Wordの変更履歴を消したのに残る原因と完全削除する5つの方法を徹底解説

「変更履歴を消したはずなのに、なぜかまだ残っている…」そんな経験はありませんか？Word文書の変更履歴やコメントを削除したつもりでも、実際には完全に消えておらず、取引先やクライアントに送った後に恥ずかしい思いをしたという声は非常に多いものです。

特にビジネスの現場では、提案書や契約書に残った変更履歴から社内の価格交渉のやり取りが漏れてしまったり、他社名が見えてしまったりするケースが後を絶ちません。これは単なるミスではなく、企業の信頼を大きく損なう情報漏洩リスクにも直結する深刻な問題です。

本記事では、Wordの変更履歴が消えない原因を徹底的に解明し、確実に削除するための具体的な手順を分かりやすく解説します。2026年最新のMicrosoft 365やWord 2024にも対応した内容となっているため、どのバージョンをお使いの方でも安心して実践いただけます。

ここがポイント！

変更履歴が消えない5つの原因と、それぞれの対処法を具体的に解説
ドキュメント検査機能を使った隠れたメタデータの完全削除方法を紹介
提出前に必ず確認すべきチェックリストと安全なPDF変換手順を解説

なぜWordの変更履歴は消したはずなのに残り続けるのか？
変更履歴を完全に削除するための正しい手順
ドキュメント検査で隠れた個人情報を完全削除する
1. ドキュメント検査の実行手順
2. ドキュメント検査で検出される主な項目
文書が保護されていて変更履歴を削除できない場合の対処法
安全なPDF変換で変更履歴の漏洩を防ぐ方法
1. 変更履歴を含めずにPDFを作成する手順
提出前に確認すべきチェックリスト
情シス歴15年の現場で実際に起きた変更履歴トラブル事例
組織として取り組むべきセキュリティ対策とグループポリシー設定
1. グループポリシーでドキュメント検査を強制する設定
2. テンプレートファイルの運用で根本対策
SharePointやOneDriveでの共同編集時に発生する特殊な問題
1. 自動保存がオンの状態で変更履歴を削除する際の注意点
2. バージョン履歴から過去の変更履歴が復元される問題
大量の変更履歴でWordが重くなった場合の対処法
1. 段階的に変更履歴を処理して軽量化する方法
2. ファイルサイズが異常に大きくなった場合の対処法
VBAマクロによる変更履歴処理の自動化
VBAマクロの登録方法とセキュリティ設定
現場でよく遭遇する「なぜか解決できない」問題への対処法
Word Online（Web版）での変更履歴の扱いと制限事項
1. Word Onlineでできること・できないこと
2. ChromebookユーザーへのアドバイスとしてGoogleドキュメント経由の方法
監査やコンプライアンスの観点から見た変更履歴管理
1. 法的に変更履歴を保存すべきケース
2. 変更履歴付きアーカイブと最終版の二重管理
ぶっちゃけこうした方がいい！
Wordの変更履歴削除に関するよくある質問
今すぐパソコンやスマホの悩みを解決したい！どうしたらいい？
まとめ

なぜWordの変更履歴は消したはずなのに残り続けるのか？

Wordのイメージ

多くの方が陥る最大の誤解は、「非表示」と「削除」は全く異なる操作であるという点を理解していないことです。Wordの変更履歴機能には、一見すると削除したように見えても実際にはデータが残っている状態が存在します。この違いを正しく理解することが、トラブル防止の第一歩となります。

変更履歴の記録機能をオンにすると、文書に加えた修正や追記がすべて履歴として保存されます。初期設定では、削除した文字列には取り消し線が引かれ、追記した文字列にはアンダーラインが追加されます。この履歴は、単に表示をオフにしただけでは文書内部に残り続けるという仕組みになっているのです。

非表示にしただけで削除していないパターン

最も多い原因がこのケースです。校閲タブにある「変更内容の表示」から「変更履歴/コメントなし」を選択すると、画面上では変更履歴が見えなくなります。しかしこれはあくまでも表示設定を変更しただけであり、データそのものは文書内に残っています。

この状態で文書を送付すると、受け取った相手が表示設定を「すべての変更履歴/コメント」に切り替えた瞬間に、すべての変更履歴が丸見えになってしまいます。消したつもりが実は隠しただけだった、というのがこの問題の本質です。

変更履歴の記録をオフにしただけのパターン

「変更履歴の記録」ボタンをクリックして記録機能をオフにしても、すでに記録された履歴は消えません。これは今後の変更を記録しないという設定であり、過去の履歴を削除する操作ではないのです。既存の履歴は別途削除する必要があることを覚えておきましょう。

