「昨日まで予定表にきちんと色がついていたのに、今朝Outlookを開いたらすべて同じ色になっていた」「共有カレンダーの色分けが相手側で反映されない」――そんな経験はありませんか？ Outlookの予定表をカテゴリごとに色分けして管理している方にとって、ある日突然その色が消えてしまうのは、業務効率を一気に低下させる深刻な問題です。
実はこのトラブルには、アップデートによるUI変更、キャッシュの破損、共有設定のズレ、IMAPアカウントの制限など、複数の原因が絡んでいます。しかも2025年以降、Microsoftが「新しいOutlook」への移行を加速させたことで、カテゴリの色が勝手にパステル調に変わったり、クラシック版で設定していた分類項目がごっそり消えるという報告が世界中で急増しています。
この記事では、Outlook予定表の色分けが消える原因を7つのパターンに分類し、それぞれの具体的な解決手順をわかりやすく解説します。初心者の方でも順番に試せば必ず復旧できますし、上級者の方にはレジストリ編集やPowerShellによる対処法もご紹介します。
- Outlookの予定表で色分け（カテゴリ）が消える7つの主な原因と、それぞれに対応した具体的な復元手順の解説
- 新しいOutlookへの移行やアップデートで色が薄くなる・消える問題への最新の対策方法
- 共有予定表で色分けが反映されないときの権限設定の見直しと再共有のやり方
- そもそもOutlookの予定表の色分けはどういう仕組みで動いているのか？
- Outlookの予定表の色分けが消える7つの原因と解決方法
- 色分けを消さないための予防策と運用のコツ
- 新しいOutlookで色分けに関して変わったポイントまとめ
- 情シス歴10年超の現場視点で教える！色分けトラブルを根本解決する実践テクニック
- VBAマクロでカテゴリの色分けを自動化・復旧する方法
- 条件付き書式を使ってカテゴリなしでも色分けする裏ワザ
- Power Automateを使ったカテゴリ管理の次世代アプローチ
- 共有予定表の色が消えたときのPowerShellによる再設定手順
- 実際の現場で頻発するけど解決策がわかりにくいトラブル事例
- 知っておくと便利なOutlookの色分け関連の隠れ機能
- ぶっちゃけこうした方がいい！
- Outlookの予定表の色分けが消えることに関するよくある質問
- 今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
- まとめ
そもそもOutlookの予定表の色分けはどういう仕組みで動いているのか？
Outlookのイメージ
問題を正しく解決するためには、まずOutlookの色分けがどのような仕組みで成り立っているのかを理解しておくことが大切です。「なんとなく色がついている」と思っている方も多いのですが、実はこの色には「カテゴリ（分類項目）」という明確な機能が裏側で動いています。
カテゴリと色の関係を正しく理解しよう
Outlookの予定表に表示される色は、すべてカテゴリ（分類項目）によって制御されています。カテゴリとは、予定やメール、連絡先などに横断的に適用できるラベルのようなもので、それぞれに色と名前を設定できます。たとえば「営業会議」を青、「社内研修」を緑、「プライベート」を紫、というように設定しておけば、予定表を開いた瞬間にどのカテゴリの予定かが一目でわかるわけです。
ここで重要なのは、カテゴリの情報はメールボックスごとに保存されているという点です。つまり、あなたのOutlookで設定した「営業会議＝青」というルールは、あなたのアカウント固有のものであり、同じ予定を共有している同僚のOutlookには自動的には反映されません。この仕様を知らないまま「共有したのに色がつかない」と悩んでいる方は非常に多いのです。
クラシックOutlookと新しいOutlookでのカテゴリの扱いの違い
2025年以降、Microsoftは従来の「クラシックOutlook」から「新しいOutlook」への移行を本格的に進めています。この移行に伴い、カテゴリの色に関して大きな変化がありました。クラシック版ではビビッドで鮮やかだった色が、新しいOutlookではパステル調の薄い色に変更されています。これは意図的なデザイン変更ですが、世界中のユーザーから「色が薄すぎて区別がつかない」「実質的に色分けの意味がなくなった」という不満の声が殺到しています。
さらに、クラシックOutlookで作成していたカスタムカテゴリが、新しいOutlookに移行した際にデフォルトの6色だけに戻ってしまうケースも報告されています。クラシック版で12色以上のカテゴリを使い分けていた方は、移行後にほぼすべてのカスタム設定が消失するリスクがあるため、注意が必要です。
Outlookの予定表の色分けが消える7つの原因と解決方法
ここからは、予定表の色分けが消える主な原因を7つのパターンに分けて、それぞれの具体的な対処法を解説していきます。自分の状況に当てはまるものから順に確認してみてください。
原因1新しいOutlookへの移行でカテゴリが消失した
もっとも多く報告されているのがこのケースです。クラシックOutlookから新しいOutlookに切り替えたタイミングで、設定していたカテゴリがすべて消えてしまい、予定表が単色表示になるという現象です。新しいOutlookではカテゴリの保存形式が異なるため、移行時にデータが引き継がれないことがあります。
まず確認してほしいのは、Outlook on the web（ブラウザ版）でカテゴリが残っているかどうかです。ブラウザからOutlookにログインし、予定表を開いてカテゴリが表示されていれば、データ自体はサーバー上に残っています。この場合、新しいOutlookのデスクトップアプリ側で同期がうまくいっていない可能性が高いので、アプリを一度閉じて再起動するか、アカウントを削除して再追加することで復旧できることがあります。
もしブラウザ版でもカテゴリが消えている場合は、残念ながらサーバー上からも削除されている可能性があります。その場合は手動でカテゴリを再作成する必要があります。今後に備えて、カテゴリの名前と色の一覧をメモやスクリーンショットで記録しておくことを強くおすすめします。
