ExcelにPDFを貼る方法の完全ガイド！初心者でも失敗しない5つの方法とぼやけ解消術と便利なVBAコードを添えて

ExcelでPDF資料を活用したいのに、貼り付け方が分からず困っていませんか？実は、ExcelにPDFを貼り付ける方法は複数あり、それぞれに適した使い分けがあります。ただ闇雲に貼り付けようとすると、画像がぼやけてしまったり、アイコン表示になってしまったり、思い通りにいかないことも。この記事では、初心者でも今日から実践できる5つの方法を、トラブル解決法とともに徹底解説します。資料作成の効率が劇的に向上する秘訣を、ぜひ最後までご覧ください。

そもそもPDFファイルをExcelで扱う前に知っておくべき基礎知識
【方法1】オブジェクトとして挿入する－PDF全体をリンク形式で埋め込む
【方法2】PDFアイコンで挿入する－シンプルですっきりした見た目に
【方法3】スクリーンショットで画像として挿入する－最も鮮明で自由度が高い
【方法4】Excelの組み込みスクリーンショット機能を使う－手軽で便利な標準機能
【方法5】PDF内の表データを直接取り込む－データ活用の最先端テクニック
PDF内のテキストをコピー＆ペーストする基本技
ぼやけてしまう問題の完全解決法－画質を劇的に改善する設定
アイコン表示になってしまう問題の解決方法
複数ページのPDFを扱う実践テクニック
状況別の最適な方法の選び方－プロの判断基準
VBAで作業を自動化！PDFをExcelに貼り付ける実用コード集
セキュリティ面での注意点－安全にPDFを扱うために
大量のPDFを効率的に処理するワークフロー
モバイル環境でのPDF貼り付け対応
よくある質問
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
PDF貼り付けに関する業務効率化のベストプラクティス
まとめ

そもそもPDFファイルをExcelで扱う前に知っておくべき基礎知識

Excelのイメージ

まず大切なのは、PDFファイルは直接Excelで開いたり編集したりすることができないという点です。PDFは「Portable Document Format」の略称で、どの端末で開いても同じレイアウトで表示できる優れたファイル形式です。そのため、WordやExcelといったソフトがない環境でも閲覧でき、レイアウトが崩れることもありません。

しかし、この「どこでも同じように見える」という特性が、逆に編集のしにくさにつながっています。だからこそ、PDFをExcelに活用したい場合は、適切な貼り付け方法を選ぶ必要があるのです。

【方法1】オブジェクトとして挿入する－PDF全体をリンク形式で埋め込む

最もシンプルで便利なのが、PDFをオブジェクトとして挿入する方法です。この方法では、PDF全体をExcel内に埋め込み、ダブルクリックすることで元のPDFファイルを開くことができます。

実践手順は以下の通りです。まず、Excelの「挿入」タブをクリックし、「テキスト」グループ内にある「オブジェクト」を選択します。表示されたダイアログボックスで「ファイルから」タブをクリックし、「参照」ボタンから挿入したいPDFファイルを選びます。選択後、「挿入」ボタンを押し、最後に「OK」をクリックすれば完了です。

この方法の最大のメリットは、資料の原本にアクセスできる点です。Excelシート上にはPDFの1ページ目がプレビュー表示され、ダブルクリックするとAdobe Acrobat Readerなどで全ページを閲覧できます。取扱説明書や参考資料など、詳細を確認したい可能性がある場合に最適です。

ただし注意点として、この方法では複数ページがあっても1ページ目しか表示されません。また、環境によってはプレビュー画像がぼやけて見えることがあります。これについては後ほど解決法を紹介します。

【方法2】PDFアイコンで挿入する－シンプルですっきりした見た目に

資料をシンプルにまとめたい場合は、PDFをアイコン形式で挿入するのがおすすめです。手順は方法1とほぼ同じですが、ダイアログボックスで「アイコンで表示」にチェックを入れる点が異なります。

具体的には、「挿入」タブから「オブジェクト」を選び、「ファイルから」タブで「参照」ボタンをクリックします。挿入したいPDFを選択した後、「アイコンで表示」にチェックを入れて「OK」を押せば完了です。