文書が保護されていて操作できないパターン

文書に保護がかけられている場合、変更履歴に関する操作が制限されることがあります。特に「変更履歴のロック」という機能が有効になっていると、パスワードを入力しない限り変更履歴をオフにしたり、承諾や却下の操作を行ったりすることができません。

この機能は本来、複数人で編集する際に誰かが勝手に変更履歴をオフにしないようにするためのものですが、設定した本人が忘れてしまうケースや、他者から受け取った文書で解除方法が分からないケースがトラブルの原因となっています。

ドキュメントプロパティや個人情報が残っているパターン

変更履歴とコメントを削除しても、文書のメタデータには様々な情報が残っています。作成者名、最終更新者、編集時間、会社名、コメントの履歴など、目に見えない形で埋め込まれた情報が意外と多いのです。これらは画面上では確認できませんが、ファイルのプロパティを開くと簡単に閲覧できてしまいます。

PDF変換時の設定ミスで履歴が表示されるパターン

Word文書をPDFに変換する際、設定によっては変更履歴がそのままPDFに出力されてしまうことがあります。特に「マークアップを含めて印刷」のような設定が有効になっていると、変更履歴や取り消し線がPDFに反映されます。Word上で非表示にしていても、PDF変換時の設定が優先されるケースがあるため注意が必要です。

変更履歴を完全に削除するための正しい手順

変更履歴を文書から完全に取り除くには、単に非表示にするのではなく、すべての変更を「承諾」または「元に戻す」処理を行う必要があります。この操作によって変更履歴が確定され、データとしても削除されます。

すべての変更履歴を承諾して反映する方法

変更された内容をそのまま最終版として確定したい場合は、すべての変更を承諾します。この操作を行うと、追加された文字は通常の文字として確定し、削除された文字は完全に削除されます。

校閲タブを開き、変更グループにある「承諾」ボタンの横の矢印をクリックします。
表示されたメニューから「すべての変更を反映」をクリックします。
文書内のすべての変更履歴が一括で承諾され、履歴の表示がなくなります。

この操作を行った後は、変更履歴は完全に確定されるため、どのような表示設定にしても履歴が復活することはありません。最終版として提出する文書には必ずこの処理を行いましょう。

すべての変更履歴を却下して元に戻す方法

変更された内容を採用せず、元の状態に戻したい場合は、すべての変更を却下します。この操作を行うと、追加された文字は削除され、削除された文字は元通りに復元されます。

校閲タブを開き、変更グループにある「元に戻す」ボタンの横の矢印をクリックします。
表示されたメニューから「すべての変更を元に戻す」をクリックします。
文書内のすべての変更が取り消され、変更前の状態に戻ります。

コメントを削除する方法

変更履歴とは別に、文書に挿入されたコメントも個別に削除する必要があります。コメントは変更履歴の承諾や却下では削除されないため、必ず別途対応しましょう。

校閲タブを開き、コメントグループにある「削除」ボタンの横の矢印をクリックします。
表示されたメニューから「ドキュメント内のすべてのコメントを削除」をクリックします。
文書内のすべてのコメントが一括で削除されます。

ドキュメント検査で隠れた個人情報を完全削除する

変更履歴やコメントを削除しただけでは、文書内にはまだ様々な隠れた情報が残っている可能性があります。Wordには「ドキュメント検査」という強力な機能があり、これを使うことで目に見えない個人情報やメタデータを一括で検出し削除することができます。

提出前や納品前には必ずこの機能を実行することを強くおすすめします。Microsoft公式も、文書を共有する前にはドキュメント検査を使用することを推奨しています。

ドキュメント検査の実行手順

ファイルタブをクリックし、情報を選択します。
「問題のチェック」をクリックし、「ドキュメント検査」を選択します。
検査したい項目にチェックを入れて「検査」ボタンをクリックします。
検査結果が表示されたら、削除したい項目の横にある「すべて削除」をクリックします。
必要に応じて「再検査」ボタンをクリックし、すべて削除されたことを確認します。

ドキュメント検査で検出される主な項目

ドキュメント検査機能では、以下のような隠れた情報を検出することができます。それぞれの項目がどのような情報を含んでいるか理解しておくことで、適切に削除すべき項目を判断できます。

検査項目	含まれる情報の例
コメント、変更履歴、バージョン、注釈	校閲時のコメント、編集履歴、インク注釈
ドキュメントのプロパティと個人情報	作成者名、会社名、最終更新者、編集時間
カスタムXMLデータ	文書に埋め込まれた非表示のXMLデータ
ヘッダー、フッター、透かし	各ページに設定された透かしや情報
非表示のテキスト	書式設定で非表示にされた文字列