原因2Outlookのアップデートで色がパステル調に変わった
2025年2月頃のアップデート以降、特にMac版の新しいOutlookやダークモードを使用しているユーザーの間で、「カテゴリの色が極端に薄くなった」「以前の鮮やかな色に戻せない」という報告が急増しました。これはMicrosoftのデザイン変更によるもので、バグではなく仕様変更です。
現時点ではOutlookの設定画面から以前の配色に戻す公式な方法は提供されていません。ただし、いくつかの対処法があります。ダークモードをオフにしてライトモードに切り替えると、色のコントラストが改善される場合があります。また、Windows版のクラシックOutlookでは、レジストリエディターで「DisableAestheticPatterns」というDWORD値を作成して値を1に設定することで、色の表示を以前のスタイルに近づけられるケースがあります。レジストリの場所は「HKEY_CURRENT_USER\SOFTWARE\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences」です。レジストリの操作はシステムに影響を与える可能性があるため、必ず事前にバックアップを取ってから実施してください。
根本的な解決を望む場合は、Microsoftのフィードバック機能（Outlookの「ヘルプ」メニューから「フィードバックを送信」）を活用して、鮮やかな色の復活を要望することも重要です。実際に多くのユーザーがフィードバックを送ったことで、過去にも仕様が見直されたケースがあります。
原因3キャッシュの破損で予定表の色が正しく表示されない
Outlookはサーバーとローカルのデータを同期して動作しますが、このローカル側のキャッシュ（OSTファイル）が破損すると、カテゴリの色情報が正しく読み込まれなくなることがあります。特に、Outlookを長期間使い続けている環境や、強制終了を繰り返した場合に発生しやすいトラブルです。
対処法としては、まずOutlookを完全に終了した状態で、OSTファイルを削除（またはリネーム）します。OSTファイルの場所は通常「C:\Users\ユーザー名\AppData\Local\Microsoft\Outlook」にあります。削除後にOutlookを起動すると、サーバーから最新のデータが再同期され、カテゴリの色も復旧する可能性があります。なお、OSTファイルはサーバーデータのキャッシュなので、削除しても通常はメールや予定が失われることはありません。ただし、ローカルにしか保存されていないデータ（PSTファイルに保存した予定など）は別途バックアップが必要です。
それでも改善しない場合は、Microsoftが提供するSCANPST.EXE（受信トレイ修復ツール）を使ってデータファイルを修復する方法もあります。このツールは「C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16」フォルダ内に存在しています。
原因4IMAPアカウントの制限でカテゴリが使えない
意外と知られていないのが、IMAPプロトコルで接続しているメールアカウントではカテゴリ機能が使えないという制限です。Outlook 2016以降、IMAPアカウントに対しては分類項目の色付け機能が制限されており、右クリックメニューに「分類」の選択肢自体が表示されません。
この問題を解決するには、可能であればメールアカウントの接続方式をExchange（Microsoft 365）またはMAPIに変更するのがもっとも確実です。組織でMicrosoft 365を利用している場合は、IT管理者にアカウントの接続方式を確認してみてください。個人で使用しているGmailやその他のIMAPアカウントの場合は、残念ながらカテゴリ機能のフル活用は難しいのが現状です。
原因5共有予定表で色分けが反映されない
「自分の画面では色分けされているのに、予定表を共有した相手の画面では全部同じ色で表示されている」というケースです。前述の通り、カテゴリはメールボックスごとに管理されているため、あなたが設定した色分けが相手にそのまま表示されるわけではありません。
共有予定表で色を正しく表示させるには、いくつかの条件を満たす必要があります。まず、共有する側が相手に「すべての詳細を閲覧可能」以上のアクセス権限を付与していること。次に、共有される側が自分のメールボックスにも同じ名前のカテゴリを作成していること。Outlookはカテゴリ名が一致する場合に、受信側の設定した色で表示する仕組みになっています。
Microsoft 365環境であれば、クラシックOutlookの「ファイル」→「アカウント設定」→「アカウント設定」で該当アカウントを選び、「詳細」タブの「Microsoft 365の機能」セクションにある「共有の予定表の改善を有効にする（プレビュー）」をオンにすることで、同期の整合性が改善されることがあります。この設定変更後はOutlookの再起動が必要です。
原因6ビューのフィルターや表示設定の影響
カテゴリ自体は設定されているのに、Outlookのビュー設定やフィルターの影響で色が表示されていないように見えるケースもあります。特に、メール一覧でカテゴリの色が表示されない場合は、カテゴリ列の位置がアイコン表示の列の直後に配置されていることが原因であるケースがよく知られています。
対処法はシンプルで、ビューをリセットすることです。「表示」タブから「ビューの設定」→「ビューのリセット」を選択するだけで、カテゴリ列が正しい位置に戻り、色が表示されるようになります。また、予定表にフィルターが適用されていて特定のカテゴリの予定だけが非表示になっている場合もあるので、「表示」→「ビューの設定」→「フィルター」を開いて、不要なフィルター条件がかかっていないか確認してみてください。
原因7プロファイルの破損やWindowsリセット後の消失
