「勤怠管理が面倒」「手動で入力するのが大変」「システム導入にコストがかかりすぎる」と悩んでいませんか？もしあなたが、シンプルでコストパフォーマンスの高い勤怠管理システムを探しているなら、GoogleスプレッドシートとGoogle Apps Script（GAS）を活用した方法がピッタリです。わずか数ステップで、日々の業務時間を自動で記録し、業務効率を圧倒的に向上させることができます。
この記事では、Googleスプレッドシートを使った勤怠管理システムの作り方を、初心者でもわかりやすく解説します。スプレッドシートに記録された業務開始時間や終了時間を自動化する方法から、実際に使えるコード、そしてさらに一歩進んだ活用法まで網羅的に紹介します。これで、もう時間のムダを省き、管理業務の負担を大幅に軽減できること間違いなしです。
Googleスプレッドシートでできる！勤怠管理システムの基本構築法
Googleスプレッドシートのイメージ
Googleスプレッドシートを使って勤怠管理システムを構築する方法は、実はとてもシンプルです。最初にやるべきことは、シート上に「業務開始」と「業務終了」のボタンを作成し、それぞれの時間を自動で記録すること。これを実現するのがGoogle Apps Script（GAS）です。
ステップ1: スプレッドシートの準備
まず、Googleスプレッドシートを開いて、日付や開始・終了時間を記録するための列を作成します。例えば、A列に「日付」、B列に「業務開始時間」、C列に「業務終了時間」、D列に「休憩時間」といった項目を設定します。
ステップ2: Google Apps Script（GAS）の導入
次に、「ツール」メニューから「スクリプトエディタ」を開き、以下のコードを記述します。これにより、「業務開始」と「業務終了」ボタンをクリックするだけで、自動的に現在の時刻が入力されます。
javascript
function setStartTime() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var date = new Date();
sheet.getRange('A' + (sheet.getLastRow() + 1)).setValue(date); // 日付を入力
sheet.getRange('B' + (sheet.getLastRow())).setValue(date); // 開始時間を入力
}
function setEndTime() {
var sheet = SpreadsheetApp.getActiveSpreadsheet().getActiveSheet();
var date = new Date();
sheet.getRange('C' + (sheet.getLastRow() + 1)).setValue(date); // 終了時間を入力
}
ステップ3: ボタンの追加とスクリプトの割り当て
次に、スプレッドシートに「業務開始」「業務終了」のボタンを追加します。このボタンをクリックすることで、上記のスクリプトが実行され、日時が記録されます。ボタンは「挿入」→「図形」から追加でき、追加後は「スクリプトを割り当て」を選び、先ほど作成した関数（`setStartTime`、`setEndTime`）を指定します。
勤怠管理をもっと効率化！Googleスプレッドシートの活用法
単に業務開始と終了の時刻を記録するだけでは、勤怠管理としては十分とは言えません。Googleスプレッドシートには他にも便利な機能がたくさんあります。たとえば、休憩時間の自動計算や、勤務時間の集計などが可能です。
休憩時間の自動計算
休憩時間の入力を手動で行っている方が多いですが、Googleスプレッドシートで計算式を使えば、自動で休憩時間を算出することができます。業務終了時間と開始時間の差から休憩時間を差し引く簡単な式を使うことで、間違いなく計算ができます。
excel
=IF(C2-B2-TIME(0,30,0)<0,0,C2-B2-TIME(0,30,0))
この式は、開始時間と終了時間の差から30分の休憩時間を引いた結果を表示します。
集計機能で毎月の勤務時間を自動集計
毎月の勤務時間や残業時間を手動で計算していると、どうしても間違いが生じやすいです。しかし、Googleスプレッドシートを使えば、勤務時間や残業時間を自動で集計することができます。集計用のシートを作成し、以下のような関数で勤務時間を集計します。
excel
=SUMIF(A:A, "2025年11月", D:D)
このようにすることで、指定した月の勤務時間の合計を簡単に求めることができます。
Googleスプレッドシートの勤怠管理システムで生産性アップ！
Googleスプレッドシートを使った勤怠管理システムの最大のメリットは、コストがほとんどかからない点です。特別なソフトを導入しなくても、既存のツールを活用して効率的に管理ができます。また、システムを自分でカスタマイズできるので、どんな企業やチームにも対応可能です。
Google Apps Scriptの活用でさらに便利に！
Google Apps Scriptを使えば、GoogleスプレッドシートとGmailやGoogleカレンダー、さらにはSlackやチャットワークなど他のツールとも連携できます。たとえば、業務終了時に自動でGoogleカレンダーにイベントを追加する、あるいはSlackに「お疲れ様です！」のメッセージを送信する、といった自動化が可能です。これによって、業務の生産性が大幅に向上します。
Googleスプレッドシート 勤怠管理 作り方に関する疑問解決
Q1: スプレッドシートを使った勤怠管理のデメリットは？
Googleスプレッドシートを使った勤怠管理の最大のデメリットは、大規模なチームや企業には適していない点です。シートが複雑になりすぎると、管理が難しくなる場合があります。また、データのセキュリティについては注意が必要です。
Q2: 休憩時間を自動で入力する方法はありますか？
Googleスプレッドシートの数式を活用すれば、業務開始時刻と終了時刻を元に自動で休憩時間を計算することが可能です。これにより、休憩時間を手動で入力する手間が省け、より正確な勤務時間が算出できます。
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まとめ
Googleスプレッドシートを活用した勤怠管理システムの作り方は、非常にシンプルで効果的です。手動入力の煩わしさを減らし、時間のムダを省くことができるだけでなく、Google Apps Scriptを使うことでさらなる自動化が可能になります。今すぐにでも自分の業務に取り入れて、効率化と生産性の向上を実現してみましょう！
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