この方法の利点は、見た目がすっきりしてシート内のスペースを取らないことです。複数の参考資料を添付したい場合や、データ中心の資料で添付ファイルはアクセスできれば良いという場合に向いています。アイコンをダブルクリックすれば、Adobe Acrobat Readerでファイルが開きます。

【方法3】スクリーンショットで画像として挿入する－最も鮮明で自由度が高い

PDF内の特定部分だけを使いたい場合や、画質を最優先したい場合は、スクリーンショット機能を使って画像として貼り付けるのが最適です。この方法なら、複数ページの中から必要なページを選んだり、一部分だけをトリミングしたりできます。

Windowsをお使いの場合、まず挿入したいPDFを開いて目的のページや部分を表示させます。次に「Windowsキー」と「Shiftキー」と「S」を同時に押すと、Snipping Toolが起動します。画面が白くなったら、マウスでドラッグして必要な範囲を選択してください。スクリーンショットが撮影されたら、右上の保存アイコンをクリックして画像として保存します。

Excel側では、「挿入」タブから「図」を選び、「このデバイス」をクリックします。保存したスクリーンショット画像を選択して「挿入」ボタンを押せば完了です。必要に応じて、Excelのトリミング機能でさらに調整することもできます。

Macをお使いの場合は、「Command」キーと「Shift」キーと「4」を同時に押すことで、画面の好きな部分をトリミングできるスクリーンショットが撮影できます。あるいは「Command」キーと「Shift」キーと「3」で全画面のスクリーンショットも可能です。

この方法の最大の強みは、画質が最も鮮明でぼやけにくい点です。グラフや図表など、細かい部分までしっかり見せたい場合に特に有効です。ただし、画像として貼り付けるため、元のPDFファイルへのリンクは自動で設定されません。必要であれば、画像を右クリックして「リンク」から手動でハイパーリンクを設定すると良いでしょう。

【方法4】Excelの組み込みスクリーンショット機能を使う－手軽で便利な標準機能

実は、Excel自体にもスクリーンショット機能が組み込まれています。この方法は、PDFとExcelを同時に開いておく必要がありますが、外部ツールを使わずに完結できる便利な方法です。

まず、挿入したいPDFファイルとExcelを両方開き、一つの画面に重なるように配置します。全画面表示ではなく、ウィンドウを並べて表示させることがポイントです。次にExcelの「挿入」タブをクリックし、「図」グループから「スクリーンショット」を選択します。

表示されたメニューで「画面の領域」をクリックすると、画面全体が白く霧がかかったような表示になります。この状態でマウスポインタを操作し、必要な部分をドラッグして選択します。選択した部分が自動的にExcelシートに挿入されるため、あとは適切な位置に移動させるだけです。

この方法は、PDFファイルを画像として保存する手間が省けるという利点があります。複数のページから異なる部分を次々に挿入したい場合、この方法が最も効率的です。

【方法5】PDF内の表データを直接取り込む－データ活用の最先端テクニック

PDF内の表データを編集可能な状態でExcelに取り込みたい場合は、Power Query機能を使ったデータ取り込みが革新的です。この方法なら、PDF内の数値や文字データを画像としてではなく、セルに直接入力された状態で取り込めます。

手順は以下の通りです。Excelの「データ」タブをクリックし、「データの取得」から「ファイルから」を選び、さらに「PDFから」を選択します。対象のPDFファイルを選んで「インポート」ボタンを押すと、PDFファイル内の表が自動的に検出されます。

取り込みたい表を選択し、「読み込み」をクリックすれば、データがExcelシートに展開されます。「データの変換」を選択すれば、Power Queryエディタが開き、不要な列を削除したり、データ型を変更したりといった前処理も可能です。

この方法は、大量のデータを扱う場合や定期的にPDFからデータを取り込む場合に特に有効です。ただし、PDFが画像として保存されている場合や、複雑なレイアウトの場合はうまく認識されないこともあります。

PDF内のテキストをコピー＆ペーストする基本技

もっとシンプルに、PDF内のテキストや表の数値だけが必要な場合は、直接コピー＆ペーストする方法も覚えておきましょう。PDFファイルを開き、必要な部分をマウスでドラッグして選択します。右クリックして「コピー」を選ぶか、「Ctrl」キーと「C」を同時押しでコピーし、Excelシートに「Ctrl」キーと「V」でペーストするだけです。