Windowsの初期化やOutlookの再インストール後に、以前設定していたカテゴリがすべて消えてしまうことがあります。これは、カテゴリの設定情報がローカルのプロファイルに依存している部分があるためです。特にPOPアカウントを使用している場合、カテゴリ情報はPSTファイル内に保存されるため、PSTファイルをバックアップせずにリセットすると復旧が困難になります。
事前にPSTファイルを外付けドライブなどにバックアップしていた場合は、再インストール後に「ファイル」→「開く/エクスポート」→「Outlookデータファイルを開く」からPSTをインポートすることでカテゴリを復元できます。バックアップがない場合は、手動でカテゴリを再作成するしかありません。今後の対策として、定期的にPSTファイルのバックアップを取ること、そしてExchange/Microsoft 365アカウントを使用してサーバー側にデータを保持する運用に切り替えることを検討してみてください。
色分けを消さないための予防策と運用のコツ
トラブルが起きてから慌てるよりも、日頃から予防策を講じておくことが大切です。ここでは、Outlook予定表の色分けを安全に維持するための実践的なコツを紹介します。
カテゴリの一覧を定期的に記録しておく
もっとも基本的でありながら、もっとも効果的な予防策がカテゴリの一覧をスクリーンショットやメモで保存しておくことです。Outlookの設定画面（歯車アイコン→アカウント→カテゴリ）でカテゴリの一覧を表示し、名前と色の組み合わせを記録しておけば、万が一消えてしまっても素早く再作成できます。チームで統一したカテゴリ運用をしている場合は、共有ドキュメントに一覧表を作成しておくと、メンバー全員が同じ色分けルールを維持できます。
アップデート前にはバックアップを確認する
OutlookやWindowsの大型アップデートが予定されている場合は、事前にOSTファイルやPSTファイルの場所を確認し、必要に応じてバックアップを取っておきましょう。特に、クラシックOutlookから新しいOutlookへの移行を行う際は、移行前にブラウザ版のOutlookでカテゴリが正しく表示されているか確認し、サーバー側にデータが保持されていることを確かめてから移行を進めるのが安全です。
共有予定表ではチーム内でカテゴリ名を統一する
共有予定表の色分けを全員に正しく反映させるには、チーム全員が同じカテゴリ名と色の組み合わせを自分のOutlookに設定する必要があります。たとえば「クライアント対応＝青」「社内会議＝緑」「出張＝オレンジ」といったルールをチームで統一し、各メンバーが自分のOutlookに同じカテゴリを手動で作成します。一手間かかりますが、これが現時点でもっとも確実な共有方法です。
新しいOutlookで色分けに関して変わったポイントまとめ
2025年から2026年にかけて、Microsoftは新しいOutlookへの移行をさらに推進しています。この移行に伴い、予定表の色分けに関してもいくつかの重要な変更が行われました。ここでは、特に知っておくべきポイントを整理します。
| 項目 | クラシックOutlook | 新しいOutlook |
|---|---|---|
| カテゴリの色の鮮やかさ | ビビッドで明確に区別しやすい | パステル調で薄く、区別しにくいとの声が多い |
| カテゴリのショートカットキー | Ctrl+F2～F12で割り当て可能 | ショートカットの割り当て機能が未実装 |
| 共有予定表の色同期 | 「共有予定表の改善」オプションで対応可能 | 新しい共有モデルのみサポート |
| IMAPアカウントでのカテゴリ | 一部制限あり | 同様に制限あり |
| グループスケジュールでの色表示 | グループ予定表を追加すると自動でメンバー表示 | 手動での追加が必要で色の同期も制限的 |
新しいOutlookでは、カテゴリの色がダークモード時に特に薄くなるという問題が多くのユーザーから報告されています。Microsoft Graph APIを利用したサードパーティ連携でも、カテゴリ名は取得できるものの色情報が一致しないという技術的な課題が確認されています。Microsoftは将来的にカテゴリに代わる新しい分類メカニズム（カスタムプロパティやオープン拡張機能など）への移行を示唆しており、長期的にはカテゴリの色分け運用自体が変わっていく可能性があります。
情シス歴10年超の現場視点で教える！色分けトラブルを根本解決する実践テクニック
Outlookのイメージ
ここからは、企業の情報システム部門で10年以上にわたってOutlookの運用管理に携わってきた経験をもとに、ネット上の一般的な記事ではまず見かけない「現場で本当に効く」解決手順と注意点をお伝えします。正直なところ、Microsoftの公式サポートページに書かれている内容だけでは解決しないケースが大半です。ユーザーから「色が消えた！」と問い合わせを受けたとき、まず何をチェックし、どの順番で切り分けていくのか。その思考プロセスごとお見せします。
最初の5分で原因を特定する「切り分けフローチャート」
色分けが消えたという報告を受けたとき、情シスとしてまず確認するのは「どの範囲で消えているのか」です。自分の予定表だけなのか、共有先の画面でも消えているのか、そもそもカテゴリの設定自体が消滅しているのか――この3点を最初に聞くだけで、対処法が完全に変わります。
まずOutlook on the web（ブラウザ版）にログインして予定表を確認してもらいます。ここで色がついていればサーバー上のデータは無事なので、問題はデスクトップアプリ側に限定されます。次に、デスクトップのOutlookで「ファイル」→「オプション」→「詳細設定」を開き、「キャッシュモード」がオンになっているかを確認します。キャッシュモードがオフの状態で使っている場合、サーバーとの通信が不安定だと色情報を含むカテゴリデータが正しく取得されないことがあります。逆にキャッシュモードがオンの場合はOSTファイルの破損を疑います。
ここで重要なのは、「ビューのリセット」と「カテゴリの再設定」を同時にやらないことです。両方を一度に変更してしまうと、どちらが原因だったのかわからなくなり、再発したときに同じ調査を最初からやり直すハメになります。情シス的な鉄則として、変更は必ず1つずつ、結果を確認しながら進めてください。
