Excelのプルダウン（ドロップダウンリスト）機能を使えば、あらかじめ設定したリストから選択するだけでデータ入力が可能になり、入力作業の効率化やミスの削減に大きく貢献します。
スムーズなデータ入力や間違えを減らす方法を知りたいならExcelのプルダウンを知っておくと使えます。
当サイトではExcelについて知っておくべき情報を多数掲載しています。あわせてそちらもご覧いただくと専門的知識が得られますよ。
プルダウンリストとは？
Excelでこんなことしたいって思ってませんか？👇
- データ入力の効率化・ミス防止 プルダウンリストを設定することで、入力する値を選択式にできます。これにより誤入力を防ぎ、入力作業の効率が上がります。
- データの統一性の確保 プルダウンリストに入力候補を設定しておけば、全ユーザーが同じ選択肢から入力するため、データの統一性が保たれます。
- 選択値の制限 プルダウンリストを活用すれば、入力可能な値を特定の選択肢に制限することができます。これは納期や製品コードなど、入力値が決まっているデータに有効です。
- 入力ルールの設定 プルダウンリストの値に応じて、他のセルの入力ルールを変更するような高度な設定を行いたい場合もあります。
- データベースとの連携 プルダウンリストの選択肢を別のデータソースから引っ張ってくるような運用を検討している可能性があります。
つまり、Excelのプルダウンを知っておけば全部できちゃいますよん。ってことです。
プルダウン設定を理解する必要があるユーザーは、データの入力・管理を効率的に行いたい、あるいはデータ品質を高めたいって思っている人にはもってこいです。
プルダウンリストは、Excelのセルに対して事前に設定した項目のリストから選択して入力する機能です。この機能を活用することで、入力の際の誤りを防ぎ、データの一貫性を保つことが可能になります。特に、同じ種類のデータを繰り返し入力する場合や、特定の項目から選択してデータを入力したい場合に有効です。
プルダウンリストの作成方法
まずは、直接リストを設定する手順をお教えしますね。
- プルダウンリストを設定したいセルを選択します。
- 「データ」タブから「データの入力規則」をクリック。
- 「設定」タブで「リスト」を選択し、「ドロップダウンリストから選択する」にチェック。
- 「元の値」にリストの項目を半角カンマで区切って入力します。
個別でプルダウンリストを設定するときは、上記の方法でOKです。
次に、別のセル範囲からリストを参照する方法を紹介します。
- リストの項目を別のセルに入力します。
- プルダウンリストを設定したいセルを選択し、「データの入力規則」を開きます。
- 「元の値」で、リストの項目が入力されたセル範囲を指定します。
プルダウンのリストの中身を設定するときは、直接リストを編集するか、シート内のセルに書いてある内容を参照させるかの二択でできます。
プルダウンリストの活用方法
Excelのプルダウンリストはデータの入力効率を向上させるだけでなく、データの正確性を保つための強力なツールです。
プルダウンリストの応用方法についていくつか紹介しておきますね。事前に使用方法がイメージできれば、使いたい時に柔軟に使えますのでね。
- リストの自動更新: リストをテーブル化することで、リストに項目を追加または削除した場合に、プルダウンリストに自動的に反映させることができます。
- 名前の定義: 項目が多いリストや、項目の変更が予想される場合は、「名前の定義」を使用してリストを管理すると便利です。
- 入力規則の貼り付け: リスト設定を複数のセルに適用したい場合は、入力規則のコピー＆ペーストを活用します。
リストの自動更新をテーブル機能でやる！
Excelでプルダウンリストをテーブル化すると、リストに項目を追加または削除すると自動的にプルダウンリストが更新されます。これは、項目が頻繁に変更される場合に非常に便利です。
まずはテーブルを作りましょう。
- リストの項目を含むセル範囲を選択します。
- 「ホーム」タブの「スタイル」グループ内の「テーブルとして書式設定」をクリックし、希望のテーブルスタイルを選択します。
- テーブルの作成ダイアログが表示されたら、「OK」をクリックします。
次に、プルダウンリストにテーブルを参照させましょう。
- プルダウンリストを設定したいセルを選択し、「データ」タブの「データの入力規則」を開きます。
- 「設定」タブで「リスト」を選択し、「元の値」にテーブル化したリストを`=テーブル名[カラム名]`の形式で入力します。
これで、テーブルに新しい項目を追加すると、プルダウンリストに自動的に反映されるようになりました。
名前の定義をしてリストの管理が簡単に！
「名前の定義」機能を使用すると、リストに名前を付けて管理することができ、プルダウンリストの設定が簡単になります。
まず、名前の定義の作成をしていきましょう。
- リストの項目を含むセル範囲を選択します。
- 「数式」タブの「定義された名前」グループ内の「名前の定義」をクリックします。
- 「名前の定義」ダイアログで、リストに適した名前を付け、「OK」をクリックします。
次に、プルダウンリストで名前を参照できるようにしましょう。
- プルダウンリストを設定したいセルで「データの入力規則」を開き、「リスト」を選択します。
- 「元の値」に先ほど定義した名前を`=名前`の形式で入力します。
入力規則の貼り付けで効率的な設定を適用しよう！
複数のセルに対して同じプルダウンリストを適用する場合、入力規則の貼り付け機能を使用すると便利です。
まず、プルダウンリストが設定されたセルをコピーしましょう。
- プルダウンリストが設定されているセルを選択し、「Ctrl + C」でコピーします。
次に、入力規則を貼り付けたいセルに適用させましょう。
- 貼り付けたいセル範囲を選択し、「Ctrl + Alt + V」を押し、「形式を選択して貼り付け」ダイアログを開きます。
- 「検証」を選択し、「OK」をクリックします。
これらの応用技をマスターすることで、Excelのプルダウンリストをより効果的に活用することができます。データの整合性を保ちつつ、作業効率を大幅に向上させましょう。
まとめ
Excelのプルダウンリスト機能は、データ入力の効率化だけでなく、入力ミスの削減やデータの一貫性保持にも寄与する強力なツールです。記事で紹介した基本的な設定方法から、リストの自動更新や名前の定義を活用する応用技まで、幅広く活用して作業の効率を上げましょう。
では、最後に本記事の内容をサクッとまとめてお別れとなります。
- プルダウンリストのメリットは「入力の効率化とミス防止」「データの統一性の確保」「選択値の制限と入力ルールの設定」です。
- プルダウンリストの作成方法は「直接リストを設定する方法」と「別のセル範囲からリストを参照する方法」の２つです。
- プルダウンリストの活用方法は「リストの自動更新をテーブル機能で実現」「名前の定義を使用したリストの管理」「入力規則の貼り付けによる効率的な設定」などがあります。
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