この方法が使えるのは、PDFのテキストが選択可能な状態になっている場合のみです。スキャンした書類やデザインされた画像の場合は選択できないため、スクリーンショット方式を使う必要があります。

ぼやけてしまう問題の完全解決法－画質を劇的に改善する設定

ExcelにPDFをオブジェクトとして挿入すると、プレビュー画像がぼやけて見えることがあります。これは、Excelが自動的に画像を圧縮する設定になっているためです。この問題は、設定を変更することで解決できます。

まず、Excelの「ファイル」タブを開き、「その他」から「オプション」をクリックします。表示されたダイアログボックスの左側メニューから「詳細設定」を選びます。画面を下にスクロールすると、「イメージのサイズと画質」という項目が見つかります。ここで「ファイル内のイメージを圧縮しない」にチェックを入れて「OK」をクリックすれば完了です。

この設定を有効にすると、画像の画質が大幅に向上します。ただし、ファイルサイズが大きくなる可能性があるため、メールで送信する場合やストレージ容量が限られている場合は注意が必要です。画質とファイルサイズのバランスを考えながら、状況に応じて設定を切り替えると良いでしょう。

Adobe Acrobat Reader DCを使っている場合は、スナップショット機能の解像度設定も確認しましょう。「編集」メニューから「環境設定」を開き、「一般」カテゴリで「スナップショットツール画像に固定解像度を使用」にチェックを入れ、数値を「300」から「350」ピクセル毎インチに設定すると、印刷にも耐えうる高画質になります。

アイコン表示になってしまう問題の解決方法

PDFの内容を表示させたいのに、アイコンだけが表示されてしまうことがあります。これは、挿入時の設定ミスが原因です。解決方法は簡単で、オブジェクトを挿入する際に「アイコンで表示」のチェックボックスが入っていないか確認するだけです。

もしすでにアイコンで挿入してしまった場合は、一度削除して再挿入するのが最も確実です。「挿入」タブから「オブジェクト」を選び、「ファイルから」タブで対象のPDFを選択する際、「アイコンで表示」のチェックが外れていることを確認してから「OK」をクリックしてください。

複数ページのPDFを扱う実践テクニック

複数ページあるPDFファイルの場合、全ページを一度に挿入することはできません。しかし、用途に応じた賢い対応方法があります。

全ページを表示したい場合は、オブジェクトとして挿入してダブルクリックで開けるようにするか、各ページを個別にスクリーンショットして貼り付ける方法が考えられます。特定のページだけが必要な場合は、そのページを開いた状態でスクリーンショットを撮影するのが効率的です。

より本格的に対応したい場合は、PDFを分割して1ページずつのファイルにするか、無料のオンラインツールでPDFから画像に変換する方法もあります。ただし、社内規則で外部サイトの利用が制限されている場合は、上司に相談してから使用しましょう。

状況別の最適な方法の選び方－プロの判断基準

ここまで5つの方法を紹介してきましたが、どの方法を選ぶべきか迷うこともあるでしょう。実は、状況によって最適な方法は異なります。

原本にアクセスできるようにしたい場合は、オブジェクト挿入またはアイコン挿入が適しています。特に参考資料や詳細な仕様書など、必要に応じて全ページを確認したい場合に有効です。一方、PDF内の図表やグラフを鮮明に見せたい場合は、スクリーンショット方式が圧倒的に優れています。

データを編集したい場合は、Power Queryでの取り込みが最適です。月次レポートのように定期的に同じ形式のPDFからデータを取り込む作業があれば、一度設定しておけば自動化できます。見た目をシンプルにしたい場合は、アイコン挿入が便利です。

また、共有相手の環境も考慮する必要があります。オブジェクトとして挿入したPDFは、相手の環境にAdobe Acrobat Readerがインストールされていないと開けない可能性があります。確実に内容を見せたい場合は、スクリーンショットで画像として貼り付ける方が安全です。

VBAで作業を自動化！PDFをExcelに貼り付ける実用コード集

Excelのイメージ

手作業でPDFを一つずつ貼り付けるのは時間がかかりますよね。実は、VBA（Visual Basic for Applications）を使えば、これらの作業を自動化できます。ここでは、実務で即使える便利なVBAコードを複数紹介します。コピー＆ペーストするだけで使えるので、プログラミング初心者の方でも安心してください。