現場でよく遭遇する「見落としがちな落とし穴」3選
10年以上この仕事をしていて、毎回のように引っかかるポイントが3つあります。1つ目は条件付き書式とカテゴリの競合です。クラシックOutlookでは、条件付き書式（Conditional Formatting）が設定されている予定にカテゴリの色を適用しても、条件付き書式のほうが優先されてカテゴリの色が表示されないことがあります。これは仕様であり、バグではありません。「表示」→「ビューの設定」→「条件付き書式」を開いて、意図しないルールが有効になっていないか確認してください。特に、前任者が設定したまま引き継がれている古い条件付き書式ルールが悪さをしているケースが非常に多いです。
2つ目はOSTファイルのサイズ制限です。OSTファイルのサイズが50GBを超えると、同期に関連するさまざまな不具合が発生しやすくなり、カテゴリの色が正しく表示されないこともその一つです。「ファイル」→「アカウント設定」→「データファイル」からOSTファイルの場所を確認し、エクスプローラーでファイルサイズをチェックしてみてください。巨大化している場合は、古いメールのアーカイブやメールボックスの整理が先決です。
3つ目はグループポリシー（GPO）による制限です。企業環境では、IT管理者がグループポリシーでOutlookの一部機能を制限していることがあります。カテゴリの追加・変更が制限されている場合、ユーザー側では何をしても色分けを復旧できません。レジストリエディターで「HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\16.0\Outlook」配下に不審なポリシーがないか確認するか、IT管理者に直接確認するのが確実です。
VBAマクロでカテゴリの色分けを自動化・復旧する方法
ここからは、VBAマクロを使ってカテゴリの管理を効率化・自動化する方法を紹介します。なお、以下のコードはすべてクラシックOutlook（Microsoft 365 Apps for enterprise、Outlook 2021、Outlook 2019）で動作確認を行っています。新しいOutlook（One Outlook）ではVBAマクロは一切サポートされていないため、実行できません。クラシックOutlookは2029年までサポートが継続される予定（延長サポートは2035年まで）ですので、当面はこれらのマクロを安心して活用できます。
VBA①カテゴリの一覧をテキストファイルにエクスポートするマクロ
カテゴリの色分けが消えてしまった場合に備えて、事前にカテゴリ情報をバックアップしておくためのマクロです。カテゴリの名前、色番号、ショートカットキーの割り当てをテキストファイルに出力します。このバックアップがあれば、万が一カテゴリが消失しても後述のインポートマクロで即座に復元できます。
動作確認環境Microsoft 365 Apps（バージョン2501）、Outlook 2021（ビルド16.0）、Outlook 2019。いずれもWindows 10/11の64bit環境で正常動作を確認済み。Outlook 2016でも動作しますが、カテゴリの色コード番号が一部異なる場合があります。
Sub ExportCategoriesToFile()
Dim objNS As Outlook.NameSpace
Dim objCat As Outlook.Category
Dim strOutput As String
Dim strFilePath As String
Dim iFile As Integer
Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
' 出力先ファイルパスを指定（デスクトップに保存）
strFilePath = Environ("USERPROFILE") & "\Desktop\OutlookCategories_Backup.txt"
If objNS.Categories.Count = 0 Then
MsgBox "カテゴリが1つも登録されていません。", vbExclamation
Exit Sub
End If
For Each objCat In objNS.Categories
strOutput = strOutput & objCat.Name & vbTab & _
objCat.Color & vbTab & _
objCat.ShortcutKey & vbCrLf
Next
iFile = FreeFile
Open strFilePath For Output As #iFile
Print #iFile, strOutput
Close #iFile
MsgBox "カテゴリのバックアップが完了しました。" & vbCrLf & _
"保存先: " & strFilePath, vbInformation
Set objCat = Nothing
Set objNS = Nothing
End Sub
使い方Alt+F11でVBAエディターを開き、「挿入」→「標準モジュール」で新しいモジュールを追加して上記コードを貼り付けます。F5キーで実行すると、デスクトップに「OutlookCategories_Backup.txt」が生成されます。このファイルには「カテゴリ名（タブ）色番号（タブ）ショートカット番号」の形式でデータが記録されます。
VBA②バックアップファイルからカテゴリを一括復元するマクロ
上記のエクスポートマクロで作成したバックアップファイルから、カテゴリを一括で復元するマクロです。PCの買い替え時やプロファイル再作成後に特に威力を発揮します。
動作確認環境同上（Microsoft 365 Apps、Outlook 2021、Outlook 2019で確認済み）。
Sub ImportCategoriesFromFile()
Dim objNS As Outlook.NameSpace
Dim strFilePath As String
Dim iFile As Integer
Dim strLine As String
Dim arrData() As String
