皆さん、こんにちは！今日は、Excelでデータ検証を使って、選択肢が連動するカスケード選択の作り方をご紹介します。例えば、国を選ぶと、その国に対応する都市が自動的に表示されるような仕組みです。Excel初心者の方でも簡単にできますので、一緒にやってみましょう！
カスケード選択とは？
Excelのイメージ
まず、カスケード選択についてお話しします。これは、あるリストで選んだ項目に応じて、次のリストの内容が変わる仕組みです。例えば、以下のような流れです。
ここがポイント！
- 「国」リストで「日本」を選ぶと、「都市」リストには「東京」「大阪」「名古屋」などが表示される。
- 「国」リストで「アメリカ」を選ぶと、「都市」リストには「ニューヨーク」「ロサンゼルス」「シカゴ」などが表示される。
このように、前の選択に応じて次の選択肢が変わるので、データ入力がとてもスムーズになります。
Excelでカスケード選択を作成する手順
では、具体的にExcelでカスケード選択を作ってみましょう。以下の手順で進めていきます。
1. データの準備
まず、元となるデータを用意します。新しいシートを作成し、以下のようにデータを入力してください。
| A列 | B列 |
|---|---|
| 国 | 都市 |
| 日本 | 東京 |
| 日本 | 大阪 |
| 日本 | 名古屋 |
| アメリカ | ニューヨーク |
| アメリカ | ロサンゼルス |
| アメリカ | シカゴ |
2. 名前の定義
次に、各国ごとに都市のリストを作成し、それぞれに名前を付けます。
- 新しいシートを作成し、「日本」の都市リストを入力します。例えば、セルからに「東京」「大阪」「名古屋」と入力します。
- この範囲（）を選択し、リボンの「数式」タブから「名前の定義」をクリックします。
- 名前を「日本」と入力し、OKをクリックします。
- 同様に、「アメリカ」の都市リストも作成し、名前を「アメリカ」と定義します。
3. ドロップダウンリストの作成
次に、ユーザーが選択するためのドロップダウンリストを作成します。
- 「国」を選択するセル（例えば、Sheet1の）を選びます。
- リボンの「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
- 「設定」タブで、「入力値の種類」を「リスト」に設定します。
- 「元の値」ボックスに「日本,アメリカ」と入力し、OKをクリックします。
- 次に、「都市」を選択するセル（例えば、B1）を選び、同様に「データの入力規則」を開きます。
- 「設定」タブで、「入力値の種類」を「リスト」に設定します。
- 「元の値」ボックスに「=INDIRECT()」と入力し、OKをクリックします。
これで、で選んだ国に応じて、B1の都市リストが変わるようになります。
よくある質問や疑問
Q1: 他の国や都市を追加したい場合はどうすればいいですか？
新しい国や都市を追加する場合、以下の手順で行います。
- 新しい国の都市リストを作成し、適切な範囲に入力します。
- その範囲を選択し、「名前の定義」で新しい国名を設定します。
- 「国」のドロップダウンリストの「データの入力規則」を編集し、「元の値」に新しい国名を追加します。
これで、新しい国とその都市が選択できるようになります。
Q2: セルの参照を変更したら、ドロップダウンリストが機能しなくなりました。どうすればいいですか？
セルの参照が変わると、INDIRECT関数の参照先も変わる可能性があります。データの入力規則で設定した「元の値」の参照先が正しいか確認し、必要に応じて修正してください。
まとめ
いかがでしたか？Excelでのカスケード選択は、データ入力を効率化し、ミスを減らすのにとても役立ちます。最初は少し手間に感じるかもしれませんが、一度設定してしまえばとても便利です。ぜひ試してみてくださいね。他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。
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