Excelで「大項目→中項目→小項目」のように、選択肢が連動する3段階のドロップダウンリストを作成する方法をご紹介します。これにより、入力ミスを防ぎ、効率的なデータ入力が可能になります。
3段階ドロップダウンリストの概要
Excelのイメージ
3段階のドロップダウンリストは、上位の選択肢に応じて下位の選択肢が変化する仕組みです。例えば、「地域」→「都道府県」→「市区町村」のように、選択肢が階層的に連動します。
必要な準備
- データの整理各階層の項目を整理し、Excelシートに入力します。
- 名前の定義各項目に名前を付けて、後で参照できるようにします。
- INDIRECT関数の理解上位の選択肢に基づいて下位の選択肢を動的に変化させるために使用します。
実際の手順
- データの入力Excelシートに大項目、中項目、小項目を入力します。
- 名前の定義各項目範囲を選択し、「数式」タブの「名前の定義」を使用して名前を付けます。
- データの入力規則設定ドロップダウンリストを表示させたいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」をクリックします。入力値の種類を「リスト」に設定し、元の値に名前を入力します。
- 連動設定中項目と小項目のセルにも同様に「データの入力規則」を設定しますが、元の値にはINDIRECT関数を使用して、上位のセルを参照します。
実際の例
例えば、「地域」→「都道府県」→「市区町村」の3段階のドロップダウンリストを作成する場合、以下のように設定します。
- 地域セルに「地域」のリストを設定します。
- 都道府県セルB1に「都道府県」のリストを設定します。元の値には「=INDIRECT()」を使用します。
- 市区町村セルC1に「市区町村」のリストを設定します。元の値には「=INDIRECT(B1)」を使用します。
よくある質問や疑問
Q1: 名前の定義がうまくいきません。
名前の定義は、範囲選択後に「数式」タブの「名前の定義」を使用します。範囲が正しく選択されているか確認してください。
Q2: INDIRECT関数が正しく動作しません。
INDIRECT関数は、参照するセルの値が正しい名前である必要があります。名前の定義が正しく行われているか確認してください。
Q3: リストの項目が多くて管理が大変です。
項目が多い場合は、Excelのテーブル機能を使用してデータを管理すると、追加や変更が容易になります。
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まとめ
3段階の連動ドロップダウンリストを作成することで、データ入力の効率化とミスの削減が可能になります。初心者の方でも、手順を追って設定すれば簡単に作成できます。ぜひ、実際に試してみてください。
他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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