Dim catName As String
Dim catColor As Long
Dim catShortcut As Long
Dim importCount As Long
Dim skipCount As Long
Set objNS = Application.GetNamespace("MAPI")
strFilePath = Environ("USERPROFILE") & "\Desktop\OutlookCategories_Backup.txt"
If Dir(strFilePath) = "" Then
MsgBox "バックアップファイルが見つかりません。" & vbCrLf & _
"パス: " & strFilePath, vbExclamation
Exit Sub
End If
importCount = 0
skipCount = 0
iFile = FreeFile
Open strFilePath For Input As #iFile
Do While Not EOF(iFile)
Line Input #iFile, strLine
If Len(Trim(strLine)) > 0 Then
arrData = Split(strLine, vbTab)
If UBound(arrData) >= 2 Then
catName = arrData(0)
catColor = CLng(arrData(1))
catShortcut = CLng(arrData(2))
' 同名カテゴリが既に存在するかチェック
Dim exists As Boolean
exists = False
Dim chkCat As Outlook.Category
For Each chkCat In objNS.Categories
If UCase(chkCat.Name) = UCase(catName) Then
exists = True
Exit For
End If
Next
If Not exists Then
objNS.Categories.Add catName, catColor, catShortcut
importCount = importCount + 1
Else
skipCount = skipCount + 1
End If
End If
End If
Loop
Close #iFile
MsgBox "インポート完了！" & vbCrLf & _
"追加: " & importCount & " 件" & vbCrLf & _
"スキップ（既存）: " & skipCount & " 件", vbInformation
Set objNS = Nothing
End Sub
注意点このマクロは同名のカテゴリが既に存在する場合はスキップする安全設計になっています。もし既存のカテゴリをすべて削除してから復元したい場合は、先に次のマクロでカテゴリを全削除してから実行してください。なお、カテゴリの全削除は取り消しができないため、必ず事前にエクスポートマクロでバックアップを取ってから実施してください。
VBA③予定の件名に応じてカテゴリを自動割り当てするマクロ
予定表に新しい予定を追加するたびに、件名に含まれるキーワードに応じて自動的にカテゴリ（色分け）を割り当てるマクロです。たとえば「会議」を含む予定は青、「出張」を含む予定はオレンジ、「研修」を含む予定は緑、といったルールを設定できます。毎回手動で色を設定する手間が省けるので、色分けの付け忘れによる「色が消えた！」という誤解を防ぐこともできます。
動作確認環境Microsoft 365 Apps（バージョン2501）、Outlook 2021で確認済み。Outlook 2019でも動作しますが、一部のカテゴリカラー定数が異なる場合があるため、色番号は環境に合わせて調整してください。このコードは「ThisOutlookSession」モジュールに貼り付ける必要があります（標準モジュールでは動作しません）。
' ===== ThisOutlookSession に貼り付けてください =====
Private WithEvents calItems As Outlook.Items
Private Sub Application_Startup()
Set calItems = Session.GetDefaultFolder(olFolderCalendar).Items
End Sub
Private Sub calItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
If Item.Class <> olAppointment Then Exit Sub
Dim appt As Outlook.AppointmentItem
Set appt = Item
' 既にカテゴリが設定されている場合はスキップ
If Len(appt.Categories) > 0 Then Exit Sub
' 件名に含まれるキーワードでカテゴリを自動割り当て
Select Case True
Case InStr(1, appt.Subject, "会議", vbTextCompare) > 0
appt.Categories = "会議"
Case InStr(1, appt.Subject, "出張", vbTextCompare) > 0
appt.Categories = "出張"
Case InStr(1, appt.Subject, "研修", vbTextCompare) > 0
appt.Categories = "研修"
Case InStr(1, appt.Subject, "面談", vbTextCompare) > 0
appt.Categories = "面談"
Case InStr(1, appt.Subject, "締切", vbTextCompare) > 0, _
InStr(1, appt.Subject, "期限", vbTextCompare) > 0
appt.Categories = "締切"
Case Else
' キーワードに一致しない場合は何もしない
