ビジネスで使える！ChatGPTにメールの文章作成をしてもらう汎用的な呪文（プロンプト）

メール作るのってめんどくさいですよね？

ビジネス用のメールを書いて、時間をかけて添削してもお客さんのアポ取れなかったり、なんか時間のムダ感ハンパないです。

できればメールの本文使いまわしたいけど、相手や提案する内容によっても違う内容でメールの本文を作成しなければいけません。

また、上司への報告メールも結構気を使って作成しなければいけないのでめんどくさいですよね？

それChatGPTで解決しませんか？

どうも！今日からプロンプトエンジニアを名乗りたいと勝手に思っているuri uri（@Uriuri_writer）です。今日はあなたにChatGPTを使って簡単に営業メールを作る方法を教えますね！メール作成の悩みから解放され、あなたのビジネスコミュニケーションも一段と向上すること間違いなし！

それではいってみましょー！

ChatGPTを使ったメール文章作成方法
ChatGPTでビジネスメールのプロンプトを書くコツ
ChatGPTのメール作成における注意点
1. 個人情報や会社の情報は入れないようにする
2. 絶対に内容を見てから相手に送る
【Q&A】よくある質問に勝手に回答
まとめ

ChatGPTを使ったメール文章作成方法

取引先や上司、他部署などとのメールのやり取りが多く、メールの文章をいちいち考えるのがめんどくさいという方は少なくないでしょう。

伝えたい要点のみだけ送ればいいわけではなく、ある程度の礼儀やお作法があるのがビジネスメールです。

ChatGPTは文章を作成するにとても向いているツールです。

あなたが作成したいメールの文章作成を依頼すれば、パッとひな型を作ってくれます。

具体的なプロンプト（指示）を、ChatGPTへ入力すればしっかりとした内容のメールが作れます。このプロンプトがめっちゃ重要です。

なぜなら、プロンプトの内容によって使えるものになるかが大きく変わるからです。

例えば、ChatGPTにメールの件名や本文を書いてもらいたいから、「私はビジネスパートナーに月末の会議の日程調整のメールを書きたい」と入力するのと「私はビジネスパートナーに月末の会議の日程調整のメールを書きたい。要件を手短に件名に記載し、以下の日程で調整をしたい旨をメールの本文に記載してください。6月27日13:00～、6月28日10:00～、6月29日終日調整可能。」のでは、内容に違いが出てきます。

実際に２つのプロンプトをChatGPTへ入力すると以下のような内容が出力されます。

【「私はビジネスパートナーに月末の会議の日程調整のメールを書きたい」と入力した場合】

ChatGPTにメールを書いてもらうように指示出しの例１

件名: 月末会議の日程調整について

本文:
[ビジネスパートナーの名前]様

お世話になっております。[あなたの名前]です。私たちの月末会議の日程を調整するため、このメールをお送りしています。

ご多忙とは存じますが、以下の日程候補をご確認いただき、可能な日時をお知らせいただけますと幸いです。

1.日程候補：[日付][時間帯]
2.日程候補：[日付][時間帯]
3.日程候補：[日付][時間帯]

もし他にご都合のよい日程がありましたら、ご提案いただければ幸いです。可能な限り調整いたします。

また、会議の場所やオンラインミーティングのリンクのご指定があれば、お知らせください。

お手数をおかけしますが、返信いただけるまでに可能な限り早めのご連絡をいただけますと助かります。

どうぞよろしくお願いいたします。

[あなたの名前]
[あなたの連絡先情報]

【「私はビジネスパートナーに月末の会議の日程調整のメールを書きたい。要件を手短に件名に記載し、以下の日程で調整をしたい旨をメールの本文に記載してください。6月27日13:00～、6月28日10:00～、6月29日終日調整可能。」と入力した場合】

ChatGPTにメールを書いてもらうように指示出しの例２

件名: 月末の会議の日程調整について

本文:
拝啓 [ビジネスパートナーの名前様],

お世話になっております。私たちの月末の会議について、日程の調整をお願いいたします。

以下の日程での調整が可能ですので、ご確認いただき、ご都合の良い日時をお知らせいただけますと幸いです。

6月27日（火） 13:00～
6月28日（水） 10:00～
6月29日（木）終日
上記の日程の中で、お時間を割いていただける日がございましたら、ご連絡ください。また、他の提案がございましたら、遠慮なくお知らせください。

お忙しい中恐縮ですが、どうぞよろしくお願いいたします。

敬具
[あなたの名前]

※このメールは日本語の例文ですので、場合によってはビジネスパートナーに適した表現に適宜変更してください。

上記の２つとも若干足りない部分もあるかと思いますが、ほぼほぼコピペで送れるひな型が出来上がりました。

２つの大きな違いとしては日付の詳細情報が記載された点です。コピペするときになるべく手入力を減らしたいときには便利ですよね。

なので、ザックリ「ChatGPTにメールの本文を書いてもらいたい」と思ったらできるだけ、なるべく具体的に記載した方が自分が変更したり、入力する手間がなくなります。

