Excelを使っていると、「同じ項目を何度も入力するのが面倒だな」「入力ミスが気になるな」と感じたことはありませんか？そんなときに便利なのが、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）機能です。これを使えば、あらかじめ決めた項目から選ぶだけで、入力が簡単・正確にできるようになります。
今回は、Excel初心者の方でも安心してできるように、わかりやすく解説していきますね。
プルダウンリストって何？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると「▼」のマークが表示され、そのマークをクリックするとあらかじめ設定した項目が一覧で表示される機能です。これを使うと、手入力の手間が省け、入力ミスも減らすことができます。
例えば、性別や部署名、商品カテゴリなど、決まった項目を何度も入力する場面で活躍します。
プルダウンリストの作り方
では、実際にプルダウンリストを作ってみましょう。以下の手順で進めていきます。
項目リストを準備する
まず、プルダウンリストに表示させたい項目をExcelのシート上に入力します。例えば、性別の項目として「男性」「女性」を入力するとします。
プルダウンを設定したいセルを選択する
次に、プルダウンリストを表示させたいセルをクリックして選択します。
「データの入力規則」を開く
Excelの上部メニューから「データ」タブを選択し、その中の「データの入力規則」をクリックします。
「リスト」を選択する
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されたら、「設定」タブを選択し、「入力値の種類」から「リスト」を選びます。
項目リストを指定する
「元の値」の欄に、先ほど準備した項目リストのセル範囲を指定します。例えば、からに「男性」と「女性」を入力していた場合、「=\:」と入力します。
設定を完了する
設定が完了したら、「OK」をクリックしてダイアログボックスを閉じます。
これで、選択したセルにプルダウンリストが設定されました。セルをクリックすると「▼」のマークが表示され、そこから「男性」や「女性」を選ぶことができます。
プルダウンリストの便利な活用方法
プルダウンリストは、ただの選択肢を表示するだけでなく、さまざまな場面で活用できます。
入力ミスの防止
手入力では、例えば「男性」と「男」など、表記の違いでデータが分かれてしまうことがあります。プルダウンリストを使えば、選択肢から選ぶだけなので、表記のゆらぎを防ぐことができます。
データの一貫性を保つ
同じ項目を複数の人が入力する場合でも、プルダウンリストを使うことで、データの一貫性を保つことができます。例えば、部署名や商品カテゴリなど、統一した名称で管理できます。
作業の効率化
毎回同じ項目を入力する手間が省けるので、作業の効率化が図れます。特に、長いリストから項目を選ぶ場合でも、プルダウンリストを使えばスムーズに選択できます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに項目を追加したい場合はどうすればいいですか？
プルダウンリストの元となる項目リストに新しい項目を追加した後、「データの入力規則」の設定を開き、元の値の範囲を新しい項目を含むように変更してください。例えば、からに項目がある場合、「=\:」と指定します。
Q2: プルダウンリストを解除したい場合はどうすればいいですか？
プルダウンリストを解除したいセルを選択し、「データの入力規則」を開き、「すべてクリア」をクリックして「OK」を押すと、解除することができます。
Q3: プルダウンリストの項目を並べ替えたい場合はどうすればいいですか？
項目リストを並べ替えるには、リストが入力されているセル範囲を選択し、「データ」タブから「並べ替え」を選びます。並べ替えの基準を指定して実行すると、項目が並べ替えられます。
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まとめ
プルダウンリストを活用することで、入力ミスの防止や作業の効率化が図れます。特に、同じ項目を何度も入力する場面では、非常に便利な機能です。ぜひ、この機会にプルダウンリストを活用して、Excel作業をより快適にしてみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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