特に「ドキュメントのプロパティと個人情報」は重要です。企業名や部署名が自動的に記録されていることがあり、顧客や第三者に「どの端末・誰が作ったか」が明らかになることもあります。機密性の高い文書では必ず削除しておきましょう。

文書が保護されていて変更履歴を削除できない場合の対処法

変更履歴に関するボタンがグレーアウトしていて操作できない場合、文書に何らかの保護がかけられている可能性があります。この状態を解除するには、保護の種類に応じた対処が必要です。

変更履歴のロックを解除する方法

変更履歴がロックされている場合は、パスワードを入力して解除する必要があります。自分で設定した場合はパスワードを入力し、他者から受け取った文書でパスワードが分からない場合は、送信者に確認するか、文書のコピーを新規作成する方法があります。

校閲タブを開き、「変更履歴」の下向き矢印をクリックします。
「ロックの追跡」または「変更履歴のロック」をクリックします。
パスワードの入力を求められた場合は、パスワードを入力して解除します。

編集の制限を解除する方法

文書全体に編集制限がかけられている場合は、以下の手順で解除します。

校閲タブを開き、保護グループにある「編集の制限」をクリックします。
画面右側に表示されるパネルの下部にある「保護の中止」をクリックします。
パスワードを求められた場合は入力して解除します。

パスワードが分からない場合の代替手段

どうしてもパスワードが分からない場合は、文書の内容をコピーして新しい文書に貼り付けるという方法があります。この際、「テキストのみ保持」で貼り付けることで、書式や保護設定を引き継がずに内容だけを移すことができます。ただし、この方法では元の書式が失われるため、再度書式を設定し直す必要がある点に注意してください。

安全なPDF変換で変更履歴の漏洩を防ぐ方法

最終版の文書を提出する際は、WordファイルをPDFに変換して送付することを強くおすすめします。PDFに変換することで、変更履歴や編集情報が復元される心配がなく、文書のレイアウトやフォントも相手の環境に左右されず正確に表示されます。

ただし、PDF変換時にも注意すべきポイントがあります。設定を誤ると変更履歴がPDFに出力されてしまうため、正しい手順を確認しておきましょう。

変更履歴を含めずにPDFを作成する手順

まず、前述の方法ですべての変更履歴を承諾または却下して確定します。
コメントもすべて削除し、ドキュメント検査で隠れた情報も削除します。
ファイルタブをクリックし、「エクスポート」を選択します。
「PDF/XPSドキュメントの作成」をクリックし、「PDF/XPSの作成」ボタンを押します。
保存場所を指定し、必要に応じて「オプション」ボタンで設定を確認します。
「発行対象」が「文書」になっていることを確認し、「OK」をクリックして発行します。

PDF変換前に必ず印刷プレビューを確認し、変更履歴やコメントが表示されていないことを確かめてから変換を行いましょう。印刷プレビューで表示されている内容がそのままPDFに出力されます。

提出前に確認すべきチェックリスト

提出直前になって慌てないよう、以下のチェックリストを使って履歴の有無を確認しておきましょう。このチェックリストを業務フローに組み込むことで、属人的な確認作業を排除し、ミスの再発を防止できます。

確認項目	確認方法
変更履歴は承諾または却下されているか	校閲タブで「すべての変更履歴」を選択し、履歴が残っていないことを確認
コメントはすべて削除されているか	校閲タブのコメントパネルで、コメントが0件であることを確認
変更履歴の記録はオフになっているか	校閲タブの「変更履歴の記録」ボタンがハイライトされていないことを確認
ドキュメント検査は実行したか	ファイル→情報→問題のチェック→ドキュメント検査を実行
印刷プレビューで履歴が表示されていないか	ファイル→印刷でプレビュー画面を確認

どれだけ丁寧にチェックを行っても、一人で確認するだけでは見落としが発生するリスクはゼロになりません。そのため、提出前には同僚や上司など第三者によるダブルチェックを行う仕組みを取り入れることが有効です。

情シス歴15年の現場で実際に起きた変更履歴トラブル事例

Wordのイメージ

私は企業の情報システム部門で15年以上、社内のOffice関連トラブルに対応してきました。その中で、変更履歴に関するインシデントは年間で最も多い相談内容のひとつです。ここでは、実際に現場で起きた事例とその教訓をお伝えします。

取引先に提案書の値引き交渉過程が丸見えになった事例

ある営業部門から「取引先から連絡があり、提案書の中に社内のやり取りが見えると言われた」という相談がありました。調査したところ、提案書には「この金額だと厳しいので10%値引きで再提案」「部長承認済み、最大15%までOK」といったコメントがそのまま残っていたのです。