ChatGPTでメールの文章を作成する呪文例１

では、ChatGPTでメールの文章作成する呪文（プロンプト）例をいくつかご紹介したいと思います。

個人的には、GPT-4の方が結果が良いものなりやすいのでChatGPT Plusに加入している人は、GPT-4に切り替えてプロンプトの入力をオススメします。

以下のプロンプトは、「パソコン販売の営業マンが新規顧客へ営業するためにメールを送る」という場面を想定して作っています。

「命令」「商品」「ターゲット層」については適宜変更して使用してください。

あなたは商品の魅力や商品の内容を理解して商品に対して大衆が求めていることを文章にできるセールスライターであり、プロのセールスマンです

これから会って営業したい新規顧客へメールを送ります。下記の「命令」「商品」「ターゲット層」を理解してメールのタイトルと本文を作成してください。

# 命令:

・メールの案を３つ作成してください。

・メールの本文は1000文字以内にしてください。

・メールの本文は直接お会いして話がしたいという内容を必ず入れてください。

・Zoomなどのテレビ会議が可能なことも本文に明記してください。

・必ず商品のベネフィット要素を本文に加えてください。

・会える日程としての候補日「6月1日の10:00～」「6月2日の13:00～」「6月3日の15:00～」を相手に提案する内容にしてください。
# 商品:

・Windows11の法人向けパソコン。

# ターゲット層: ・30代～40代の男性。・予算がない中小企業の管理職。・パソコンを買い替えたいと思っている。・なるべく高スペックで安価なパソコンが欲しいと思っている。

プロンプトの内容としては「営業がしたいから会わせろ！」って内容です。

出力結果は以下のようになります。

**メール案1:**

タイトル: 高品質で手頃な価格！Windows11搭載の法人向けパソコンについて

本文:
お世話になっております。新しいパソコンの購入をご検討中の皆様に、Windows11搭載の法人向けパソコンをご紹介したくご連絡させていただきました。当パソコンは高性能ながらも、お求めやすい価格を実現しております。

一度、直接お話しする機会を設けたく、提案日時として6月1日10時、6月2日13時、または6月3日15時をご提案させて頂きます。Zoomなどのテレビ会議でも対応可能ですので、お気軽にご連絡ください。

詳細をお伝えする前に、商品の特長をご紹介します。Windows11は、使い勝手の良さとセキュリティの強化を兼ね備えています。また、我々のパソコンは高スペックでありながら、手頃な価格で提供しています。

皆様とのお話を楽しみにしております。どうぞよろしくお願い申し上げます。

**メール案2:**

タイトル: 少ない予算でも高スペックを手に入れる、Windows11法人向けパソコンのご紹介

本文:
お世話になっております。新規のパソコン購入を検討中の皆様へ、Windows11搭載の法人向けパソコンのご案内です。手頃な価格でありながら、高スペックを実現した当製品は、予算を気にすることなく、最新のテクノロジーをご体験いただけます。

お会いして直接詳しくご説明したいと考えております。候補日として、6月1日10時、6月2日13時、6月3日15時をご提案させていただきます。Zoomなどのテレビ会議でも対応可能です。

この法人向けパソコンは、Windows11の最新機能を備えつつ、高性能でありながら手頃な価格で提供しております。

ご検討いただけますと幸いです。皆様とのお話をお待ちしております。

**メール案3:**

タイトル: 中小企業に最適！Windows11搭載、高性能・低価格パソコンのご提案

本文:
拝啓

予算と性能、二つを同時に追求する中小企業の皆様に、私たちのWindows11搭載の法人向けパソコンをご紹介させていただきます。本製品は、予算内で高性能なパソコンを求めているお客様のニーズに応えるべく、特におすすめの一品です。

詳細を直接お伝えできればと思います。お会いできる日程として、6月1日の10時、6月2日の13時、または6月3日の15時をご提案させていただきます。また、Zoomなどのテレビ会議を通じてでも可能です。

当社のWindows11搭載パソコンは、高性能でありながら低価格を実現し、使い勝手とセキュリティを強化したWindows11により、お仕事の効率化を強力にサポートします。