VBAの使い方の基本－初めての方へ

VBAコードを実行する前に、簡単な準備が必要です。Excelで「Alt」キーと「F11」キーを同時に押すと、VBAエディタが開きます。「挿入」メニューから「標準モジュール」を選択し、表示された画面に以下のコードをコピー＆ペーストしてください。コードを貼り付けたら、「F5」キーを押すか、「実行」ボタンをクリックすることでコードが実行されます。

【コード1】指定フォルダ内のPDFを一括でオブジェクト挿入する

複数のPDFファイルを一度に挿入したい場合に便利なコードです。このコードは、指定したフォルダ内のすべてのPDFファイルを自動的にExcelシートに挿入します。



Sub InsertMultiplePDFs()

Dim folderPath As String

Dim fileName As String

Dim ws As Worksheet

Dim currentRow As Long

Dim pdfObj As Object
 'ワークシートを設定

Set ws = ActiveSheet

currentRow = 2 '開始行（2行目から挿入）
 'フォルダパスを指定（適宜変更してください）

folderPath = "C:\Users\YourName\Documents\PDFs\"
 'フォルダ内のファイルを検索

fileName = Dir(folderPath & "*.pdf")
 Do While fileName <> ""

'オブジェクトとして挿入

Set pdfObj = ws.OLEObjects.Add( _

Filename:=folderPath & fileName, _

Link:=False, _

DisplayAsIcon:=False)
 '位置とサイズを調整

With pdfObj

.Left = ws.Cells(currentRow, 2).Left

.Top = ws.Cells(currentRow, 2).Top

.Width = 200

.Height = 150

End With
 'ファイル名をA列に記入

ws.Cells(currentRow, 1).Value = fileName
 '次の行へ移動

currentRow = currentRow + 10
 '次のファイルを検索

fileName = Dir()

Loop

MsgBox "PDFの挿入が完了しました！", vbInformation End Sub

このコードを使用する際は、folderPath変数の値を実際のフォルダパスに変更してください。実行すると、指定フォルダ内のすべてのPDFが自動的にシートに配置されます。

【コード2】選択したPDFをアイコン形式で挿入する

ダイアログボックスでPDFを選択し、アイコン形式で挿入するコードです。見た目をすっきりさせたい場合に最適です。



Sub InsertPDFAsIcon()

Dim filePath As Variant

Dim ws As Worksheet

Dim pdfObj As Object

Dim selectedCell As Range
 'アクティブセルを記憶

Set selectedCell = ActiveCell

Set ws = ActiveSheet
 'ファイル選択ダイアログを表示

filePath = Application.GetOpenFilename( _

FileFilter:="PDFファイル (*.pdf), *.pdf", _

Title:="挿入するPDFファイルを選択してください")
 'キャンセルされた場合は終了

If filePath = False Then

Exit Sub

End If
 'アイコンとして挿入

Set pdfObj = ws.OLEObjects.Add( _

Filename:=filePath, _

Link:=False, _

DisplayAsIcon:=True, _

IconFileName:="C:\Windows\System32\shell32.dll", _

IconIndex:=0)
 '選択したセルの位置に配置

With pdfObj

.Left = selectedCell.Left

.Top = selectedCell.Top

.Width = 50

.Height = 50

End With

MsgBox "PDFアイコンを挿入しました！", vbInformation End Sub

このコードは、現在選択しているセルの位置にPDFアイコンを配置します。複数のファイルを整然と配置したい場合に便利です。

【コード3】PDFへのハイパーリンクを自動設定する

画像として貼り付けたPDFに、元ファイルへのハイパーリンクを自動で設定するコードです。画質を保ちながら原本にアクセスできる理想的な方法です。



Sub AddHyperlinkToPDF()

Dim filePath As Variant

Dim selectedShape As Shape

Dim ws As Worksheet
 Set ws = ActiveSheet
 '画像が選択されているか確認

On Error Resume Next

Set selectedShape = ws.Shapes(Application.Selection.Name)

