Excelでテーブルのデータをフィルターして並べ替える方法｜初心者でも安心！

Excelを使っていると、たくさんのデータを扱う場面が増えてきますよね。そんなとき、必要な情報だけを取り出したり、順番を変えたりする機能が「フィルター」と「並べ替え」です。これらの機能を使いこなせると、作業がぐっと楽になりますよ。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、Excelでテーブルのデータをフィルターして並べ替える方法をご紹介します。

フィルター機能で必要なデータだけを表示する方法

Excelのイメージ

フィルターの設定方法

まず、フィルターを使いたいテーブルの見出し行（項目名が入っている行）を選択します。次に、Excelの「データ」タブをクリックし、「フィルター」ボタンを押します。すると、各見出しのセルに小さな▼マークが表示されます。これがフィルターが有効になった証拠です。

特定のデータを抽出する方法

フィルターを設定したら、▼マークをクリックして、表示されるリストから抽出したい項目にチェックを入れ、「OK」を押します。例えば、「商品名」列から「健康ウーロン茶×12」のみを表示させることができます。これで、必要なデータだけが表示されます。

フィルターを解除する方法

フィルターを解除したいときは、再度「データ」タブの「フィルター」ボタンをクリックするか、各見出しの▼マークをクリックして「すべて選択」にチェックを入れ、「OK」を押します。これで、すべてのデータが再び表示されます。

並べ替え機能でデータの順番を変更する方法

簡単な並べ替え

データを昇順や降順で並べ替えたいときは、並べ替えたい列のセルをクリックし、「データ」タブの「昇順」または「降順」ボタンを押します。これで、数値や文字列が順番に並び替えられます。

複数の条件で並べ替える方法

例えば、「地域ごとに並べて、さらにその中で売上が高い順に並べたい」といった場合、次の手順で並べ替えができます。

これで、設定した優先順位に従ってデータが並び替えられます。

よくある質問や疑問

フィルターをかけた状態で新しい列を追加したいのですが、どうすればよいですか？

新しい列を追加する際、既存のフィルターが適用された状態では、新しい列にもフィルターを適用する必要があります。方法は、追加したい列を選択し、「データ」タブの「フィルター」ボタンをクリックすることで、新しい列にもフィルターが適用されます。

並べ替えをしたらデータがぐちゃぐちゃになってしまいました。どうすれば元に戻せますか？

並べ替えを行う前に、データに連番を振っておくと、元の順番に戻す際に便利です。連番を振る方法は、列を追加し、最初のデータに「1」を入力し、フィルハンドルを表の最後の行までドラッグすることで、すべてのデータに番号が振られます。これで、並べ替え前の順番を確認できます。

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まとめ

Excelの「フィルター」と「並べ替え」機能を使いこなすことで、大量のデータから必要な情報を簡単に抽出したり、順番を変えたりすることができます。最初は少し戸惑うかもしれませんが、繰り返し使っていくうちに、どんどん便利さを実感できるはずです。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。