Exit Sub
End Select
appt.Save
Set appt = Nothing
End Sub
使い方と注意点Alt+F11でVBAエディターを開き、左側のプロジェクトツリーから「ThisOutlookSession」をダブルクリックして、上記コードを貼り付けます。貼り付けたらOutlookを再起動してください。再起動後、予定表に新しい予定を作成すると、件名に含まれるキーワードに応じてカテゴリが自動的に設定されます。なお、マクロの実行にはセキュリティ設定の変更が必要な場合があります。「ファイル」→「オプション」→「セキュリティセンター」→「セキュリティセンターの設定」→「マクロの設定」で、「すべてのマクロに対して通知を表示する」または「デジタル署名されたマクロに対してのみ通知を表示する」を選択してください。
もう1点、このマクロの「会議」「出張」などのカテゴリ名は、あらかじめOutlookのカテゴリ一覧に同じ名前で登録しておく必要があります。登録されていないカテゴリ名を指定した場合、Outlookが自動的に新しいカテゴリを作成しますが、色がデフォルト（多くの場合は青）になるため、意図した色分けにならない可能性があります。
条件付き書式を使ってカテゴリなしでも色分けする裏ワザ
カテゴリの色分けが何度やっても消えてしまう、共有相手に色が反映されなくて困っている、という場合の代替手段として条件付き書式（Conditional Formatting）があります。これはカテゴリとはまったく別の仕組みで予定に色をつける方法で、ビューの設定として保存されるため、カテゴリの同期問題に左右されないメリットがあります。
条件付き書式の具体的な設定手順
クラシックOutlookの予定表を開いた状態で、「表示」タブ→「ビューの設定」→「条件付き書式」を順にクリックします。「追加」ボタンを押すと新しいルールが作成されるので、まずルール名を入力します（例「営業関連は赤」）。次に「色」ドロップダウンから適用したい色を選びます。そして「条件」ボタンをクリックして、フィルター条件を設定します。
たとえば、件名に「営業」というキーワードが含まれる予定をすべて赤で表示したい場合は、「予定と会議」タブの「次の文字を含む」欄に「営業」と入力し、「検索対象」を「件名のみ」に設定します。OKを3回クリックすれば設定完了で、条件に合致する予定が即座に指定した色で表示されます。
ただし、条件付き書式にはいくつかの重要な制限があります。まず、カテゴリが既に設定されている予定には条件付き書式の色が適用されないという仕様があります。つまり、カテゴリと条件付き書式を併用すると、カテゴリの色が優先されます。また、条件付き書式はビューに紐づいているため、ビューを切り替えると書式が適用されなくなります。さらに、新しいOutlookでは条件付き書式による背景色の変更はサポートされていない（フォント色の変更のみ対応）という点も要注意です。
Power Automateを使ったカテゴリ管理の次世代アプローチ
新しいOutlookではVBAが使えなくなるため、今後のカテゴリ管理の自動化はPower Automate（旧Microsoft Flow）を活用する方向にシフトしていくことになります。Power Automateはブラウザベースの自動化ツールで、プログラミングの知識がなくてもワークフローを構築できます。
たとえば「予定表に新しいイベントが追加されたとき、件名に特定のキーワードが含まれていたら自動的にカテゴリを設定する」というフローを作ることが可能です。具体的には、Power Automateのトリガーとして「予定表にイベントが追加されたとき（V4）」を選択し、条件分岐で件名をチェックし、該当するキーワードが含まれていればMicrosoft Graph APIを経由してカテゴリを更新する、という流れになります。
ただし正直なところ、2026年2月時点ではPower Automateの予定表関連コネクタはまだ成熟しきっておらず、カテゴリの設定に関しては「イベントの更新（V4）」アクションを使う必要がありますが、カテゴリフィールドがプレーンテキストでの指定になるため、色の指定はできません。カテゴリ名がOutlookのマスターカテゴリリストに存在していれば、そのカテゴリに紐づいた色が表示されるという仕組みです。VBAほどの柔軟性はまだありませんが、将来的にはこちらが主流になっていくので、今のうちに基本的な使い方を覚えておくことをおすすめします。
共有予定表の色が消えたときのPowerShellによる再設定手順
企業のIT管理者向けの内容ですが、共有予定表で色分けが反映されない問題を根本的に解決するために、Exchange OnlineのPowerShellを使ったアクセス権の再設定方法をご紹介します。この方法は特に、GUIから設定しても色が反映されない頑固なケースで有効です。
まず、Exchange Online PowerShellモジュールをインストール済みの状態で管理者アカウントで接続します。次に、以下のコマンドで現在の共有設定を確認します。
Get-MailboxFolderPermission -Identity "user@domain.com:\Calendar"
ここで「AccessRights」が「AvailabilityOnly」や「LimitedDetails」になっている場合、カテゴリの色情報は共有されません。色を含む完全な情報を共有するには「Reviewer」以上の権限が必要です。以下のコマンドで権限を変更します。
Set-MailboxFolderPermission -Identity "user@domain.com:\Calendar" -User "colleague@domain.com" -AccessRights Reviewer
さらに、共有の予定表改善機能を有効にするには、既存の共有を一度削除してから再設定することが効果的です。PowerShellで以下のコマンドを順番に実行します。
Remove-MailboxFolderPermission -Identity "user@domain.com:\Calendar" -User "colleague@domain.com" -Confirm:$false