On Error GoTo 0
 If selectedShape Is Nothing Then

MsgBox "画像を選択してから実行してください", vbExclamation

Exit Sub

End If
 'PDFファイルを選択

filePath = Application.GetOpenFilename( _

FileFilter:="PDFファイル (*.pdf), *.pdf", _

Title:="リンク先のPDFファイルを選択してください")
 If filePath = False Then

Exit Sub

End If
 'ハイパーリンクを設定

ws.Hyperlinks.Add _

Anchor:=selectedShape, _

Address:=filePath, _

TextToDisplay:=""

MsgBox "ハイパーリンクを設定しました！" & vbCrLf & _ "画像をクリックするとPDFが開きます", vbInformation End Sub

このコードを使えば、スクリーンショットで貼り付けた画像にも、簡単にPDFへのリンクを設定できます。

【コード4】すべてのPDFオブジェクトのサイズを統一する

既に挿入されているPDFオブジェクトのサイズをまとめて統一するコードです。資料の見た目を整えるのに役立ちます。



Sub UnifyPDFObjectSize()

Dim ws As Worksheet

Dim obj As OLEObject

Dim targetWidth As Double

Dim targetHeight As Double

Dim count As Integer
 Set ws = ActiveSheet

count = 0
 'サイズを指定（ポイント単位）

targetWidth = 200

targetHeight = 150
 'すべてのOLEObjectをループ

For Each obj In ws.OLEObjects

'PDFオブジェクトのみ処理

If InStr(1, obj.progID, "AcroExch", vbTextCompare) > 0 Or _

InStr(1, obj.progID, "PDF", vbTextCompare) > 0 Then
 obj.Width = targetWidth

obj.Height = targetHeight

count = count + 1

End If

Next obj

MsgBox count & "個のPDFオブジェクトのサイズを統一しました", vbInformation End Sub

このコードは、シート内のすべてのPDFオブジェクトを同じサイズに調整します。統一感のある資料作りに最適です。

【コード5】PDFファイル情報を一覧表として作成する

フォルダ内のPDFファイルの情報を取得し、一覧表を作成するコードです。ファイル管理や目次作成に便利です。



Sub CreatePDFList()

Dim folderPath As String

Dim fileName As String

Dim ws As Worksheet

Dim currentRow As Long

Dim fso As Object

Dim file As Object
 Set ws = ActiveSheet

Set fso = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")
 'フォルダパスを指定

folderPath = "C:\Users\YourName\Documents\PDFs\"
 'ヘッダー行を作成

ws.Cells(1, 1).Value = "ファイル名"

ws.Cells(1, 2).Value = "ファイルサイズ（KB）"

ws.Cells(1, 3).Value = "更新日時"

ws.Cells(1, 4).Value = "フルパス"
 '太字にして色を付ける

With ws.Range("A1:D1")

.Font.Bold = True

.Interior.Color = RGB(200, 200, 200)

End With
 currentRow = 2

fileName = Dir(folderPath & "*.pdf")
 Do While fileName <> ""

Set file = fso.GetFile(folderPath & fileName)
 'ファイル情報を記入

ws.Cells(currentRow, 1).Value = fileName

ws.Cells(currentRow, 2).Value = Round(file.Size / 1024, 2)

ws.Cells(currentRow, 3).Value = file.DateLastModified

ws.Cells(currentRow, 4).Value = folderPath & fileName
 'フルパスにハイパーリンクを設定

ws.Hyperlinks.Add _

Anchor:=ws.Cells(currentRow, 4), _

Address:=folderPath & fileName, _

TextToDisplay:=folderPath & fileName
 currentRow = currentRow + 1

fileName = Dir()

Loop
 '列幅を自動調整

ws.Columns("A:D").AutoFit

MsgBox "PDFファイル一覧を作成しました！", vbInformation End Sub

このコードを使えば、フォルダ内のPDFファイルを管理しやすい一覧表にできます。

セキュリティ面での注意点－安全にPDFを扱うために

ExcelにPDFを貼り付ける際、セキュリティに関する重要な注意点があります。特に機密情報を含むPDFを扱う場合は、以下の点に気をつけましょう。

オブジェクトとして挿入したPDFは、Excelファイル内に埋め込まれます。つまり、Excelファイルを共有すると、PDF内の情報もすべて共有されることになります。社外秘の情報が含まれている場合は、アイコン挿入ではなく、画像として必要な部分だけを貼り付ける方が安全です。

