Excelで簡単にプルダウンリストを作成する方法

「Excelでプルダウンリストを作りたいけれど、難しそう…」と感じていませんか？でも安心してください！今回は、初心者の方でもわかりやすく、Excelでプルダウンリストを作成する方法をお伝えします。これを覚えれば、データ入力がぐっと楽になりますよ。

プルダウンリストって何？

Excelのイメージ

プルダウンリストとは、あらかじめ設定した選択肢から項目を選ぶことができる機能です。例えば、顧客情報を入力する際に「性別」「部署名」「ステータス」など、決まった項目を選ぶだけで入力できるようになります。これにより、入力ミスや表記の揺れを防ぐことができます。

プルダウンリストの作り方（基本編）

では、実際にExcelでプルダウンリストを作成してみましょう。以下の手順で進めていきます。

これで、選択したセルにプルダウンリストが表示されるようになります。

リストを別のシートに作成する方法

項目が多くなると、同じシートにリストを作成するのが煩雑になります。そんなときは、別のシートにリストを作成し、参照する方法がおすすめです。

これで、別シートに作成したリストを参照したプルダウンリストが設定されます。

項目を追加・削除する方法

リストに項目を追加・削除する際の方法は、リストの作成方法によって異なります。

リストを直接入力した場合

リスト項目をカンマで区切って直接入力した場合、項目を追加・削除するには「データの入力規則」を再度開き、「元の値」欄を編集する必要があります。

セル範囲を参照した場合

セル範囲を参照してリストを作成した場合、リスト項目を追加・削除するには、リスト項目を入力したセル範囲を編集するだけでOKです。プルダウンリストは自動的に更新されます。

名前を定義して参照した場合

名前を定義してリストを作成した場合、リスト項目を追加・削除するには、名前の定義を編集する必要があります。上部の「数式」タブから「名前の管理」を選択し、該当する名前を選択して「編集」をクリックします。そこで、参照範囲を変更することができます。

よくある質問や疑問

Q1: プルダウンリストが表示されない場合、どうすればよいですか？

プルダウンリストが表示されない場合、以下の点を確認してください。

• 「データの入力規則」で「ドロップダウンリストから選択する」にチェックが入っているか確認する。
• リスト項目が正しく入力されているか確認する。
• セルの書式設定が適切か確認する。

それでも解決しない場合は、Excelを再起動してみてください。

Q2: プルダウンリストに項目を追加したい場合、どうすればよいですか？

項目を追加する方法は、リストの作成方法によって異なります。セル範囲を参照してリストを作成している場合、リスト項目を追加するだけでプルダウンリストに反映されます。名前を定義してリストを作成している場合は、名前の定義を編集して参照範囲を変更する必要があります。

Q3: プルダウンリストを削除したい場合、どうすればよいですか？

プルダウンリストを削除するには、リストを設定したセルを選択し、「データの入力規則」を開いて、「すべてクリア」をクリックします。これで、プルダウンリストが削除されます。

まとめ

プルダウンリストを活用することで、データ入力が効率的になり、入力ミスや表記の揺れを防ぐことができます。今回ご紹介した方法を参考に、ぜひExcelでプルダウンリストを作成してみてください。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。