この事例の原因は、担当者が「変更履歴/コメントなし」の表示設定にして「消えた」と思い込んでいたことでした。結果として、取引先との価格交渉で大幅に不利な立場に立たされ、営業部門全体で提出前チェックの仕組みを見直すことになりました。

契約書のドラフト段階の文言が発覚して法務問題に発展した事例

法務部門が作成した契約書において、最終版では削除されていたはずの不利な条項が、変更履歴として残っていたケースです。相手方の弁護士がWord文書の変更履歴を確認し、「当初はこのような条項を検討していたのか」と指摘されました。

この事例では、契約書という機密性の高い文書において、過去の検討経緯が相手に知られることで、交渉上の優位性が損なわれました。以降、法務部門では契約書の最終版は必ずPDF化し、元のWordファイルは社外に出さないというルールが徹底されました。

前任者の名前が残っていて担当者が特定された事例

退職した社員が作成した文書を引き継いで使用していたところ、ドキュメントプロパティに前任者の名前が残っていました。取引先から「〇〇さんはまだ御社にいらっしゃいますか？」と連絡があり、退職の事実を伝えることになりました。

これ自体は大きな問題ではありませんでしたが、人事異動や退職といった社内情報が意図せず外部に漏れるリスクを認識するきっかけとなりました。特に、取引先との関係構築を担当していた社員の退職は、営業戦略上知られたくない情報だったのです。

組織として取り組むべきセキュリティ対策とグループポリシー設定

個人の注意だけに頼る対策では限界があります。情シス部門として、組織的にリスクを低減する仕組みを構築することが重要です。ここでは、Active Directoryのグループポリシーを使った設定方法を紹介します。

グループポリシーでドキュメント検査を強制する設定

Microsoft 365 Apps（旧Office 365）では、グループポリシーを使用して、ファイル保存時に自動的にドキュメント検査を実行するよう設定できます。これにより、ユーザーが意識しなくても個人情報が削除される仕組みを作れます。

グループポリシー管理エディターで「ユーザーの構成」から「管理用テンプレート」、「Microsoft Word」、「Wordのオプション」、「セキュリティ」、「セキュリティセンター」の順に進み、「ファイルを保存するときにファイルのプロパティから個人情報を削除する」を有効にします。この設定により、保存時に自動で個人情報が削除されるようになります。

テンプレートファイルの運用で根本対策

最も効果的な対策は、クリーンな状態のテンプレートファイルを用意し、それを元に新規文書を作成するルールを徹底することです。過去の文書を使い回すと、どうしても古い履歴やメタデータが残りやすくなります。

テンプレートファイル（.dotxファイル）を作成する際は、必ずドキュメント検査を実行し、すべての個人情報とメタデータを削除してから保存します。このテンプレートを社内の共有フォルダやSharePointに配置し、全社員がアクセスできるようにしましょう。

SharePointやOneDriveでの共同編集時に発生する特殊な問題

クラウド環境での共同編集が普及した現在、従来のローカルファイルとは異なる問題が発生するようになりました。特にMicrosoft 365環境では、自動保存機能との兼ね合いで予期しない動作が起こることがあります。

自動保存がオンの状態で変更履歴を削除する際の注意点

OneDriveやSharePointに保存されたファイルは、デフォルトで自動保存がオンになっています。この状態で変更履歴の承諾操作を行うと、操作するたびに即座に保存され、取り消しができなくなるという問題があります。

対策としては、変更履歴を処理する前に自動保存を一時的にオフにするか、ファイルをローカルにダウンロードしてから作業することをおすすめします。特に、一部の変更だけを承諾したい場合は、必ず自動保存をオフにしてから作業を始めてください。

バージョン履歴から過去の変更履歴が復元される問題

SharePointやOneDriveにはバージョン履歴機能があり、過去の状態にファイルを戻すことができます。これは便利な機能ですが、変更履歴を削除した後でも、バージョン履歴から古いバージョンを復元すると、削除したはずの変更履歴が復活してしまうという問題があります。

機密性の高い文書を外部に提供する場合は、バージョン履歴ごと削除するか、新しいファイルとして別の場所に保存してから提供することを検討してください。

大量の変更履歴でWordが重くなった場合の対処法

長期間にわたって多くの人が編集を重ねた文書では、変更履歴が数百件、数千件に膨れ上がることがあります。このような状態になると、Wordの動作が極端に遅くなり、ファイルを開くだけで数分かかることもあります。

