「Excelでプルダウンリストを作りたいけれど、難しそう…」と感じていませんか？でも安心してください！今回は、初心者の方でもわかりやすく、Excelでプルダウンリストを作成する方法をお伝えします。これを覚えれば、データ入力がぐっと楽になりますよ。
プルダウンリストって何？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、あらかじめ設定した選択肢から項目を選ぶことができる機能です。例えば、顧客情報を入力する際に「性別」「部署名」「ステータス」など、決まった項目を選ぶだけで入力できるようになります。これにより、入力ミスや表記の揺れを防ぐことができます。
プルダウンリストの作り方（基本編）
では、実際にExcelでプルダウンリストを作成してみましょう。以下の手順で進めていきます。
- リストにしたい項目を入力する
まず、Excelの空いているセルに、プルダウンリストに表示したい項目を入力します。例えば、「男」「女」「その他」などです。 - セルを選択する
次に、プルダウンリストを設定したいセルをクリックして選択します。 - データの入力規則を設定する
上部の「データ」タブをクリックし、「データの入力規則」を選択します。 - リストを選択する
「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択します。 - 元の値を指定する
「元の値」欄に、先ほど入力した項目をカンマ（,）で区切って入力します。例えば、「男,女,その他」と入力します。 - OKをクリックする
設定が完了したら、「OK」をクリックします。
これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。
リストを別のシートに作成する方法
項目が多くなると、同じシートにリストを作成するのが煩雑になります。そんなときは、別のシートにリストを作成し、参照する方法がおすすめです。
- 別シートにリストを作成する
新しいシートを作成し、そこにリスト項目を縦に入力します。 - 名前を定義する
リスト項目を入力したセル範囲を選択し、上部の名前ボックスに任意の名前（例「性別リスト」）を入力して、Enterキーを押します。 - データの入力規則を設定する
プルダウンリストを設定したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」を選択します。 - リストを参照する
「設定」タブの「入力値の種類」から「リスト」を選択し、「元の値」欄に「=性別リスト」と入力します。 - OKをクリックする
設定が完了したら、「OK」をクリックします。
これで、別シートに作成したリストを参照したプルダウンリストが設定されます。
項目を追加・削除する方法
リストに項目を追加・削除する際の方法は、リストの作成方法によって異なります。
リストを直接入力した場合
リスト項目をカンマで区切って直接入力した場合、項目を追加・削除するには「データの入力規則」を再度開き、「元の値」欄を編集する必要があります。
セル範囲を参照した場合
セル範囲を参照してリストを作成した場合、リスト項目を追加・削除するには、リスト項目を入力したセル範囲を編集するだけでOKです。プルダウンリストは自動的に更新されます。
名前を定義して参照した場合
名前を定義してリストを作成した場合、リスト項目を追加・削除するには、名前の定義を編集する必要があります。上部の「数式」タブから「名前の管理」を選択し、該当する名前を選択して「編集」をクリックします。そこで、参照範囲を変更することができます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストが表示されない場合、どうすればよいですか？
プルダウンリストが表示されない場合、以下の点を確認してください。
- 「データの入力規則」で「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか確認する。
- リスト項目が正しく入力されているか確認する。
- セルの書式設定が適切か確認する。
それでも解決しない場合は、Excelを再起動してみてください。
Q2: プルダウンリストに項目を追加したい場合、どうすればよいですか？
項目を追加する方法は、リストの作成方法によって異なります。セル範囲を参照してリストを作成している場合、リスト項目を追加するだけでプルダウンリストに反映されます。名前を定義してリストを作成している場合は、名前の定義を編集して参照範囲を変更する必要があります。
Q3: プルダウンリストを削除したい場合、どうすればよいですか？
プルダウンリストを削除するには、リストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開いて、「すべてクリア」をクリックします。これで、プルダウンリストが削除されます。
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まとめ
プルダウンリストを活用することで、データ入力が効率的になり、入力ミスや表記の揺れを防ぐことができます。今回ご紹介した方法を参考に、ぜひExcelでプルダウンリストを作成してみてください。
他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。
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