Excelを使っていると、同じ情報を何度も入力する場面が多いですよね。そんなときに便利なのが、プルダウンリスト（ドロップダウンリスト）です。これを使うと、あらかじめ決められた選択肢から選ぶだけで、入力ミスを防げて、作業がスムーズになります。
今回は、初心者の方でもわかりやすいように、プルダウンリストの作り方をステップ・バイ・ステップでご紹介します。パソコンやスマホに自信がない方も、安心して進められる内容になっていますので、ぜひ最後までご覧ください。
プルダウンリストとは？
Excelのイメージ
プルダウンリストとは、セルをクリックすると、あらかじめ設定した選択肢が表示される機能です。例えば、「性別」「部署名」「商品カテゴリ」など、決まった項目を入力する際に便利です。
これを使うと、手入力の手間が省けるだけでなく、入力ミスや表記の揺れも防げます。
プルダウンリストの作り方（初心者向け）
では、実際にプルダウンリストを作成してみましょう。以下の手順で進めてください。
プルダウンリストを設定したいセルを選択
まず、プルダウンリストを表示させたいセルをクリックします。例えば、セルに「性別」を入力する場合、そのセルを選びます。
「データ」タブを開く
次に、Excelの上部にある「データ」タブをクリックします。
「データの入力規則」を選択
「データ」タブの中にある「データの入力規則」ボタンをクリックします。
「リスト」を選択
開いたウィンドウで、「設定」タブを選び、「入力値の種類」から「リスト」を選択します。
選択肢を入力
「元の値」の欄に、プルダウンリストに表示させたい項目をカンマ（,）で区切って入力します。例えば、「男性,女性」と入力します。
「OK」をクリック
最後に、「OK」ボタンをクリックすると、設定が完了します。
これで、セルをクリックすると、「▼」マークが表示され、選択肢から「男性」または「女性」を選べるようになります。
応用編項目数が多い場合の設定方法
項目数が多くなると、手入力では管理が大変になります。そんなときは、Excelのシート内に項目リストを作成し、それを参照する方法が便利です。
項目リストを作成
例えば、別のシートに「男性」「女性」「その他」といった項目を縦に並べて入力します。
名前を付ける
項目リストを選択し、Excelの上部にある「名前ボックス」にわかりやすい名前（例性別リスト）を入力して、Enterキーを押します。
「データの入力規則」を設定
プルダウンリストを設定したいセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
名前を参照
「元の値」の欄に「=性別リスト」と入力し、「OK」をクリックします。
これで、項目リストを管理するシートを変更すれば、プルダウンリストの内容も自動で更新されます。
よくある質問や疑問
Q1: プルダウンリストに新しい項目を追加したい場合、どうすればいいですか？
項目リストを管理しているシートに新しい項目を追加するだけで、プルダウンリストにも自動で反映されます。手動でリストを更新する必要はありません。
Q2: プルダウンリストを設定したセルに、手入力で値を入力することはできますか？
はい、プルダウンリストを設定したセルでも、リストにない値を手入力することができます。ただし、入力ミスを防ぐためには、リストから選択することをおすすめします。
Q3: プルダウンリストを削除したい場合、どうすればいいですか？
プルダウンリストを設定したセルを選択し、「データ」タブから「データの入力規則」をクリックし、「すべてクリア」を選択することで、削除できます。
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まとめ
プルダウンリストを活用することで、入力ミスを減らし、作業効率を大幅に向上させることができます。特に、同じ情報を何度も入力する場面では、その効果を実感できるでしょう。
もし、この記事を読んで「もっと詳しく知りたい」「他にも疑問やお悩みがある」と感じた方がいらっしゃれば、お気軽にLINEからお声掛けください。あなたの作業がもっと快適になるよう、お手伝いさせていただきます。
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