Excelを使っていると、「このセルには決まった選択肢だけを入力したい」と思うこと、ありませんか？そんなときに便利なのが「プルダウンリスト」です。今回は、初心者の方でも安心してできる、選択肢を参照する方法をご紹介します。
プルダウンリストって何？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると、あらかじめ設定した項目が一覧で表示され、その中から選択できる機能です。例えば、「部署名」や「商品カテゴリー」など、決まった選択肢を入力したいときに役立ちます。
プルダウンリストの作り方
では、実際にプルダウンリストを作ってみましょう。
手順1リストとなるデータを準備する
まずは、プルダウンリストに表示させたい項目を、Excelのシート上に入力します。例えば、「部署名」のリストを作る場合、以下のように入力します。
- 営業部
- 総務部
- 経理部
手順2データの入力規則を設定する
次に、プルダウンリストを表示させたいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
設定画面が表示されたら、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
「元の値」の欄に、先ほど準備したリストのセル範囲を指定します。例えば、リストがからに入力されている場合、「=\:」と入力します。
最後に、「OK」をクリックすれば、選択したセルにプルダウンリストが表示されます。
リストを別のシートから参照する方法
リストの項目が多くなると、同じシートに入力するのが大変ですよね。そんなときは、リストを別のシートに作成し、そこから参照することができます。
手順1リストを別シートに作成する
新しいシートを作成し、そこにプルダウンリストの項目を入力します。例えば、「部署名」のリストを「Sheet2」のからに入力します。
手順2名前を定義する
リストを入力したセル範囲を選択し、「数式」タブの「名前の定義」をクリックします。
名前を「部署リスト」と入力し、「OK」をクリックします。
手順3データの入力規則を設定する
プルダウンリストを表示させたいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
設定画面が表示されたら、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
「元の値」の欄に、「=部署リスト」と入力します。
最後に、「OK」をクリックすれば、別シートからリストを参照したプルダウンリストが作成できます。
連動するプルダウンリストの作り方
さらに便利なのが、1つ目のプルダウンリストで選択した内容に応じて、2つ目のプルダウンリストの選択肢が変わる「連動プルダウンリスト」です。
手順1リストを準備する
まず、連動させたいリストを準備します。例えば、以下のように入力します。
- 部署名（営業部、総務部、経理部）
- 担当者名（営業部田中、鈴木、総務部佐藤、経理部高橋）
手順2名前を定義する
各リストのセル範囲を選択し、「数式」タブの「名前の定義」をクリックします。
名前を「営業部」「総務部」「経理部」と入力し、それぞれのリストに対応する名前を定義します。
手順31つ目のプルダウンリストを設定する
部署名を選択するセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
設定画面が表示されたら、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
「元の値」の欄に、「営業部,総務部,経理部」と入力します。
最後に、「OK」をクリックすれば、部署名のプルダウンリストが作成できます。
手順42つ目のプルダウンリストを設定する
担当者名を選択するセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
設定画面が表示されたら、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
「元の値」の欄に、「=INDIRECT(部署名のセル)」と入力します。例えば、部署名を選択するセルがの場合、「=INDIRECT()」と入力します。
最後に、「OK」をクリックすれば、部署名に応じて担当者名のプルダウンリストが変わるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに項目を追加したい場合、どうすればよいですか？
セルからセルにリストを作成している場合、セルに新しい項目を入力し、「データの入力規則」の設定画面で「元の値」の範囲を「=\:」と変更すれば、新しい項目がプルダウンリストに追加されます。
Q2: プルダウンリストを解除したい場合、どうすればよいですか？
プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。
設定画面が表示されたら、「入力値の種類」を「すべて」に変更し、「OK」をクリックすれば、プルダウンリストが解除されます。
Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えたい場合、どうすればよいですか？
リストの項目を並べ替えたい場合、リストを入力したセル範囲を選択し、「ホーム」タブの「並べ替えとフィルター」をクリックします。
表示されたメニューから「昇順」または「降順」を選択すれば、項目が並べ替えられます。
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まとめ
今回は、Excelで選択肢を参照する方法として、プルダウンリストの作成方法をご紹介しました。プルダウンリストを活用すれば、入力ミスの防止や作業効率の向上に繋がります。ぜひ、実際に試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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