お客様の貴重なお時間をいただけますと幸いです。どうぞよろしくお願い申し上げます。

敬具

１つの内容を出力するよりも複数提案してもらって、使えそうな部分をコピペして使うのが一番いいと思います。

文章の出力が途中で止まってしまった場合は「続き」や「続きを書いてください」と入力してもらえればOKです。

また、足りない部分は加筆修正しないといけませんので、そこは上手いことやってください。

ChatGPTでメールの文章を作成する呪文例２

次に、もうちょっと営業色が強めな文章を作成してみましょう。



あなたは、プロのインサイドセールス担当者です。メールで相手からの信頼を獲得し、セールスにつなげるプロです。

以下の制約条件とメール内容をもとに、最高のメール文を出力してください。

# 制約条件:

・丁寧で誠実さが伝わる文章校正にする

・相手が信頼してくれるような文章にする

・文章内容は全体で1500文字から2000文字以内にする

・相手に商品を購入してもらうことが最終目的です

・相手が不快に思うような押し売りはしないこと

・正しい敬語を使い、相手への尊敬を怠らないこと

・相手が商品を購入したくなる文章にする

# メール内容: ・資料請求したお客様に対するメール・最初に資料請求をしてくれた感謝の気持ちを伝える・資料請求のきっかけとお客様の課題や問題を自然な形で聞き出し、興味があれば返信いただけるよう促す・自然な形で、ヒアリングと製品デモのお打ち合わせの打診をする。・お打ち合わせでは他社事例や御社にあったプランが提供できることを伝える・相手の都合に合わせるように「6月1日13:00～」「6月2日15：00～」「6月3日11：00～」で直接会う日程を組む。また、Zoomなどのテレビ会議ツールでも問題ないことを伝える。

プロンプトの内容としては「資料請求をしてくれた興味をもっているユーザー」に対しての営業メールです。

出力結果は以下のようになります。

件名：【感謝】資料請求頂きありがとうございました – ご相談と製品デモのご提案

〇〇様、

はじめまして、【会社名】のインサイドセールスを担当しております、〇〇と申します。

先日は資料をご請求いただき、誠にありがとうございました。ご高抬のお気持ち、心より感謝申し上げます。

資料請求がどのようなご状況やご課題から生まれたものか、お聞かせいただけると幸いです。それをお聞きすることで、より具体的なソリューションをご提供する手助けとなることでしょう。お時間のあるときに、いただいた資料についての感想や疑問、または現在抱えている問題について何でもご共有いただければと思います。

さて、資料をご覧いただいた上で、もしご興味がございましたら、製品のデモや詳細についてのご説明をさせていただくためのお打ち合わせをお願いできればと考えております。その際には、他社様の事例や、ご貴社にぴったりと合ったプランの提案もさせていただくことが可能です。もちろん、この機会が、お客様の問題解決の一助となることを願っております。

具体的なお打ち合わせの日程としましては、こちらからいくつか候補をご提示させていただきます。
・6月1日 13:00～
・6月2日 15:00～
・6月3日 11:00～

いずれも、ご都合がよろしければ直接会う形でも、またはZoomなどのテレビ会議ツールを利用したオンライン形式でも対応可能です。ご希望の日程や形式をお知らせいただければと思います。

〇〇様のご都合を最優先に考慮させていただきますので、どうぞお気軽にお申し付けください。

それでは、貴重なお時間を割いてのご返信、心からお待ちしております。

心より感謝申し上げます。

敬具

【あなたの名前】
【あなたの役職名】
【会社名】
【連絡先】

インサイドセールス担当者ですって名乗らなくてもわかるので、その点は削除ですね。結構カチっとした文章なので相手によってはもうちょっと砕けた表現をしても面白いかもしれないですね。

ChatGPTでメールの文章を作成する呪文例３

最後は、社内の上司へ報告する際のメールを作成するプロンプトの例です。

あなたは、上司に従順なサラリーマンです。メールで相手からの信頼を獲得するのを得意としています。

以下の報告事項をまとめて、丁寧に上司に報告するメールの件名と文章を作成してください。

# 報告事項

・当社の××製品の販売について○○社は購入の意思を示している。

・しかし、社内稟議の関係で金額について半額にできないのかという相談を受けている。

・現在○○社と金額交渉を行っている。もちろん、こちらとしては現状の金額のままで稟議を通してもらいたい旨は話をしている。

・もし○○社との金額交渉がダメだった場合の代替案について上司に提案する。

・上司から見て何か足りない点やアドバイスがあればしてほしいことを伝える。

プロンプトの内容としては「現状はこうなってますよー！」っていう報告するための内容です。

交渉が難航してダメだった時のバックアッププランや上司にアドバイスを求めているところがミソです。

出力結果は以下のようになります。

# メール件名:
「○○社に対する××製品の販売交渉および価格問題について」

# メール本文:
先程はお忙しい中、お時間を割いていただきありがとうございました。

重要な報告がございますので、こちらのメールにてご確認いただけますと幸いです。

○○社との間で、当社の××製品の販売について話し合いを行っております。喜ばしいことに○○社は購入に対する意思を示してくれています。しかし、彼らの社内稟議の関係から、販売価格について半額にできないかという提案を受けております。

現在、私たちは○○社と価格交渉を進めておりますが、こちらとしては現状の金額のままで稟議を通していただくことを強く希望しております。

万が一、価格交渉が難航した場合の代替案として、製品の価格は変えずにお支払い方法や期間を柔軟にすることを提案したいと思っております。具体的な提案につきましては、さらなる詳細を整理し、近日中にお伝えいたします。

この問題につきまして、上司であるあなたから見て何か不足している点、または改善できる点があれば教えていただけると大変助かります。私たちは常に改善と進歩を目指しており、あなたのアドバイスを待っております。

何卒よろしくお願い申し上げます。

[あなたの名前]