Excelのバージョン履歴を有効に活用する方法：初心者でも安心！

Excelを使っていると、「あれ？いつの間にかデータが消えちゃった」「間違って保存しちゃったかも…」なんて経験、ありませんか？そんなときに頼りになるのが、Excelの「バージョン履歴」機能です。これを使えば、過去の状態に戻すことができるんですよ。今回は、初心者の方でもわかりやすく、この機能の使い方と注意点をお伝えします。

バージョン履歴って何？

Excelのイメージ

Excelのバージョン履歴とは、ファイルを編集・保存するたびに、その時点の状態を記録してくれる機能です。例えば、数日前に作成した内容や、間違って削除してしまったデータなど、過去の状態に戻すことができます。

バージョン履歴を使うための準備

バージョン履歴を活用するためには、いくつかの準備が必要です。

バージョン履歴の確認方法

バージョン履歴を確認するには、以下の手順を試してみてください。

注意点と活用のコツ

バージョン履歴を有効に活用するためのポイントは以下の通りです。

• 定期的に保存する
  編集を加えたら、こまめに保存する習慣をつけましょう。これにより、必要な時に過去の状態に戻しやすくなります。
• ファイル名に日付を入れる
  例えば、「売上報告_2025年5月17日.xlsx」のように、ファイル名に日付を入れると、後で目的のバージョンを見つけやすくなります。
• クラウドストレージを活用する
  OneDriveやSharePointを利用することで、複数のデバイスからアクセスでき、バージョン履歴も活用しやすくなります。

よくある質問や疑問

Q1: バージョン履歴はどのくらいの期間保存されますか？

バージョン履歴は、Microsoft 365の設定によりますが、通常は30日間保存されます。それ以降は古いバージョンが削除されることがありますので、必要なデータは早めに復元しておくことをおすすめします。

Q2: ローカルに保存したファイルでもバージョン履歴は使えますか？

いいえ、ローカルに保存されたファイルではバージョン履歴機能は利用できません。OneDriveやSharePointなどのクラウドストレージに保存することで、バージョン履歴を活用できます。

Q3: バージョン履歴を使っても、完全に元に戻せない場合はありますか？

はい、バージョン履歴で復元できるのは、保存された時点の状態までです。それ以降の変更は元に戻せません。また、バージョン履歴が無効になっている場合や、保存されていない場合は、復元できないことがあります。

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まとめ

Excelのバージョン履歴機能は、データの誤操作や消失から守る強力な味方です。特に、OneDriveやSharePointに保存し、Microsoft 365を利用している方には、ぜひ活用していただきたい機能です。操作も簡単で、万が一のトラブル時にも安心ですね。

他にも疑問やお悩み事があれば、お気軽にLINEからお声掛けください。