段階的に変更履歴を処理して軽量化する方法

大量の変更履歴を一度に処理しようとすると、Wordがフリーズしてしまうことがあります。このような場合は、文書を複数のセクションに分けて、セクションごとに変更履歴を処理する方法が有効です。

まず、文書の先頭から一定のページ数（例えば10ページ程度）を選択し、その範囲内の変更履歴だけを承諾します。処理が完了したら保存し、次のセクションに移ります。この方法であれば、途中でWordがフリーズしても、処理済みの部分は保存されているため、やり直しの範囲を最小限に抑えられます。

ファイルサイズが異常に大きくなった場合の対処法

変更履歴が大量に蓄積されると、ファイルサイズが数十MB、場合によっては100MBを超えることがあります。通常のWord文書でこのようなサイズになることはまれなので、変更履歴やコメントが原因である可能性が高いです。

このような場合、すべての変更履歴を承諾または却下した後、「名前を付けて保存」で新しいファイルとして保存します。その際、ファイル形式を一度「Word 97-2003文書（.doc）」に変換してから、再度「Word文書（.docx）」に戻すと、不要なデータがクリーンアップされてファイルサイズが大幅に削減されることがあります。

VBAマクロによる変更履歴処理の自動化

日常的に多くの文書を処理する必要がある場合、VBAマクロを使って作業を自動化することで大幅な効率化が図れます。以下に、実務で使える便利なVBAコードを紹介します。

動作確認環境これらのVBAコードは、Microsoft 365（バージョン2401以降）、Word 2021、Word 2019、Word 2016で動作確認を行っています。Word 2013以前のバージョンでは一部の機能が動作しない可能性があるため、事前にテスト用の文書で確認してから使用してください。

アクティブ文書の変更履歴とコメントを一括削除するVBA

現在開いている文書のすべての変更履歴を承諾し、コメントを削除するマクロです。最も基本的で使用頻度の高いコードです。

Sub DeleteAllRevisionsAndComments()

    '動作確認: Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016

    'Word 2013以前では動作しない可能性があります
    Dim doc As Document

    Set doc = ActiveDocument
    On Error GoTo ErrorHandler
    '変更履歴の表示を有効にする

    doc.ShowRevisions = True
    'すべての変更履歴を承諾

    doc.AcceptAllRevisions
    'すべてのコメントを削除

    Dim cmt As Comment

    For Each cmt In doc.Comments

        cmt.Delete

    Next cmt
    '変更履歴の記録をオフにする

    doc.TrackRevisions = False
    MsgBox "変更履歴とコメントの削除が完了しました。", vbInformation

    Exit Sub

ErrorHandler: MsgBox "エラーが発生しました: " & Err.Description, vbExclamation End Sub

ドキュメントプロパティと個人情報を削除するVBA

作成者名、最終更新者、会社名などのドキュメントプロパティを一括で削除するマクロです。ドキュメント検査の一部機能を自動化できます。

Sub RemoveDocumentProperties()

    '動作確認: Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016
    Dim doc As Document

    Set doc = ActiveDocument
    On Error Resume Next
    '組み込みプロパティを削除

    With doc.BuiltInDocumentProperties

        .Item("Author").Value = ""

        .Item("Last Author").Value = ""

        .Item("Company").Value = ""

        .Item("Manager").Value = ""

        .Item("Comments").Value = ""

        .Item("Keywords").Value = ""

        .Item("Subject").Value = ""

    End With
    'カスタムプロパティをすべて削除

    Dim prop As DocumentProperty

    For Each prop In doc.CustomDocumentProperties

        prop.Delete

    Next prop
    On Error GoTo 0

MsgBox "ドキュメントプロパティの削除が完了しました。", vbInformation End Sub

フォルダ内の複数ファイルを一括処理するVBA

指定したフォルダ内のすべてのWord文書に対して、変更履歴の削除とドキュメント検査を一括で実行するマクロです。大量のファイルを処理する必要がある場合に非常に便利です。

Sub ProcessMultipleFiles()

    '動作確認: Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016

    '注意: 処理前に必ずバックアップを取ってください
    Dim folderPath As String

    Dim fileName As String

    Dim doc As Document

    Dim processedCount As Integer
    'フォルダ選択ダイアログを表示

    With Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)

        .Title = "処理するフォルダを選択してください"

        If .Show = -1 Then

            folderPath = .SelectedItems(1) & "\"

        Else

            Exit Sub

        End If

    End With
    processedCount = 0

    fileName = Dir(folderPath & "*.docx")
    Application.ScreenUpdating = False
    Do While fileName <> ""

        On Error Resume Next

        Set doc = Documents.Open(folderPath & fileName)
        If Not doc Is Nothing Then