Add-MailboxFolderPermission -Identity "user@domain.com:\Calendar" -User "colleague@domain.com" -AccessRights Reviewer -SendNotificationToUser $true
「-SendNotificationToUser $true」を指定すると、共有先のユーザーに通知メールが送信され、そのメールから共有予定表を再追加できます。この手順を踏むことで、GUIからの設定では解消しなかった色の同期問題が解決するケースが多いです。
実際の現場で頻発するけど解決策がわかりにくいトラブル事例
事例1部署異動後に共有予定表の色がすべて消えた
これは本当によくある問い合わせです。部署異動に伴いメールボックスの所属するOU（組織単位）が変更されると、Exchange側のアクセス権が暗黙的にリセットされることがあります。ユーザーからすると「何も触っていないのに急に色が消えた」という状態です。対処法は、予定表の所有者に再度共有招待を送ってもらうこと。そして受信側は、古い共有予定表を一度「右クリック→予定表の削除」で完全に削除してから、新しい共有招待を承諾するようにしてください。古い共有設定が残ったまま新しい招待を承諾すると、権限の競合が起きて色が正しく表示されないことがあります。
事例2会議室予約の色だけが表示されない
会議室（リソースメールボックス）の予定表はユーザーの個人メールボックスとは管理方法が異なります。リソースメールボックスにはカテゴリのマスターリストが存在しないため、ユーザーが設定したカテゴリの色は基本的に反映されません。これはOutlookの仕様です。会議室の予定を色分けしたい場合は、自分の予定表側で条件付き書式を使い、場所フィールドに会議室名が含まれる予定を特定の色で表示する方法が現実的です。
事例3Teamsの会議をOutlookで見ると色がつかない
Teamsから作成された会議は、Outlook側では自動的にカテゴリが設定されません。Teamsで頻繁に会議を作成する環境では、前述のVBA③（件名によるカテゴリ自動割り当て）を活用するか、Power Automateで「Teams会議が作成されたとき」をトリガーにしてカテゴリを設定するフローを構築すると便利です。ただし、Teams側の仕様変更によってトリガーの挙動が変わることがあるため、フローが正常に動作しているかを月に1回程度は確認することを推奨します。
事例4Outlook再起動のたびにカテゴリの色が初期値に戻る
この症状が出る場合、高確率でVbaProject.otmファイルまたはOutlookプロファイルの破損が原因です。まず試すべきは、Outlookを完全に終了した状態で「%appdata%\Microsoft\Outlook」フォルダ内の「VbaProject.otm」ファイルをリネーム（例VbaProject.otm.bak）してからOutlookを起動することです。これでマクロ関連の設定がリセットされ、カテゴリの問題が解消することがあります。もちろん、VBAマクロを使用していた場合はマクロのコードが消えるので、事前にバックアップを取ってください。
それでも改善しない場合は、Outlookプロファイルの再作成を検討します。「コントロールパネル」→「Mail（Microsoft Outlook）」→「プロファイルの表示」→「追加」で新しいプロファイルを作成し、アカウントを再設定します。プロファイルを再作成すると、サーバーからカテゴリ情報が新しく同期されるため、破損したローカルの設定に引きずられることがなくなります。
知っておくと便利なOutlookの色分け関連の隠れ機能
クイック操作でカテゴリ設定をワンクリック化する
クラシックOutlookの「ホーム」タブにある「クイック操作」機能を使うと、カテゴリの設定を含む一連の操作をワンクリックで実行できます。たとえば「このメールを既読にして、’重要顧客’カテゴリを設定して、特定のフォルダに移動する」という3つの操作をまとめて1つのボタンにできます。設定方法は、「ホーム」→「クイック操作」グループの右下にある小さな矢印をクリックし、「新規作成」→「ユーザー設定」を選択。アクションに「分類」を追加して、好きなカテゴリを選ぶだけです。予定表のアイテムには直接使えませんが、メールの整理と合わせてカテゴリを統一的に管理できるので、色分け運用の効率が格段に上がります。
検索フォルダでカテゴリごとのアイテムを一覧化する
「フォルダー」タブ→「新しい検索フォルダー」で、特定のカテゴリが設定されたアイテムだけを集約した仮想フォルダを作成できます。カスタム検索フォルダを作成する際に、「分類項目が次のカテゴリである」という条件を設定すれば、メール・予定・タスクを横断して特定のカテゴリのアイテムだけを一覧で確認できます。プロジェクトごとの進捗確認や、カテゴリの設定漏れチェックに非常に役立ちます。
複数カテゴリの同時適用と表示の仕組み
あまり知られていませんが、1つの予定に複数のカテゴリを同時に設定することが可能です。たとえば「営業会議」と「重要」の2つのカテゴリを1つの予定に適用できます。この場合、予定表での表示色は最後に適用したカテゴリの色になります。メール一覧では最大3つまでの色が小さなスウォッチとして表示されますが、それ以上のカテゴリを設定した場合は最後に設定した3つだけが見えます。複数カテゴリを活用する場合は、「メインの色にしたいカテゴリを最後に適用する」という運用ルールを決めておくと、表示上の混乱を防げます。
ぶっちゃけこうした方がいい！
ここまで相当な分量の解決方法や対策をお伝えしてきましたが、情シスとして10年以上Outlookのトラブルに向き合ってきた経験から、本音を言わせてください。
ぶっちゃけ、カテゴリの色分けに依存しすぎる運用はやめたほうがいいです。
