタンをクリックして設定を完了します。これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。
リストを変更・追加する方法
リストの項目を変更する
リストの項目を変更したい場合は、「データの入力規則」ダイアログボックスを再度開き、「元の値」欄を編集します。例えば、「男,女,その他」と追加することができます。
リストの項目をセル範囲で指定する
リストの項目が多くなる場合、セル範囲を指定してリストを作成することができます。リストの項目をExcelのシートに入力し、「元の値」欄にそのセル範囲を指定します。例えば、「=\:」と入力します。
リストの項目を自動で更新する
リストの項目が増減する場合、テーブル機能を使用すると、リストの項目が自動で更新されます。リストの項目をテーブルとして設定し、「元の値」欄にテーブル名を指定します。例えば、「=テーブル1」と入力します。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに入力したい項目が表示されません。
プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」ダイアログボックスを開いて、「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか確認してください。
Q2: プルダウンリストの項目を削除したいです。
「データの入力規則」ダイアログボックスを開き、「元の値」欄を編集して不要な項目を削除してください。
Q3: プルダウンリストに複数の項目を選択できるようにしたいです。
標準のプルダウンリストでは1項目しか選択できませんが、VBA（マクロ）を使用することで複数選択を実現することができます。ただし、VBAの使用には注意が必要です。
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まとめ
プルダウンリストを活用することで、データ入力がスムーズになり、ミスも減らすことができます。ぜひ、今回ご紹介した方法を試してみてください。
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