            '変更履歴を承諾

            doc.AcceptAllRevisions
            'コメントを削除

            Dim cmt As Comment

            For Each cmt In doc.Comments

                cmt.Delete

            Next cmt
            '変更履歴の記録をオフ

            doc.TrackRevisions = False
            'ドキュメントプロパティを削除

            doc.RemoveDocumentInformation wdRDIAll
            '保存して閉じる

            doc.Save

            doc.Close
            processedCount = processedCount + 1

        End If
        On Error GoTo 0

        fileName = Dir()

    Loop
    Application.ScreenUpdating = True

MsgBox processedCount & " 件のファイルを処理しました。", vbInformation End Sub

変更履歴の件数と作成者をレポート出力するVBA

文書内の変更履歴を分析し、誰が何件の変更を行ったかをレポートとして出力するマクロです。提出前の確認や、編集作業の進捗管理に活用できます。

Sub ReportRevisionStats()

    '動作確認: Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016
    Dim doc As Document

    Dim rev As Revision

    Dim authorDict As Object

    Dim author As Variant

    Dim report As String

    Dim totalCount As Long
    Set doc = ActiveDocument

    Set authorDict = CreateObject("Scripting.Dictionary")
    '変更履歴を作成者別にカウント

    For Each rev In doc.Revisions

        If authorDict.Exists(rev.author) Then

            authorDict(rev.author) = authorDict(rev.author) + 1

        Else

            authorDict.Add rev.author, 1

        End If

        totalCount = totalCount + 1

    Next rev
    'レポートを作成

    report = "=== 変更履歴レポート ===" & vbCrLf & vbCrLf

    report = report & "総変更件数: " & totalCount & " 件" & vbCrLf & vbCrLf

    report = report & " 作成者別内訳 " & vbCrLf
    For Each author In authorDict.Keys

        report = report & author & ": " & authorDict(author) & " 件" & vbCrLf

    Next author
    report = report & vbCrLf & "コメント数: " & doc.Comments.Count & " 件"

MsgBox report, vbInformation, "変更履歴レポート" End Sub

特定の作成者の変更履歴だけを処理するVBA

複数人で編集した文書で、特定の人の変更だけを承諾または却下したい場合に使用するマクロです。レビュー作業で「この人の変更はすべて承諾、この人の変更は個別に確認」といった使い分けができます。

Sub AcceptRevisionsByAuthor()

    '動作確認: Microsoft 365, Word 2021, Word 2019, Word 2016
    Dim doc As Document

    Dim rev As Revision

    Dim targetAuthor As String

    Dim acceptedCount As Long

    Dim i As Long
    Set doc = ActiveDocument
    '作成者名を入力

    targetAuthor = InputBox("承諾する変更履歴の作成者名を入力してください:", "作成者指定")
    If targetAuthor = "" Then Exit Sub
    '逆順でループ（削除時のインデックスずれを防ぐ）

    For i = doc.Revisions.Count To 1 Step -1

        Set rev = doc.Revisions(i)

        If rev.author = targetAuthor Then

            rev.Accept

            acceptedCount = acceptedCount + 1

        End If

    Next i

MsgBox targetAuthor & " さんの変更 " & acceptedCount & " 件を承諾しました。", vbInformation End Sub

VBAマクロの登録方法とセキュリティ設定

上記のVBAコードを使用するには、Wordの開発タブからVisual Basic Editorを開き、標準モジュールにコードを貼り付ける必要があります。初めてVBAを使う方向けに、具体的な手順を説明します。

開発タブを表示する設定

Wordのデフォルト設定では開発タブが表示されていません。ファイルタブからオプションを開き、「リボンのユーザー設定」で「開発」にチェックを入れることで表示されるようになります。

マクロのセキュリティ設定

マクロを実行するには、セキュリティ設定で許可する必要があります。開発タブの「マクロのセキュリティ」から、「警告を表示してすべてのマクロを無効にする」または「すべてのマクロを有効にする」を選択します。セキュリティの観点からは、前者の設定で必要な時だけ有効にすることをおすすめします。

Personal.dotmに保存して常に使えるようにする

マクロを個人用マクロブック（Personal.dotm）に保存すると、どのWord文書を開いているときでもマクロを実行できるようになります。Visual Basic Editorで「Normal」プロジェクト内に標準モジュールを追加し、そこにコードを貼り付けて保存します。

現場でよく遭遇する「なぜか解決できない」問題への対処法

マニュアル通りに操作しても解決しない、いわゆる「なぜかうまくいかない」問題は現場で頻繁に発生します。15年の経験で蓄積した、公式ドキュメントには載っていないトラブルシューティングのノウハウをお伝えします。