もちろん色分けは便利な機能ですし、視認性の面では素晴らしいツールです。でも、ここまで見てきた通り、カテゴリの仕組みはメールボックスごとに個別管理されていて、共有相手には自動で同期されず、アップデートで色が変わることがあり、新しいOutlookへの移行でデータが消失するリスクがあり、VBAも将来的に使えなくなります。つまり、Microsoftが今後どういう仕様変更をするかによって、あなたの運用が根底から崩れる可能性が常にあるわけです。
個人的にいちばん楽だし効率的だと思うのは、「予定の件名に統一的なプレフィックス（接頭辞）をつける」運用と、条件付き書式を組み合わせる方法です。たとえば、社内会議なら件名を「【社内】○○会議」、クライアント訪問なら「【外出】○○社訪問」というように、角括弧つきのプレフィックスで統一します。こうすれば、カテゴリの設定が消えようが、共有相手の環境が違おうが、件名さえ見れば予定の種類が一目瞭然です。その上で、クラシックOutlookの条件付き書式を使って「件名に【社内】を含む→青」「件名に【外出】を含む→赤」と設定しておけば、カテゴリに頼らなくても色分け表示が実現できます。
この方法の何がいいかというと、予定の件名はOutlookのバージョンが変わっても、アカウントの種類が変わっても、絶対に消えないということです。カテゴリという「メタデータ」に色情報を載せるよりも、件名という「本体データ」に分類情報を持たせるほうが、はるかに堅牢な運用になります。条件付き書式が使えない新しいOutlookの環境では、件名のプレフィックスだけでも視認性は十分確保できますし、将来的にMicrosoftが新しい色分け機能を実装したときにも、件名の命名規則はそのまま活かせます。
もう一つ付け加えるなら、今すぐエクスポート用のVBAマクロだけは実行しておいてください。前述のVBA①のコードをコピペして実行するだけで、現在のカテゴリ設定がテキストファイルで保存されます。所要時間は1分もかかりません。クラシックOutlookが使えるうちにバックアップを取っておけば、どんなトラブルが起きても復旧の手段があるという安心感は、何物にも代えがたいものです。困ってから「あのとき取っておけばよかった」と後悔する人を、私は数え切れないほど見てきました。今すぐやってください。それが、この記事であなたに伝えたいいちばん大事なことです。
Outlookの予定表の色分けが消えることに関するよくある質問
予定表の色分けは相手にも見えているの？
基本的に、あなたがOutlookで設定したカテゴリの色分けはメールの受信者には見えません。分類項目はあくまで自分のOutlook内でのメール・予定整理を目的としたローカルな設定だからです。ただし、Microsoft Exchange環境で共有メールボックスを使用している場合や、予定表を「すべての詳細を閲覧可能」以上の権限で共有している場合は、相手側にも色が表示されることがあります。なお、相手に色が見える場合でも、相手のメールボックスに同名のカテゴリが登録されていなければ、色なしまたはデフォルトの色で表示されます。
新しいOutlookに移行したら色が消えてしまったけれどクラシック版に戻せる？
2026年2月現在、新しいOutlookの画面右上にあるトグルスイッチからクラシックOutlookに戻すことはまだ可能です。ただし、Microsoftは段階的にクラシック版のサポートを終了する方針を示しており、将来的にはこのオプションが使えなくなる見込みです。クラシック版に戻した場合、クラシック版で設定していたカテゴリが復活するかどうかはデータの保存状況に依存します。まずOutlook on the web でカテゴリの状態を確認し、Web上に残っていればクラシック版でも復旧する可能性が高いです。
スマホのOutlookアプリでも予定表の色分けは反映される？
iOS版のOutlookアプリでは、デスクトップ版やMac版、Web版のいずれかでカテゴリの色を設定してあれば、その色がモバイルアプリの予定表にも表示されます。ただし、モバイルアプリ側から新しいカテゴリを作成したり、色を変更したりすることはできません。カテゴリの設定変更はデスクトップ版またはWeb版から行う必要があります。Android版でもほぼ同様の仕様ですが、端末やアプリのバージョンによっては色の表示に時間がかかる場合があるため、アプリの再起動やキャッシュ削除を試してみてください。
共有予定表で色分けが全員に統一されないのはなぜ？
Outlookのカテゴリ（色分け）は各ユーザーのメールボックスに個別に保存される仕様になっており、共有予定表であっても自動的にカテゴリ設定が同期されることはありません。つまり、Aさんが「営業＝青」と設定していても、Bさんのメールボックスに「営業」というカテゴリが存在しなければ、Bさんの画面ではデフォルトの色（多くの場合グレーや緑）で表示されます。全員で統一するには、チームメンバー全員がまったく同じ名前と色のカテゴリを手動で作成する必要があります。
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まとめ
Outlookの予定表の色分けが消える原因は一つではなく、新しいOutlookへの移行による仕様変更、アップデートによるデザイン変更、キャッシュの破損、IMAPアカウントの制限、共有設定のミスマッチ、ビュー設定の影響、プロファイルの破損など、さまざまなパターンがあります。
まず最初に試してほしいのは、Outlook on the web（ブラウザ版）で予定表を確認することです。ブラウザ版でカテゴリが正常に表示されていれば、問題はデスクトップアプリ側にあると切り分けられます。ブラウザ版でも表示されない場合は、サーバー側のデータに問題がある可能性が高いです。この切り分けを最初に行うことで、効率的に原因を特定できます。
そして今後の予防策として、カテゴリの一覧を定期的に記録しておくこと、アップデート前にデータのバックアップを取ること、チームで共有予定表を運用する場合はカテゴリ名と色を全員で統一することが重要です。Outlookの色分け機能は、正しく使えば業務効率を大きく向上させてくれる強力なツールです。この記事で紹介した対処法と予防策を実践して、快適なスケジュール管理を取り戻してください。
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