Excelの「入力規則」と「スピル」を活用して業務効率化！初心者でもできる連動ドロップダウンリストの作り方

Excelの「入力規則」と「スピル」機能を使えば、業務の効率化がぐっと進みます。特に、複数の選択肢から選ぶ「連動ドロップダウンリスト」を作成すると、入力ミスや手間を減らせます。今回は、初心者の方でもわかりやすいように、ステップバイステップで解説します。

「入力規則」とは？

Excelの「入力規則」は、セルに入力できる内容を制限する機能です。例えば、「プルダウンリストから選んで入力する」「整数のみ入力する」など、データの整合性を保つために使います。これにより、入力ミスや表記ゆれを防ぐことができます。

「スピル」は、数式によって複数の値が生成され、その値が隣接するセルに自動的に配置される機能です。例えば、「=SORT()」と入力すると、からまでの値が昇順に並べ替えられ、その結果が自動的に隣のセルに表示されます。これにより、手動でセルをコピー＆ペーストする手間が省けます。

連動ドロップダウンリストとは、1つ目のリストの選択肢によって、2つ目のリストの内容が変わる仕組みです。例えば、「地域」を選ぶと、「都道府県」のリストが自動的に変わるようなものです。

以下の手順で作成できます

テーブルを作成する
まず、地域や都道府県などのデータをテーブル形式で整理します。これにより、データの追加や削除が容易になります。
スピル関数を使用してリストを作成する
「=UNIQUE(テーブル名[列名])」と入力することで、指定した列のユニークな値を抽出し、スピルで表示させます。
入力規則を設定する
「データ」タブから「データの入力規則」を選択し、「リスト」を選びます。元の値にスピル範囲を指定することで、プルダウンリストが動的に変化します。

これにより、1つ目のリストの選択肢に応じて、2つ目のリストの内容が自動的に変わる連動ドロップダウンリストが完成します。

スピル範囲内に他のデータが入力されていると、スピルが正常に動作しないことがあります。スピル範囲を確認し、必要に応じて他のデータを移動してください。

リストの元となるデータが変更された場合、入力規則のリストも手動で更新する必要があります。リストの元データを変更した後、「データの入力規則」を再設定してください。

スピル機能は、Microsoft 365およびExcel 2021以降のバージョンで使用できます。Excel 2019以前のバージョンでは使用できません。

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Excelの「入力規則」と「スピル」機能を組み合わせることで、業務の効率化が図れます。特に、連動ドロップダウンリストを作成することで、入力ミスや手間を減らすことができます。初心者の方でも、ステップバイステップで進めれば簡単に作成できますので、ぜひ挑戦してみてください。

他にも疑問やお悩み事があればお気軽にLINEからお声掛けください。