変更履歴を承諾しても赤字や取り消し線が消えない場合

「すべての変更を反映」を実行したにもかかわらず、赤字や取り消し線が残っているように見えることがあります。これは多くの場合、文字書式として赤色や取り消し線が設定されているだけで、変更履歴ではありません。

対処法としては、該当箇所を選択して「Ctrl + スペース」を押すと、文字書式がクリアされます。または、ホームタブの「フォント」グループにある「すべての書式をクリア」ボタンを使用してください。

コメントを削除しても吹き出し枠が残る場合

コメントを削除したはずなのに、文書の右側に空の吹き出し枠が残ることがあります。これは、コメントのアンカー（コメントが紐づいている本文の位置を示すマーク）が残っている状態です。

対処法としては、校閲タブの「変更内容の表示」を「すべての変更履歴/コメント」に設定し、残っているアンカーを探して手動で削除します。または、本文をすべて選択してコピーし、新しい文書に「テキストのみ保持」で貼り付けると、アンカーも含めてクリーンな状態になります。

ファイルを開くたびに変更履歴が復活する場合

変更履歴を削除して保存したはずなのに、ファイルを開き直すと変更履歴が復活しているという現象があります。これは非常にまれなケースですが、OneDriveの同期競合が原因であることが多いです。

クラウドストレージに保存しているファイルで、複数のデバイスから同時にアクセスしていた場合、古いバージョンが同期されてしまうことがあります。対処法としては、OneDriveの同期を一時停止し、ローカルで作業してから同期を再開します。また、バージョン履歴を確認し、意図したバージョンが最新になっているか確認してください。

特定の段落だけ変更履歴が削除できない場合

文書全体の変更履歴は削除できたのに、特定の段落だけ変更履歴が残り続けるケースがあります。これは、その段落にフィールドコードや埋め込みオブジェクトが含まれていることが原因であることが多いです。

対処法としては、「Alt + F9」を押してフィールドコードを表示し、フィールド内の変更履歴を手動で処理します。それでも解決しない場合は、問題の段落を削除して内容を手動で再入力するのが確実です。

日本語と英語が混在した文書で変更履歴の表示がおかしくなる場合

日本語と英語が混在した文書では、変更履歴の表示が乱れることがあります。特に、フォントの設定が「日本語用フォント」と「英数字用フォント」で異なる場合に発生しやすいです。

対処法としては、文書全体を選択し、フォントの設定で「日本語用フォント」と「英数字用フォント」を同じフォント（例游ゴシック）に統一してから変更履歴を処理します。

Word Online（Web版）での変更履歴の扱いと制限事項

ブラウザで動作するWord Onlineは、デスクトップ版のWordとは異なる動作をすることがあります。特に変更履歴に関しては、いくつかの重要な制限があることを知っておく必要があります。

Word Onlineでできること・できないこと

Word Onlineでは、変更履歴の記録と表示、コメントの追加と削除は可能です。しかし、ドキュメント検査機能は使用できません。そのため、個人情報やメタデータの削除はデスクトップ版のWordで行う必要があります。

また、Word Onlineで変更履歴を一括承諾する場合、処理速度がデスクトップ版より遅くなる傾向があります。大量の変更履歴がある文書は、デスクトップ版で処理することをおすすめします。

ChromebookユーザーへのアドバイスとしてGoogleドキュメント経由の方法

Chromebookユーザーなど、デスクトップ版のWordを使用できない環境では、Googleドキュメントを経由する方法があります。Word文書をGoogleドキュメントで開き、編集モードで変更履歴を処理した後、再度Word形式でダウンロードします。ただし、この方法では書式が崩れる可能性があるため、重要な文書では推奨しません。

監査やコンプライアンスの観点から見た変更履歴管理

変更履歴は「消すべきもの」と考えがちですが、企業のコンプライアンスや監査の観点からは、適切に保存すべき場合もあることを理解しておく必要があります。

法的に変更履歴を保存すべきケース

契約書の交渉過程や、規程類の改定履歴など、法的な観点から変更の経緯を証拠として残しておくべき文書があります。このような文書では、むやみに変更履歴を削除するのではなく、履歴付きのバージョンと最終版を別々に保管する運用が適切です。

変更履歴付きアーカイブと最終版の二重管理

実務では、変更履歴付きのファイルを社内アーカイブ用として保存し、変更履歴を削除したクリーンな最終版を外部提出用として保存するという二重管理が有効です。命名規則として「文書名_履歴付き.docx」と「文書名_最終版.docx」のように区別すると、誤って履歴付きファイルを送付するリスクを減らせます。

