あなたも「Googleドキュメントを共同編集しているけど、原本が勝手に変更されてしまうのが不安…」なんて思ったことはありませんか？誰かに誤って編集されたり、テンプレートを渡す際にそのまま編集されてしまうのは、大きな悩みの一つです。
そこで、今回はそんな悩みを解決するための「魔法のような裏ワザ」をご紹介します。この方法を使えば、あなたの大切な資料やテンプレートを絶対に原本のまま守ることができるのです！知らないと損する、Googleドキュメントの新しい活用方法を、今すぐチェックしてみてください。
Googleドキュメント共同作業時の悩みを解消する裏ワザ
Googleドキュメントのイメージ
Googleドキュメントを使った共同作業の際に直面する最も一般的な悩みの一つは、原本が勝手に変更されてしまうことです。例えば、テンプレートを共有する時、原本が編集されないようにしたい場面が多々あります。
実際、共有設定を「閲覧者」にしても、どうしても「編集権限をください」とリクエストが来てしまうことがよくありますよね。さらに、「コピーしてから使ってね」と口頭で伝えても、うっかり忘れて編集されてしまうことも。
でも、そんな悩みを解決する方法があります。それは、「GoogleドキュメントのURLの末尾をたった5文字変更する」だけで実現できる、驚くべき裏ワザです！
原本を守るためのURL変更法
この方法は非常に簡単で、特別な設定も必要ありません。あなたが普段使用しているGoogleドキュメントのURLをコピーして、末尾の「edit」という単語を「copy」に書き換えるだけです。これだけで、相手がURLを開いた時に、「ドキュメントをコピーしますか？」という画面が表示され、編集権限を渡さなくても、必ず相手は自分だけのコピーを作成してから作業を開始することになります。
例えば、通常のURLが次のようになっていたとしましょう。
(https://docs.google.com/document/d/12345ABCDE/edit?usp=sharing)
この「edit」を「copy」に書き換えます。
変更後のURLはこうなります
(https://docs.google.com/document/d/12345ABCDE/copy)
この新しいURLを相手に送ることで、相手はそのリンクを開いた瞬間に「ドキュメントをコピー」の画面が表示され、必ず自分のコピーを作成します。これで原本を守ることができるのです！
この方法が役立つ場面とは
この「コピー強制モード」を使うことで、さまざまな場面でGoogleドキュメントを効果的に共有できます。以下のような状況で特に役立ちます
- チームで使う報告書テンプレートの共有全員が必ず新しいコピーから報告書を作成するので、原本が汚れる心配はありません。
- 研修やセミナーのワークシート配布参加者一人ひとりが自分だけのワークシートを手元に作成し、書き込みを始められます。
- クライアントへの提案書フォーマット提供クライアントが自社用にカスタマイズする際、元となるフォーマットとして安全に渡せます。
このように、Googleドキュメントの共同作業での「編集ミス」を防ぐだけでなく、正しい使い方を促すことができ、スムーズな作業が実現します。
Googleドキュメント共同作業に関する疑問解決
Googleドキュメントの共同作業をする際に、よくある疑問や問題点について解説します。これで、さらに効率よく共同作業を行うためのヒントが得られるでしょう。
Q1. 「編集権限」を渡さずに共同作業をする方法は？
Googleドキュメントでは、通常、共同編集者に「編集権限」を与えることが一般的ですが、上記のようにURLを変更することで、編集権限を渡さずに安全に共有することが可能です。相手は必ず自分のコピーを作成するため、原本は汚れることはありません。
Q2. この裏ワザを使う際の注意点は？
この方法を使うには、元のファイルの共有設定が「リンクを知っている全員」に設定されている必要があります。それを確認した上で、リンクを変更して共有してください。
Q3. 共有する際、誰でもコピーできるようにするには？
Googleドキュメントのリンク設定を「リンクを知っている全員」にすると、誰でもアクセスできる状態になります。リンクを送ることで、相手が自由にコピーを作成できるようになります。
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まとめ
Googleドキュメントを使った共同作業では、原本が誤って編集されてしまう心配がありますが、URLを「copy」に書き換えることで、その問題は100%解決できます。この簡単な裏ワザを使うことで、あなたの大切な資料やテンプレートを守ることができ、共同作業がスムーズに進行します。
この方法を活用して、Googleドキュメントでの共有作業をより効率的に、そして安全に行ってください。
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