また、VBAコードを使用する場合は、マクロの実行を許可する必要があります。信頼できないソースからのExcelファイルでマクロを有効にするのは危険なので、自分で作成したファイルや信頼できる送信元からのファイルのみでマクロを実行してください。

外部のオンラインツールでPDFを変換する場合も注意が必要です。機密情報を含むファイルをアップロードすると、情報漏洩のリスクがあります。社内規定を確認し、必要であればオフラインで完結する方法を選択しましょう。

大量のPDFを効率的に処理するワークフロー

月次レポートや定期報告書など、大量のPDFファイルを定期的に処理する必要がある場合は、効率的なワークフローを構築することが重要です。

まず、ファイル命名規則を統一しましょう。「YYYYMMDD_レポート名.pdf」のような一貫した命名規則にすることで、VBAでの自動処理が容易になります。次に、PDFファイルを特定のフォルダに集約します。作業用フォルダ、処理済みフォルダ、アーカイブフォルダのように分類すると管理しやすくなります。

VBAコードを使って自動化する場合は、エラー処理も組み込んでおくことをおすすめします。ファイルが見つからない、ファイルが破損しているなどの問題が発生した際に、処理を停止してエラーメッセージを表示するようにしておけば、問題の早期発見につながります。

モバイル環境でのPDF貼り付け対応

ExcelのモバイルアプリやWeb版を使用している場合、デスクトップ版とは操作方法が異なる点があります。モバイル版Excelでは、VBAが使用できないため、手動での操作が基本となります。

ただし、スマートフォンやタブレットでも、画像として貼り付ける方法は使用できます。PDFをスクリーンショットで保存し、Excelの「挿入」から「写真」を選択して貼り付けることが可能です。外出先での急な資料作成にも対応できます。

クラウドストレージを活用することで、デスクトップで作成したPDF入りExcelファイルを、モバイルでも閲覧できます。OneDriveやGoogle Driveと連携させれば、どのデバイスからでもアクセス可能になります。

よくある質問

ExcelにPDFを貼り付けるとファイルサイズが大きくなりすぎる場合はどうすればいいですか？

ファイルサイズが気になる場合は、いくつかの対策があります。まず、画像圧縮設定を有効にすることで、ある程度のファイルサイズ削減が可能です。「ファイル」タブから「その他」「オプション」「詳細設定」と進み、「ファイル内のイメージを圧縮しない」のチェックを外してください。また、スクリーンショットを撮影する際は、必要最小限の範囲だけを選択することも重要です。どうしてもサイズが大きくなってしまう場合は、PDFファイルへのハイパーリンクを設定する方法も検討しましょう。アイコンだけを配置してリンクを張れば、ファイルサイズを最小限に抑えられます。

MacでExcelにPDFを貼り付ける方法は違いますか？

基本的な手順はWindowsと同じですが、スクリーンショットのショートカットキーが異なります。画面全体を撮影したい場合は「Command」「Shift」「3」、選択した範囲だけを撮影したい場合は「Command」「Shift」「4」を同時に押してください。撮影したスクリーンショットはデスクトップに自動保存されるので、それをExcelに挿入します。オブジェクトとして挿入する方法やExcel組み込みのスクリーンショット機能は、Windows版と同じ手順で使用できます。

PDF内のテキストが選択できない場合はどうすればいいですか？

PDFがスキャンした書類や画像として作成されている場合、テキストを直接選択してコピーすることはできません。この場合は、スクリーンショットを撮影して画像として貼り付ける方法が最も確実です。どうしてもテキストデータとして取り込みたい場合は、OCR機能を持ったツールを使用する必要があります。Adobe Acrobat Proなどの有料ツールや、無料のオンラインOCRサービスを活用すると、画像からテキストを抽出できます。

挿入したPDFが印刷時に表示されない問題の解決方法は？

印刷時にPDFが表示されない場合、オブジェクトとして挿入したものが「表示のみ」設定になっている可能性があります。挿入したオブジェクトを右クリックし、「オブジェクトの書式設定」から「プロパティ」タブを確認してください。「オブジェクトを印刷する」にチェックが入っているか確認しましょう。また、画像として貼り付けた場合でも、印刷プレビューで確認することをおすすめします。レイヤーの問題で印刷されないこともあるため、必要に応じてオブジェクトを最前面に移動させてください。

今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？

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