ぶっちゃけこうした方がいい！

ここまで色々と説明してきたけど、正直なところを言うと、変更履歴の問題を根本的に解決する最も確実な方法は「Word文書を直接外部に送らない」ことなんだよね。

15年間、企業の情シスとして数え切れないほどの変更履歴トラブルを見てきた経験から言わせてもらうと、どれだけ注意喚起しても、どれだけチェックリストを整備しても、ヒューマンエラーは必ず起きる。特に締め切り直前の忙しい時に限って、確認を飛ばしてしまうもんなんだ。

だから、社外に送る文書は100%PDFに変換するというルールを徹底するのが、ぶっちゃけ一番楽だし確実。Word文書のまま送る必要があるケースって、実際にはそんなに多くないはず。相手に編集してもらいたい場合でも、最近はGoogleドキュメントやMicrosoft 365の共同編集機能を使えばいいわけだし。

もう一つ言うと、過去の文書を使い回すのをやめるだけでも、リスクは大幅に減る。「この前の提案書をコピーして…」という作業フローが、そもそもの問題の根源なんだよね。毎回クリーンなテンプレートから作成する習慣をつければ、変更履歴が残る心配はなくなる。最初は面倒に感じるかもしれないけど、後から「やばい、履歴残ってた！」と冷や汗をかくリスクを考えたら、絶対にこっちの方が楽。

VBAマクロも紹介したけど、これは「すでに問題のあるファイルを処理する」ためのツールであって、本質的な解決策じゃない。問題が起きてから対処するより、問題が起きない仕組みを作る方がはるかに重要だということを忘れないでほしい。

最後に、情シスとして一番伝えたいのは、「消したつもり」と「完全に消えた」は全く違うということ。Wordの変更履歴は、表示設定を変えただけでは絶対に消えない。この基本を理解していれば、大半のトラブルは防げる。逆に言えば、この基本を知らないまま長年Word使ってきた人が、ある日突然痛い目に遭うのが、この問題の恐ろしいところなんだよね。

今日この記事を読んだことをきっかけに、ぜひ自分の普段の作業フローを見直してみてほしい。そして、社内で一人でも多くの人にこの知識を共有してもらえたら、情シス冥利に尽きるってもんです。

Wordの変更履歴削除に関するよくある質問

変更履歴を非表示にすれば相手には見えないのですか？

いいえ、見えてしまいます。非表示にしただけでは文書内にデータとして残っているため、受け取った相手が表示設定を変更すると、すべての変更履歴が表示されます。完全に削除するには、すべての変更を「承諾」または「元に戻す」処理を行う必要があります。

変更履歴の記録をオフにすれば過去の履歴も消えますか？

消えません。記録をオフにするのは今後の変更を記録しないという設定であり、既存の履歴は別途削除する必要があります。既に記録された履歴は、承諾または却下の操作で個別に処理するか、一括で処理する必要があります。

PDFに変換すれば変更履歴は完全に消えますか？

PDF変換前に変更履歴を削除していなければ、PDFにも履歴が表示される可能性があります。また、PDFに変換しても元のWordファイルに履歴が残っている場合は、そちらから情報が漏洩するリスクがあります。必ずWord側で変更履歴を完全に削除してからPDFに変換してください。

一度承諾した変更履歴は元に戻せますか？

基本的に、一度承諾または却下した変更履歴は元に戻せません。そのため、履歴を処理する前に、必要に応じて元の履歴付きファイルをバックアップとして保存しておくことをおすすめします。

MacとWindowsで操作方法は同じですか？

基本的な手順は同じですが、メニューの配置や名称が若干異なる場合があります。校閲タブの機能は共通で使用できますので、本記事で紹介した手順を参考に、お使いのバージョンで該当するメニューを探してみてください。

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まとめ

Wordの変更履歴は、複数人での編集作業には非常に便利な機能ですが、最終版の提出時には完全に削除しておくことが必須です。「表示されていない」だけでは安心できません。履歴の承諾・コメント削除・ドキュメント検査までを丁寧に行い、誰に見られても問題のない状態に整えてから提出しましょう。

本記事で解説した手順をまとめると、まず変更履歴を「承諾」または「元に戻す」で確定し、次にコメントをすべて削除します。その後、ドキュメント検査で隠れた個人情報やメタデータを削除し、最後にPDFに変換して送付するという流れが最も安全です。

特にビジネス文書やクライアント向け資料では、内容以上に「信用性」が問われる場面もあります。変更履歴の消し忘れは、作成者本人は気づきにくく、提出後に発覚することが多いため、チェックリストとダブルチェックの仕組みを業務フローに組み込むことで、トラブルの発生を未然に防ぎましょう。